Как с помощью WMS автоматизировать документооборот до 40%

Документооборот оказывает непосредственное влияние на такие важные показатели работы складской логистики как точность, скорость и стоимость операций в виду того, что является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов, ручной труд может приводить к задержкам и возникновению ошибок в виду влияния человеческого фактора на разных этапах. Поэтому автоматизация позволяет решить большой спектр проблем склада, связанных с созданием, учетом и движением документов, но перед внедрением проекта важно проанализировать следующие факторы:

• тип склада: какие в компании приняты способы планирования деятельности, осуществления процедур контроля качества и оценки уровня безопасности, какое используется оборудование, какие применяются способы хранения принимаемых грузов. Важно учитывать особенности ассортимента (например, если товары принимаются на склад с большим количеством комплектующих, что подразумевает управление всеми номенклатурами без ошибок), объемы хранения запасов, число операций на каждом этапе и т.п.
• способ автоматизации документооборота: какой способ автоматизации выбрала компания, например, внедрение автоматизированной системы управления складом WMS, автономных систем электронного документооборота/СЭД, дополнительных модулей к 1С.
• предварительная стоимость: определяющий фактор при автоматизации документооборота это бюджет, необходимо осуществить детализированные расчеты для оценки затрат на закупку необходимого оборудования, содержание или аренду серверов для хранения резервных копий, установку нужного программного обеспечения, внедрения и дальнейшей поддержки системы в части обслуживания. На этом же этапе следует предусмотреть необходимость интеграции, чтобы была возможность выполнять оперативный трансфер и обмен данными с соблюдением требований контроля доступа и защиты информации.

В традиционной модели складского учета преобладает бумажный документооборот и приемка товара сопровождается заполнением множества бланков, перемещение груза внутри склада фиксируется вручную, а отгрузка требует тщательной сверки данных, такой подход сопряжен с рядом недостатков:

• высокая вероятность ошибок: ручной ввод данных несет высокие риски возникновения ошибок, что может привести к неточностям в складском учете и проблемам при отгрузке, как итог — возвратам и дополнительным затратам.
• низкая скорость обработки информации: бумажные документы иногда требуют нескольких этапов согласования с разными сотрудниками компании, как итог, компания несет потери на излишние перемещения и тратит много лишнего времени.
• недостаток прозрачности: отсутствие единой автоматизированной системы затрудняет контроль над движением товаров в части партионного учета и делает невозможным оперативно отследить документационные записи, как итог — многие нужные решения не принимаются вовремя.

В этой статье поговорим о том, как автоматизация позволяет повысить эффективность работы склада, оптимизировать затраты и улучшить качество обслуживания клиентов, а также снизить количество документов на бумажных носителях до 40%.

Документооборот склада и KPI

Warehouse Management System предлагает эффективные инструменты для автоматизации документооборота, оптимизирует ключевые процессы и позволяет компаниям повысить общую производительность склада в части:

• замены бумажных документов электронными аналогами, которые хранятся в защищенной базе данных, что минимизирует риск потери или повреждения документов, а также обеспечивает оперативный доступ.
• автоматической маршрутизации, система может автоматически направлять документы соответствующим сотрудникам или отделам в соответствии с заданными правилами, что сокращает время обработки документов и повышает прозрачность процесса.
• интеграции с другими системами, программное обеспечение легко интегрируется с ERP, синхронизирует информацию и устраняет необходимость в повторном ручном вводе данных.

При помощи WMS можно автоматизировать значительную часть документооборота, что приводит к следующим преимуществам: экономия времени на выполнение операций, снижение затрат на создание, обработку и переделывание документов, повышение точности учета данных, рост производительности персонала, генерация всех необходимых отчетов на основе аналитики и мониторинга данных в режиме реального времени.

Приведу несколько примеров ключевых показателей эффективности документооборота склада:

1. Скорость обработки документов: «среднее время обработки документа» измеряется в часах или днях и отражает время, затрачиваемое на обработку одного документа, «процент документов, обработанных в установленный срок» показывает долю документов, обработанных в соответствии с внутренним регламентом работы склада.
2. Точность документооборота: «количество ошибок в документах» измеряется количеством неточностей, опечаток и других ошибок в документации со стороны персонала, «процент отклонений от стандартов» отражает долю документов, не соответствующих установленным стандартам оформления и содержания.
3. Эффективность использования ресурсов: «количество сотрудников, занятых документооборотом» показывает численность персонала, непосредственно участвующего в обработке документов, «стоимость обработки одного документа» отражает затраты на обработку одного документа, включая заработную плату, материалы и задействованное программное обеспечение.
4. Уровень автоматизации: «процент электронных документов» показывает долю документов, обрабатываемых в электронном виде, «использование систем документооборота» отражает наличие и степень использования специализированных программных решений для управления документацией.

Методы достижения KPI документооборота склада включают в себя стандартизацию процедур, разработку и внедрение единых стандартов оформления, хранения и обработки документов, минимизацию количества согласований между отделами, обучение персонала, работающих с документацией, регулярный мониторинг данных, все это можно делать при помощи WMS. Далее рассмотрим основные этапы работы склада, на которых автоматизация играет важную роль в части управления документооборотом.

Этап прием товара. Автоматизация документации на этапе «приемка товара» с помощью WMS предлагает ряд преимуществ: повышение точности и скорости обработки документов, улучшение прозрачности и прослеживаемости, все документы доступны в системе в любое время, что позволяет отслеживать статус приемки на каждом этапе, создание сканированных копий сопроводительных документов и сведение к «0» рисков возникновения ошибок по вине персонала склада. Например:

• приемная накладная, содержит подробную информацию о товаре, принятом на склад, включая наименование груза, количество, единицы измерения, номер партии, производитель и поставщик, срок годности.
• акт приемки товара, подтверждает факт приемки товара и его соответствие заказу, может включать в себя информацию о поставщике и покупателе, номер заказа и накладной, дату и время приемки, подписи ответственных лиц.
• накладная на возврат товара, генерируется системой в случае возврата товара поставщику во время приемки в виду выявленных несоответствий, содержит информацию о возвращаемом товаре, причине возврата, условиях возврата и т.п.
• протокол расхождений, документирует любые расхождения между фактически полученным товаром и информацией в заказе, может содержать описание расхождений, действия, предпринятые для их разрешения, подписи ответственных лиц.
• этикетки, система может в автоматическом режиме генерировать этикетки для каждого единицы товара, которые содержат обязательный штрихкод, наименование товара, артикул, количество, номер партии и другую необходимую информацию.
• отчеты о приемке, WMS позволяет формировать различные отчеты о приеме товара, например, по количеству принятых товаров, поставщикам, срокам поставки, количествам возвратов от конкретного поставщика и т.д.

Этап хранение товара. На этом этапе автоматизированная система управления складом осуществляет  зонирование склада, внедряет адресное хранение, следит за перемещениями товаров и может формировать необходимые инвентаризационное описи, генерировать отчеты. Этап хранения — один из ключевых этапов в цепочке поставок, и WMS играет важную роль в его оптимизации, управляя документами, которые обеспечивают прозрачность, точность и эффективность операций по хранению, такими как:

• карта складских запасов: учитывает текущее количество и местоположение каждого товара на складе, при необходимости вносит изменения по перемещениям внутри склада и генерирует документы, подтверждающие этот процесс. В документе указывается информация о товаре, месте хранения до и после перемещения, а также ответственные лица.
• инвентаризационные листы: WMS может генерировать списки для проведения инвентаризации запасов, которые содержат информацию о всех товарах, хранящихся на складе, их местонахождении и количестве и создавать отчет о циклах подсчета, система регистрирует все результаты подсчетов запасов для обеспечения точности.
• отчеты по хранению: система предоставляет возможность генерировать различные отчеты по хранению, такие как отчеты о доступности товара, сроках хранения, загрузке склада и т.д. Эти отчеты позволяют анализировать эффективность использования складских мощностей и принимать решения по оптимизации процессов хранения. Также есть возможность вести журналы отбора, которые фиксируют данные по отбору товаров со склада, журналы размещения, журналы соответствия сроков годности, система отслеживает сроки годности товаров и предупреждает о предстоящих истечениях срока действия. Возможности системы также позволяют генерировать отчет об обороте запасов и  производительности склада.

WMS минимизирует возможность ошибок при ручном вводе данных, повышая точность учета запасов и документация, которой управляет WMS, обеспечивает полную прозрачность всех операций по хранению, что позволяет отслеживать перемещение товара и контролировать его состояние до отгрузки конечному потребителю.

Этап отгрузка заказа. WMS автоматически создает и обрабатывает заказы на отгрузку, сопоставляет заказы с входящими товарами, сокращая необходимость в ручном вводе данных при отгрузке запасов и может управлять следующими документами:

• упаковочный лист: этот документ содержит список товаров, входящих в заказ, их количество и характеристики, служит подтверждением того, что заказанные товары были собраны и упакованы. Он прилагается к отправляемому грузу и передается получателю вместе с товаром.
• транспортная накладная: документирует детали отгрузки, включая перевозчика и пункт назначения. Этот документ содержит информацию об отправителе, получателе, содержимом посылки, ее весе и габаритах, служит основанием для перевозчика принять груз к доставке, также используется для отслеживания груза в пути.

В дополнение к этим основным документам, WMS может генерировать и другие документы, в зависимости от специфики склада и потребностей бизнеса, например, списки товаров, которые необходимо собрать для конкретного заказа, отчет об отгрузке с информацией обо всех отгруженных заказах за определенный период времени, может включать в себя данные о количестве отгруженных товаров, дате отгрузки, получателе и т.д.

Система автоматизирует весь основной процесс документооборота, что минимизирует ручную работу и риск ошибок, обеспечивает точность и прозрачность данных о заказе и отгрузке, сокращает время обработки заказов и повышая пропускную способность склада.

Автоматизация документооборота склада на примере WMS

Давайте рассмотрим на примере из кейса как происходит автоматизация документооборота склада при помощи AS WMS и какие показатели получает компания, которая управляет процессами складской логистики в сфере он-лайн торговли (маркетплейсы). В общем, процесс происходил в несколько важных этапов, которые были нацелены решить ряд следующих задач:

• оснащение склада ТСД и мобильными принтерами этикеток, интегрированными с системой управления складом;
• автоматизация операций на этапе «приемка товаров» для снижения количества пересортов;
• автоматизация  операций по генерированию штрихкодов маркетплейсов и их печати для оперативной идентификации товаров;
• автоматизация операций на этапе «отгрузка» для снижения количества ошибок в заказах.

Перед внедрением WMS все основные операции проводились вручную и документооборот осуществлялся только на бумажных носителях, после автоматизации стало возможным перенести в электронное управление 40% документов от общего количества:

• на этапе «прием товара» за счет автоматической обработки информации в WMS таких документов как товарная накладная, счет-фактура, этикетка (с указанием информации: наименование, артикул, количество, партия товара),
• на этапе «хранение товара» за счет генерирования системой карты склада и непрерывного мониторинга по всем операциям, включая инвентаризации,
• на этапе «отгрузка товара» за счет возможности создавать документ-распоряжение, заказ-наряд, накладную, счет-фактуру, этикетку, транспортную накладную.

Снижение времени на обработку бумажных документов позволило повысить эффективность важных показателей работы склада, таких как: «количество пересортов в заказах» (снизились до 90%), «скорость формирования заказа» (увеличилась до 30%), «количество ошибок персонала» (снизились до 0%), «точность учета» (увеличилась на 95%).

Таким образом, автоматизация документооборота с помощью WMS предоставляет ряд существенных преимуществ в управлении операционной деятельностью склада и позволяет компаниям непрерывно улучшать процессы за счет комплексного подхода к управлению складом, охватывая такие функции, как:

1. Приемка и учет товара: автоматическая регистрация поступающего товара с использованием штрихкодов или RFID-меток, сводя к минимуму возможность ошибок при вводе данных.
2. Управление запасами: непрерывный мониторинг уровня запасов, автоматическое формирование заказов на пополнение и предотвращение дефицита товаров.
3. Планирование отгрузки: оптимизация маршрутов перемещения груза внутри склада и формирование оптимальных партий для отгрузки.
4. Отчетность: автоматическая генерация всех необходимых складских документов, таких как товарные накладные, акты приема-передачи, счета-фактуры, анализ складских данных.

В заключении отмечу, что автоматизация документооборота с помощью WMS — это стратегическое решение, которое позволяет оптимизировать складские операции, повысить эффективность и конкурентоспособность компании. Это хорошая инвестиция в будущее, и она принесет ощутимые выгоды в довольно сжатые сроки, если грамотно запланировать проект: провести предварительный оценочный аудит, выявить ключевые потребности, выбрать надежного поставщика и внедрять практику непрерывных улучшений работы складского хозяйства.