Как организовать переезд офиса: важные этапы и практические советы
Эксперт «Грузовичкоф» рассказал, как наиболее эффективно перевезти офис в новое рабочее пространство![Как организовать переезд офиса: важные этапы и практические советы](https://pics.rbc.ru/v2_companies_s3/resized/960xH/media/company_press_release_image/98cae2bd-53c1-4a37-aff8-cadc141804e1.jpg)
![Сергей Ляхов](https://pics.rbc.ru/v2_companies_s3/resized/200xH/media/interviewee_photo/d756dc06-f4ab-4d48-b047-296b4d233019.jpg)
Сергей Ляхов занимается организацией переездов уже несколько лет. Специализируется на организации офисных переездов разных масштабов: от одного стола и офисного кресла до нескольких этажей и огромных архивов.
Переезд офиса может стать для бизнеса проблемой: порча оборудования и мебели, потеря документов и простой в работе — вот чем может обернуться переезд, если его неправильно организовать и довериться непрофессионалам.
Ошибки при организации переезда офиса могут не только внести путаницу в рабочие процессы, но и нанести компании финансовый ущерб и негативно отразиться на сотрудниках и клиентах. Как избежать утраты ценных вещей, порчи оборудования и потерь времени и денег?
Тщательная подготовка — ключ к успеху при офисном переезде, так как любые задержки могут привести к потере клиентов и финансовым убыткам. На этой стадии важно действовать поэтапно.
- Определить тип переезда: быстрый или постепенный
Первый вариант занимает два-три дня, но подходит только для компаний с небольшим штатом. Постепенный предполагает, что отделы по очереди переезжают в новое помещение. Он может занять до нескольких недель. В этом случае важно продумать, как сохранить эффективное взаимодействие внутри компании, чтобы процессы не простаивали.
- Подобрать новое помещение
При выборе учитывать стоит не только престиж района, но и удобство для сотрудников, транспортную доступность, а кроме того — целевую аудиторию бизнеса. Например, если вы работаете с монтажными и строительными организациями, имеет смысл рассматривать окраину города, где активно ведется застройка.
- Уведомить сотрудников
О планирующемся переезде лучше сообщить заранее. Так у сотрудников будет больше времени для подготовки и упаковки личных вещей. Если переезжать приходится срочно, сообщите об этом людям, как только принято решение, и подчеркните важность задачи.
- Сообщить новый адрес клиентам и партнерам
Уведомлять о смене местоположения офиса принято в письменной форме. В письме можно указать новый адрес, дату начала работы на новом месте, а также приложить карту и схему проезда.
- Назначить ответственных
Для координации переезда рекомендуется назначить нескольких ответственных. Это позволит обеспечить слаженность действий и эффективное выполнение задач, даже если один из ответственных внезапно окажется недоступен.
- Разработать четкий план переезда
При планировании важно учесть все необходимые работы как в новом, так и в старом помещении. Не лишним будет завести чек-лист, в котором будут отмечаться выполненные задачи. Чем больше систематизации, тем легче пройдет переезд.
- Выбрать перевозчика
Найдите компанию-перевозчика заранее и согласуйте с ней даты переезда, чтобы не полагаться только на силы сотрудников и избежать стрессовых ситуаций в коллективе.
- Запланировать переподключение коммуникаций
О провайдерах интернета и телефонных услуг в новом офисе стоит позаботиться заранее, чтобы ко дню переезда все необходимые коммуникации уже были подключены.
Чтобы сделать офисный переезд максимально комфортным, простым и быстрым, следуйте этим советам:
- Составьте планы текущего и нового офисного помещения с учетом расстановки мебели и рабочих мест. Проследите, чтобы для подключения офисной техники было достаточно электрических розеток.
- Оцените объем груза и расстояние между офисами, чтобы выбрать подходящий транспорт.
- Воспользуйтесь услугами профессиональных бригад грузчиков и, при необходимости, такелажников для перемещения тяжелых предметов.
- При упаковке вещей используйте коробки с маркировкой, защитную упаковку для офисной техники и мебели, открытые коробки для растений. Оберните крупные предметы стретч-пленкой и гофрокартоном, чтобы поверхность не поцарапалась во время транспортировки и разгрузки.
- Разберите и качественно упакуйте мебель, особенно если переезжать приходится на большое расстояние. Особое внимание стоит уделить защите стеклянных и других хрупких элементов.
- Переезд лучше назначить на выходные дни — так с понедельника компания сможет работать в штатном режиме.
Грамотный подход к организации переезда делает его быстрым и беспроблемным, освободит от ненужных хлопот и поможет минимизировать потенциальные риски.
Интересное:
Все новости:
Публикация компании
Достижения
Профиль
Контакты
Социальные сети