Как организовать переезд офиса: важные этапы и практические советы

Переезд офиса может стать для бизнеса проблемой: порча оборудования и мебели, потеря документов и простой в работе — вот чем может обернуться переезд, если его неправильно организовать и довериться непрофессионалам.

Ошибки при организации переезда офиса могут не только внести путаницу в рабочие процессы, но и нанести компании финансовый ущерб и негативно отразиться на сотрудниках и клиентах. Как избежать утраты ценных вещей, порчи оборудования и потерь времени и денег? 

Тщательная подготовка — ключ к успеху при офисном переезде, так как любые задержки могут привести к потере клиентов и финансовым убыткам. На этой стадии важно действовать поэтапно. 

• Определить тип переезда: быстрый или постепенный

Первый вариант занимает два-три дня, но подходит только для компаний с небольшим штатом. Постепенный предполагает, что отделы по очереди переезжают в новое помещение. Он может занять до нескольких недель. В этом случае важно продумать, как сохранить эффективное взаимодействие внутри компании, чтобы процессы не простаивали. 

• Подобрать новое помещение

При выборе учитывать стоит не только престиж района, но и удобство для сотрудников, транспортную доступность, а кроме того — целевую аудиторию бизнеса. Например, если вы работаете с монтажными и строительными организациями, имеет смысл рассматривать окраину города, где активно ведется застройка. 

• Уведомить сотрудников

О планирующемся переезде лучше сообщить заранее. Так у сотрудников будет больше времени для подготовки и упаковки личных вещей. Если переезжать приходится срочно, сообщите об этом людям, как только принято решение, и подчеркните важность задачи.

• Сообщить новый адрес клиентам и партнерам

Уведомлять о смене местоположения офиса принято в письменной форме. В письме можно указать новый адрес, дату начала работы на новом месте, а также приложить карту и схему проезда.

• Назначить ответственных

Для координации переезда рекомендуется назначить нескольких ответственных. Это позволит обеспечить слаженность действий и эффективное выполнение задач, даже если один из ответственных внезапно окажется недоступен.  

• Разработать четкий план переезда

При планировании важно учесть все необходимые работы как в новом, так и в старом помещении. Не лишним будет завести чек-лист, в котором будут отмечаться выполненные задачи. Чем больше систематизации, тем легче пройдет переезд. 

• Выбрать перевозчика

Найдите компанию-перевозчика заранее и согласуйте с ней даты переезда, чтобы не полагаться только на силы сотрудников и избежать стрессовых ситуаций в коллективе.

• Запланировать переподключение коммуникаций

О провайдерах интернета и телефонных услуг в новом офисе стоит позаботиться заранее, чтобы ко дню переезда все необходимые коммуникации уже были подключены. 

Чтобы сделать офисный переезд максимально комфортным, простым и быстрым, следуйте этим советам:

1. Составьте планы текущего и нового офисного помещения с учетом расстановки мебели и рабочих мест. Проследите, чтобы для подключения офисной техники было достаточно электрических розеток. 
2. Оцените объем груза и расстояние между офисами, чтобы выбрать подходящий транспорт.
3. Воспользуйтесь услугами профессиональных бригад грузчиков и, при необходимости, такелажников для перемещения тяжелых предметов.
4. При упаковке вещей используйте коробки с маркировкой, защитную упаковку для офисной техники и мебели, открытые коробки для растений. Оберните крупные предметы стретч-пленкой и гофрокартоном, чтобы поверхность не поцарапалась во время транспортировки и разгрузки. 
5. Разберите и качественно упакуйте мебель, особенно если переезжать приходится на большое расстояние. Особое внимание стоит уделить защите стеклянных и других хрупких элементов. 
6. Переезд лучше назначить на выходные дни — так с понедельника компания сможет работать в штатном режиме.

Грамотный подход к организации переезда делает его быстрым и беспроблемным, освободит от ненужных хлопот и поможет минимизировать потенциальные риски.