20 правил современного делового этикета в онлайне

Многие считают, что прекрасно знакомы с правилами деловой переписки онлайн. Но времена меняются, возникают новые рабочие инструменты, а вместе с ними и правила коммуникации. 

О том, как вести деловые переговоры по электронной почте и в рабочем чате согласно современному этикету, читайте в нашем материале.

Формы делового общения

У деловой коммуникации несколько видов. Для каждой из них существуют свои правила этикета. 

• Беседа

Форма деловой коммуникации, в которой чаще всего участвуют двое. Она может проходить согласно протоколу или в свободном формате. Здесь все решает внутренний распорядок компании и стиль управления руководства.

• Совещание

Вид делового общения, в котором принимают участие несколько человек. Это может быть обсуждение рабочих задач или грядущих мероприятий. Цель такой коммуникации — обмен мнениями для выявления наиболее оптимального вариант среди предложенных.

• Переговоры

Формат делового общения, в котором заняты от двух человек, представляющих стороны, ищущие компромисс. Это может быть слияние компаний или продажа одной из них, а также собеседование для приема на работу или в учебное заведение.

• Выступление

Вид деловой коммуникации индивидуума с несколькими людьми, обычно с группой. Часто подразумевается оглашение итогов работы, заявления руководства или объявления, касающиеся внутреннего распорядка.

• Переписка

Вид деловой коммуникации, который претерпел изменения с появлением интернета, социальных сетей и мессенджеров. С ними взаимодействие с коллегами стало в разы проще, но возникли и трудности, которые потребовали создания новых правил делового этикета.

Общие правила деловой коммуникации

Учитывайте часовой пояс собеседника

Сегодня в одном и том же коллективе могут работать люди из разных концов света. Чтобы не тревожить коллегу, как того требует современный деловой этикет, заранее узнайте, в каком часовом пояcе он живет.

Следите за орфографией, пунктуацией и орфоэпией

Развитые технологии не освобождают от необходимости знания правил орфографии и пунктуации русского языка. Современный этикет делового общения предписывает перепроверять написанное и выражать мысли максимально корректным и правильным образом.

Соблюдайте субординацию

Современная корпоративная культура допускает обращение на «ты» даже к руководству. Но по правилам этикета деловой коммуникации необходимо уточнить у собеседника, удобно ли ему перейти на такой формат общения. 

Контролируйте эмоции

Решение рабочих задач может проходить в не самой благоприятной атмосфере, но не следует поддаваться на провокации и терять контроль над своими эмоциями. Излишняя эмоциональность негативно влияет на деловую коммуникацию.

Не разглашайте коммерческую тайну

Даже самые незначительные сведения, касающиеся внутренних процессов компании, могут представлять особую важность. Не обсуждайте с коллегами зарплату, условия труда и любые другие корпоративные сведения. Это может привести к недовольству внутри коллектива и противоречит современному деловому этикету.

Деловой этикет в переписке по электронной почте

Заполните поля письма корректно

В тему письма впишите в двух словах, о чем именно пойдет в нем речь. Но не стоит вписывать туда все, чем вы хотите поделиться с собеседником. Для этого существует тело письма, где можно расписать суть вопроса.

Пишите без ошибок

Грамотная письменная речь повышает доверие и уважение к автору и облегчает считывание информации. 

Соблюдайте структуру 

Деловой этикет предписывает делить текст письма на несколько абзацев, где в каждом будет законченная мысль. Так получателю будет проще обработать информацию и оперативно подготовить ответ. 

Исключите смайлики

В деловой переписке использование эмодзи, смайликов и мемов следует свести к нулю. Делиться ими, согласно правилам деловой коммуникации, можно разве что с коллегами, с которыми вы находитесь в дружеских отношениях.

Проверьте текст письма перед отправкой

Перед отправкой письма проверьте текст в теле письма на ошибки. Обязательно убедитесь, что все необходимые документы приложены.

Правила делового общения в рабочих чатах

Спросите коллег, где им удобнее всего общаться

Не плодите новые рабочие чаты. Вместо этого лучше уточните у коллег, в каком мессенджере им удобнее принимать задачи и обсуждать деловые вопросы.

Сократите использование эмодзи

Несмотря на активное присутствие мемов и эмодзи в повседневной жизни современного пользователя, в рабочей коммуникации, как предписывают правила этикета делового общения, их следует избегать. Оставьте их для переписок с близкими.

Отвечайте оперативно коллегам

В мире с технологией обмена мгновенными сообщениями все равно есть те, кто не спешит оперативно реагировать на поступающую информацию. Это противоречит правилам деловой коммуникации и снижает рабочую эффективность.

Предупреждайте собеседника о звонке

Почти у всех сегодня есть телефон под рукой на постоянной основе, что делает человека доступным 24/7. Но согласно этикету делового общения нужно согласовывать время звонка лично с собеседником. Так вы не нарушите его личных границ и соблюдете правила этикета делового общения.

Деловые переговоры по видеозвонку

Устраните источники шума

Перед началом видеозвонка убедитесь, что никакие звуки не помешают деловой коммуникации. Закройте окна, выключите музыку, попросите окружающих вести себя тише.

Подготовьте рабочее место

Позаботьтесь о том, чтобы в помещении было достаточно светло и в кадр не попадали личные вещи. Не забудьте о письменных принадлежностях, если они нужны при ведении деловых переговоров.

Убедитесь в исправности техники

Чтобы не попасть впросак перед коллегой, перед видеозвонком проверьте на исправность камеру и микрофон. Устранение технических неполадок во время созвона противоречит нормам этикета делового общения. 

Приведите себя в порядок 

Этикет деловой коммуникации требует соответствующего внешнего вида. Приведите волосы в порядок и наденьте повседневную одежду, если работаете из дома.

Замените фон на нейтральный

Деловая коммуникация будет эффективнее, если коллеге не придется отвлекаться на что-либо. Часто именно фон перетягивает на себя внимание собеседника. Современные нормы делового общения предписывают заменять фон на нейтральный с помощью встроенных в программы для созвона фильтров.

Будьте пунктуальны

Пунктуальность необходима при деловом общении онлайн в равной степени, как и в формате живого общения. Не заставляйте собеседника ждать, а если задерживаетесь, предупредите его об этом сразу.

Не перебивайте собеседника

Тактичность перетекла в формат делового общения онлайн из реальной жизни. Для построения эффективной коммуникации с собеседником не перебивайте его и дайте договорить мысль.

Чего нельзя делать в формате деловой коммуникации

Голосовые сообщения без согласования

Голосовые сообщения могут заметно облегчить коммуникацию. Но в контексте делового общения, тем более этикета, они чаще всего неуместны. Современные нормы деловой коммуникации предписывают уточнять у собеседника, насколько ему комфортно получать информацию посредством голосового сообщения. Без этого такой метод передачи информации выглядит пренебрежительно по отношению к собеседнику.

Несколько сообщений подряд

У некоторых пользователей мессенджеров сложилась привычка разбивать сообщение на несколько частей. Это приводит к тому, что человек получает несколько коротких сообщений вместо одного. Подобный метод общения может раздражать собеседника, что противоречит этикету делового общения.

Обращение на «ты» без согласия

Сегодня во многих компаниях есть правило обращаться на «ты» даже к руководству. Но даже это не исключает норм этикета деловой коммуникации, согласно которым к незнакомым людям следует обращаться «вы».

Сообщения во внеурочное время

Беспокоить коллег, тем более подчиненных, по рабочим вопросам после окончания трудового дня, сегодня идет вразрез с нормами делового общения. Такая вседозволенность раздражает собеседника и снижает эффективность внутри коллектива.

Переход на личности

Современный деловой этикет предписывает анализировать результат чужого труда, не переходя на личность ее автора. Оценивая проект подчиненного, начальник должен сфокусироваться на плюсах и минусах самого проекта, а не на личностных качествах работника.