Как КОМРЕДА ускорила подготовку коммерческих предложений в Пиархабе

Что сделали

Команда КОМРЕДЫ усовершенствовала шаблон презентации на основе фирменного стиля. Теперь он помогает собирать презентации быстрее и делать их нагляднее. Коммерческое предложение имеет привлекательный и понятный дизайн, который не отвлекает от важной информации. Клиент может оценить качество услуг Пиархаба уже на этом этапе.

Шаг 1. Работа над старыми ошибками

Шаблон презентации — это прежде всего система, из которой может получиться хороший рабочий инструмент для команды. Он должен быть таким, чтобы любой сотрудник мог не просто заменить картинки, а создать документ, который не стыдно показать клиенту.

В старом шаблоне было несколько проблем:

Шрифты — использовали базовые шрифты, которые не вписывались в фирменный стиль компании и не имели иерархии, то есть четкого разделения на обычный текст и заголовки. Из-за этого читателю было сложно выделить важную информацию.

Верстка — ссылки и подписи делали в разных форматах, использовали обводку разной толщины, в оформлении не было цельности, например, слова слипались, а пункты списка стояли отдельно от строчек.

Иллюстрации — в старом шаблоне использовались скриншоты, иллюстрации и фотографии, но из-за них слайд выглядел пестрым и непонятным.

В старой презентации было много технических неровностей, но это даже не проблема дизайнера, а проблема программы, в которой был сделан старый шаблон. Об этом расскажем дальше.

Шаг 2. Техническое решение

Старый вариант шаблона был оформлен в Keynote — эппловской программе для подготовки презентаций. Новую версию клиент планировал делать в этой же программе, но в КОМРЕДЕ объяснили, что тогда работать с шаблоном будет сложно:

• В Keynote нельзя скопировать код цвета и вставить его на другом слайде.
• Нельзя загружать свои шрифты, а те, что есть, часто недоступны для пользователей Windows.
• Есть сложности с экспортом форматов, например, нельзя перенести презентацию из Keynote в Гугл-слайды, потому что не сработает масштабирование и потеряются картинки.
• Проблема с выравниванием. Типичный прием дизайнеров — зажать Shift, чтобы выровнять все по намеченным линиям. В эппловской программе этого так просто не сделать: любые изменения текста и изображений ломали верстку.

В КОМРЕДЕ убедили клиента, что новый шаблон лучше сделать в Фигме. Она удобна для взаимодействия команды: каждый сотрудник может зайти в шаблон, изменить его, добавить или удалить слайды, поменять текст и картинки, добавить гифки, анимации и ссылки. При этом сам шаблон не сломается, а с дизайном и версткой ничего не случится.

«Еще одна проблема с Keynote — неудобный режим коллаборации. Во-первых, для совместной работы нужно иметь достаточно свободной памяти в iCloud, а сейчас довольно сложно оплатить дополнительные гигабайты. Во-вторых, он часто глючит — ссылка не открывается, изменения и комментарии видны не сразу. Поэтому работать над презентацией вдвоем (и больше) очень тяжело. И чтобы согласовать презентацию, ее нужно каждый раз сохранять и отправлять файлом. В Figma работать в команде и согласовывать слайды гораздо удобнее», — Мария Шиян, senior PR manager в Пиархаб.

В Фигме можно выгружать презентацию целиком или скачивать и менять отдельные элементы. Для этого доступны четыре формата: png, jpg, svg, pdf. А самое важное — дизайнер программирует систему и делает все так, что потом любой сотрудник с базовым навыком «копировать — вставить» может с этим работать. От неловкого движения неопытного коллеги не сломается система верстки и не исчезнут слайды, а если дизайнер будет в отпуске, клиент все равно получит красивое и понятное КП.

Шаг 3. Дизайн

Клиент пришел в КОМРЕДУ уже с готовым текстом, который нужно было разместить на слайдах, сохранив фирменный стиль. КП должно было пересекаться с ним стилистически, поэтому дизайнер КОМРЕДЫ изучила старую презентацию и сайт компании, а потом принялась за работу.

Цвет

Цветовую палитру оставили почти неизмененной, потому что в обоих шаблонах использовали фирменные цвета. В новой презентации осталось четыре цвета: фиолетовый, оранжевый, черный и белый. Причем белый использовали не чистый, а чуть темнее — чтобы было приятнее читать текст с экрана.

Шрифты

В новый шаблон взяли аккуратный, но более современный шрифт Stolzl. Он похож на старый, но выглядит концептуальнее.

Логотип

В старом шаблоне не было места для логотипа компании. В новой версии название Пиархаба преобразовали в ленточки, как на мероприятиях. Сразу кажется, что внутри что-то интересное.

Верстка

В новом шаблоне с помощью заголовков четко обозначены разделы. Так читателю будет проще ориентироваться по документу и найти нужную информацию.

Количество слайдов уменьшилось: в старом шаблоне их было больше 30, в новом — 15. Новые версии слайдов можно использовать в разных вариациях, вот, например, три варианта текстовых слайдов:

В новом шаблоне упростили таблицы, сделали их чище и понятнее.

Иллюстрации

В старом шаблоне была проблема с иллюстрациями, потому что использовали фотографии и скриншоты. Результат становился непредсказуемым: у картинок было разное освещение, экспозиция и цветовая гамма. Дело в том, что если в презентации много фотографий, без участия дизайнера не обойтись — только он может расставить акценты и снизить визуальный шум.

В новом шаблоне другая система иллюстраций: использование фотографий сведено к минимуму, и для их использования есть правила: нужно скруглить края, использовать черно-белый фильтр, сделать обводку.

Специально для этого шаблона в КОМРЕДЕ сделали пак с иллюстрациями — готовый набор типовых объектов, которые можно вставлять в слайды. Для пака выбрали узнаваемые образы: офисный спатифиллум, радио, телевизор, карандаш. А еще химические колбочки, потому что пиар — это немного химии, и ракету, чтобы улететь в космос. Все это помогает снизить градус напряженности в серьезной презентации.

Пак разборный и векторный, так что картинки можно использовать как вместе, так и по одной. Получается динамический стиль — и каждая презентация выглядит по-новому.

Универсальность

В новом шаблоне презентации можно использовать разные форматы — видео, статьи, ссылки, гифки, подкасты. Например, варианты подкастов для интеграции спикера можно оформить так:

Благодаря улучшенной структуре и дизайну сотрудники могут быстрее и эффективнее создавать коммерческие предложения. В новом шаблоне дизайн и структура помогают выделить ключевую информацию — это делает презентацию более понятной и убедительной.

КП стало более емким, но его легче дочитывать. В новом дизайне оно создает большее ощущение ценности решения, которое Пиархаб предлагает клиенту. Структурированная и оформленная информация говорит о том, что компания уделяет внимание деталям, понимает потребности лида и знает, как ему помочь.