«Мосгоргеотрест» начал цифровизацию производственных процессов на ELMA365

Мосгоргеотрест, одно из ведущих изыскательских учреждений Москвы, приступило к масштабному проекту цифровизации производственных процессов. Цель — улучшить клиентский опыт, ускорить обработку запросов и сделать сервис более клиентоориентированным. Для этого организация впервые внедрит CRM-систему от отечественного вендора ELMA.

Этап 1: Описание внутренних процессов

Проект цифровизации начался с анализа производственных процессов в пяти отделах Мосгоргеотреста: кадастровом, паспортизации, подземных сооружений, договоров и цифровых планов.

Команда подрядчика, российского интегратора ИТ-решений «ВАЙВИС», проводила интервью с сотрудниками организации, чтобы описать, как проходит взаимодействие и создать BPMN модели более 70-ти процессов. Такая работа была проведена впервые.

«Сейчас у нас идет активный переход на процессную модель управления организацией. Поэтому вначале нам нужно было определить операционные процессы и выявить возможности для их оптимизации. Мы анализировали цепочки действий, определяли участников и ответственных, описывали все на схемах», — рассказал Керим Алвердиев, главный специалист ГБУ «Мосгоргеотрест».

Анализ позволил выявить проблемные точки, которые могут возникать из-за перегрузки сотрудников или неполной автоматизации. Цель такого аудита — это управление ресурсами: сокращение времени на выполнение задач, увеличение производительности каждого отдельного сотрудника. Описание на бумаге позволяет понять, где есть шаги, которых можно избежать. Было обнаружено, что некоторые важные процессы, такие как согласование документов, осуществлялись через электронную почту или вручную, что нередко приводило к потере информации.

Этап 2: Внедрение ELMA365 CRM

Оптимизация производственных процессов направлена и более эффективное обслуживание клиентов Мосгоргеотреста — юридических и физических лиц.

Раньше работа с клиентами велась во внутреннем ПО на базе Oracle, которое разработали еще в 2003 году. Со временем решение устарело и перестало соответствовать потребностям предприятия — как по функциональности, так и по гибкости. 

С внедрением ELMA365 учреждение надеется на улучшение сервиса, ускорение коммуникации и выдачи документов. CRM-система позволит вести каталогизацию баз данных, перейти на электронный документооборот и полностью автоматизировать общение с клиентами.  

В Мосгоргеотрест надеются автоматизировать множество процессов: отправку сообщений, уведомлений, формирование договоров и проведение согласований. Это позволит значительно повысить эффективность работы.

«Проекты по замене CRM, построенных на таких системах как Oracle, требуют от платформы гибкости, широты функционала и комплексности. ELMA365 CRM в связке с клиентским сервисом, возможностями создания внешнего портала и полноценной Low-code BPM платформой позволит оправдать все ожидания без увеличения количества систем в компании и излишних интеграций», — добавила Мария Ильина, Product Owner ELMA365 CRM.

Дальнейшие планы по развитию цифровой инфраструктуры

Планируется, что внедрение CRM-системы будет завершено к сентябрю. В дальнейшем Мосгоргеотрест продолжит развитие цифровой экосистемы на Low-code BPM платформе ELMA365, добавляя новые производственные процессы и услуги.

«Проект цифровизации производственных процессов Мосгоргеотреста демонстрирует важность интеграции современных IT-решений в государственные структуры. Такой подход способствует повышению доверия к государственным учреждениям и улучшает общий опыт взаимодействия с ними. Это значимый проект, который приведет к положительным изменениям, ощутимым для всех жителей Москвы», — прокомментировала Ольга Николаева, CEO «ВАЙВИС».