Пребординг, найм и биржа талантов: HR-сервисы корпортала банка Открытие

До нового корпортала «Открытия Daily» существовал старый. На предыдущей версии было тяжело искать информацию, для публикации контента требовалось знание HTML. Сотрудникам было сложно взаимодействовать, они оставались невовлеченными и часто сталкивались с выгоранием, потому что обратной связи и общения на портале вообще не было предусмотрено. 

Все заявления оформлялись на бумаге: было необходимо печатать запрос, относить в отдел кадров, ждать рассмотрения до двух недель. Этот процесс мог занимать до 100 часов сотрудника в год: время, которое можно тратить на полезные интеллектуальные задачи.

Новые сотрудники сталкивались с большим количеством разных сервисов для работы. Разобраться с ними было непросто, а с авторизацией были проблемы. 

QSOFT разработали новый инструмент, где все работники в едином окне получают доступ к сервисам банка, легко общаются друг с другом и оформляют документы. Мы уже рассказывали, как новый корпортал упростил жизнь руководителей и сотрудников. В этой статье — какие сервисы облегчают работу HR-службы и насколько проще и удобнее сотрудникам стало решать кадровые вопросы.

Какими сервисами QSOFT укрепляет HR-бренд банка «Открытие»

«Подбор сотрудников». Сервис разработан для руководителей, но значительно упрощает работу HR-службы. Руководитель заполняет одну заявку, и она попадает:

— в HR-отдел, где видят потребность в новом работнике и ведут поиск;
— после согласования HR-службой в раздел «Вакансии», где сотрудники сами могут пробоваться на новую должность или рекомендовать коллег и друзей; 
— на HeadHunter также после согласования HR: заносить туда вакансию вручную не нужно.

Когда нужного кандидата нашли, каждый департамент, отвечающий за выход нового сотрудника, в автоматическом режиме получает соответствующие запросы: проверка службы безопасности, изготовление пропуска, создание аккаунта и электронной почты, выдача необходимого рабочего оборудования и так далее.

«Документы и заявки» полностью заменили бумажный документооборот по кадровым задачам. Внутри можно оформить:

— Кадровые заявки: рабочие справки, разовый пропуск, 2-НДФЛ.
— Отпуск или командировку. Сервис просчитает количество дней отпуска в один клик, за две недели напомнит о предстоящем событии.
— Электронный больничный и льготы: сообщение о болезни, страховка путешественника или членов семьи, льготный отдых, вызов дежурного врача. 

2-НДФЛ заслуживает отдельного внимания: она формируется и отправляется на печать и подпись автоматически. А потом можно заказать доставку справки на дом или в офис.

«Управление талантами» — группа сервисов для HR. В нее входят:

1. «Биржа талантов» позволяет сотруднику в описании профиля указать, какими hard и soft skills он владеет. Он интегрирован с другими сервисами вакансий, благодаря чему по добавленным навыкам можно искать экспертов внутри банка. То есть биржа — база данных специалистов. С ними можно связаться и предложить участие в проекте. 

2. «Проекты и эксперты». Сервис появился, потому что «Биржа талантов» стала очень востребована, а сотрудники, к которым обращались за помощью, часто были заняты и не могли выделить время на ответ. Обнаружив потребность, банк поставил задачу создать отдельный сервис. Он включил в себя две опции: для тех, кому нужна помощь –  раздел «Я помогу», и тех, кто готов помочь – «Эксперты». В «Проектах» можно найти команду под определенную задачу. В каждом проектном сообществе есть описание, медиа-материалы, методология, команда и список навыков, которыми должен обладать специалист для участия. Так желающие смогут точнее оценить свои возможности и подтвердить участие. В «Экспертах» сотрудники сами могут предлагать свою помощь, а руководители команд находить их и приглашать в проекты.

3. Вакансии. Это раздел, куда попадают заявки на новых специалистов от руководителей. Любой сотрудник может откликнуться на нее или рекомендовать коллег и друзей. За успешную рекомендацию он получает бонус.

Пребординг. Уникальная функция полностью оцифровывает прием новых сотрудников. После успешного прохождения собеседования вся коммуникация происходит внутри сервиса в мобильном приложении. В нем кандидат заполняет анкету, прикрепляет документы, может просмотреть справочную информацию и взаимодействует со своим HR-куратором. После проверки безопасности ему могут отправить оффер, который легко принять в приложении. В день выхода на работу статус кандидата меняется, ему открываются все сервисы, в том числе и онбординг.

Онбординг поэтапно знакомит сотрудника с форматом и историей работы банка, обязанностями на должности и другими аспектами работы.

Сервис — это модуль из этапов с ответами на самые частые вопросы и обучающими курсами по внутренней системе. Чтобы информация воспринималась лучше, она подается в формате геймификации. При необходимости, ее можно изучить повторно. За пройденные этапы на личный аккаунт сотрудника начисляется внутренняя валюта, оупены, которые он может потратить в виртуальном магазине Open Store или подарить коллеге.