Одна ошибка в Excel может стоить компании миллионы — как этого избежать

Excel — гибкий инструмент, но в нем легко допустить ошибки из-за невнимательности. Примеры подобных случаев из мировой практики говорят сами за себя.

Так, британская разведка MI5 в 2010 году допустила ошибку в форматировании таблицы, из-за которой аналитики отслеживали только звонки на номера, заканчивающиеся на 000. А налоговый бухгалтер фонда Fidelity не указал в Excel минус перед убытками в $1,3 млрд, что привело к их неверной интерпретации как прибыли. 

Ниже о том, какие ошибки допускают специалисты и как их решить с помощью автоматизации процессов.

О сложностях работы с табличными моделями в Excel

Несмотря на тот факт, что Excel — это мощный инструмент для обработки данных и создания отчетов, он не лишен недостатков. Не все они связаны с человеческим фактором, так как сам инструмент имеет ряд технических ограничений. 

• Лимит по размеру и структуре. В Excel действуют строгие ограничения: 1 048 576 строк и 16 384 столбца на лист. В крупных компаниях с многолетними историческими данными или сложными аналитическими моделями этот лимит быстро исчерпывается. 

Кроме того, ограничения приходят и на ширину колонки — до 255 символов, и содержимого ячейки — не более 32 767 символов. Это создает препятствия при работе с подробными данными, особенно если нужно включить различные метаданные или многоуровневые структуры;

• Производительность и системные ресурсы. Таблицы с тысячами листов и формулами требуют много оперативной памяти и системных ресурсов. Даже при использовании макросов и программирования на VBA (Visual Basic for Applications) время обработки документов возрастает, что замедляет работу и может привести к зависаниям; 
• Трудности с синхронизацией. В работе с Excel могут возникнуть проблемы, если таблицу редактирует несколько пользователей одновременно без организации ограничений и запретов на операции. В результате, конфликт версий и ошибки, на поиск и правки которых выделяется дополнительная работа в несколько часов;
• Кибератаки. Некоторые злоумышленники используют макросы, которые нужны для автоматизации процессов, как инструмент для внедрения вредоносного кода. Многие компании, которые обрабатывают конфиденциальные данные с помощью Excel, сталкиваются с этой проблемой;
• Сложности с масштабированием и автоматизацией. Excel слабо масштабируется при необходимости интеграции с другими системами или автоматизации процессов. 

Чтобы разработать и поддерживать сложные макросы — требуются сильные навыки программирования. Ограниченная гибкость для интеграции с API и внешними источниками данных сдерживает возможности автоматизации рабочих процессов и оперативного обновления информации.

Человеческий фактор vs системы автоматизации 

Ручной ввод данных подвержен ошибкам. В качестве решения приходят автоматизированные системы управления: ERP, ВРМ и CPM.

CPM

CPM-системы направлены на стратегическое управление и аналитическую обработку данных. 

Как они работают: через API происходит интеграция с ERP или прямые подключения к базам данных для извлечения и анализа этих данных. CPM использует OLAP-кубы и аналитические движки для многомерного анализа данных и построения сценарных прогнозов. Их основные механизмы включают:

• Аналитические платформы с поддержкой OLAP для детализированного анализа данных;
• Потоковые алгоритмы для обработки данных в реальном времени и симуляции различных сценариев. А также универсальные проверки данных на каждом этапе;
• ETL-процессы, что расшифровывается как извлечение (Extract), преобразование (Transform), загрузка (Load) и подразумевает перенос данных из внешних источников в систему;
• Алгоритмы прогнозирования на основе машинного обучения, помогающие оценивать будущие результаты и риски.

Примеры автоматизации в CPM:

1. Автоматизация бюджетирования и прогнозирования. CPM-системы собирают данные из подразделений, чтобы сформировать бюджеты и обновить прогнозы расходов и доходов на основе существующих данных.
2. Автоматическая консолидация финансовой отчетности. Системы автоматизируют сбор и объединение финансовых данных из разных отделов, учитывая различные валюты и учетные стандарты.
3. Мониторинг и анализ KPI в реальном времени. CPM-системы собирают и анализируют ключевые показатели эффективности, визуализируя данные для отслеживания прогресса.
4. Автоматическое уведомление о рисках. CPM-системы позволяют настраивать уведомления о рисках или нарушениях KPI.
5. Автоматическая генерация отчетов. Создание отчетов происходит автоматически, что уменьшает ручной ввод данных и обеспечивает актуальность информации.
6. Автоматизированное управление процессами согласования. Процесс согласования планов и отчетов между подразделениями автоматизируется, что улучшает координацию и снижает задержки.

ERP

ERP-системы используют центральную базу данных для координации нескольких модулей: бухгалтерский учет, управление запасами, логистика и производство. 

Как они работают: эти модули взаимодействуют через API и уровни промежуточного ПО, позволяя обмениваться и обновлять данные в режиме реального времени. К основным методам работы ERP относятся:

• ETL-процессы (Extract, Transform, Load) — механизм переноса данных из внешних источников в систему;
• Интеграционные сервисы на базе сервисно-ориентированной или микросервисной архитектуры, которые обеспечивают обмен данными между модулями;
• Бизнес-логика и встроенные сценарии для автоматического выполнения операций и проверки данных.

Примеры автоматизации в ERP:

1. Автоматизация закупок и управления запасами. Системы автоматически рассчитывает потребности в материалах и может отправлять заявки на закупку поставщикам, когда производственные запасы достигают низкого уровня.
2. Управление производственными процессами. ERP-системы могут автоматически планировать производство на основе количества заказов и наличия ресурсов, создавая оптимальный график работы.
3. Мониторинг производительности и KPI. Также они автоматически собирают данные по ключевым показателям и формируют отчеты.
4. Автоматизация учета и финансовых операций. Так, автоматически осуществляется учет расходов, прибыли, налога и прочих финансовых данных в ERP. 
5. Автоматизация расчета заработной платы и учета рабочего времени. HR-модули ERP-систем позволяют автоматически рассчитывать заработную плату, учитывать рабочее время, управлять отпусками и больничными.

Для успешной интеграции ERP и CPM-систем в корпоративные процессы необходимо понимать их механизмы работы, а выбор конкретной системы требует отдельного обсуждения. Интеграция ERP требует подготовки и часто включает использование промежуточного ПО для соединения с внешними приложениями, тогда как CPM-системы обычно подключаются через API для быстрого извлечения данных из ERP, что способствует эффективной аналитике.

Ошибки, которые решают системы автоматизации 

Проверенные технологии и подходы автоматизации имеют ряд преимуществ: снижение ошибок при вводе данных, сокращение выполнения задач по времени, защита конфиденциальной информации. Рассмотрим, как можно применять их на практике.

Настройка механизмов блокировки отчетов при обнаружении ошибок

• Триггеры в системах. Настройте триггеры в системах для автоматической блокировки формирования отчетов при выявлении аномалий. 

Для определения правил валидации данных можно использовать встроенные инструменты, например, 1С:ERP и 1С:Управление Холдингом. Эти правила могут проверять обязательные поля, диапазоны значений и предотвращать дублирующиеся записи.

• Автоматические уведомления. Настройте систему для отправки уведомлений пользователям о блокировках из-за ошибок. Это можно сделать через встроенные функции системы или с помощью внешних инструментов для отправки электронных писем.

Системы для выявления и исправления несоответствий

• Управление мастер-данными (MDM). Внедряйте решения, такие как 1С:Управление Холдингом и 1С:MDM. Эти системы обеспечивают детальную очистку данных и идентификацию несоответствий. 

Они применяют алгоритмы, которые обнаруживают и устраняют дублирующиеся и некорректные данные, а также автоматизированные процедуры для исправления ошибок.

• Анализ и отчеты. Используйте функции анализа в CPM-системах для формирования отчетов о выявленных несоответствиях. Это позволит оперативно отреагировать на возникшие проблемы и скорректировать данные в реальном времени.

Интеграция и совместимость с существующими инструментами

• API и шины данных. Применяйте API и интеграционные платформы, такие как 1C:Шина. Такие платформы проводят синхронизацию данных между различными системами, обеспечивая их актуальность в реальном времени и предотвращая возможную рассинхронизацию.
• ETL-платформы. Используйте ETL-инструменты 1С для автоматизации процессов извлечения, преобразования и загрузки данных. Эти платформы позволяют настроить автоматические проверки на каждом этапе, включая валидацию и очистку данных.

Подводим итоги

Переход с Excel на автоматизированные системы — ключевой шаг, чтобы повысить управляемость бизнеса. Системы класса CPM (Corporate Performance Management) централизуют данные, уменьшают риск ошибок и усиливают контроль над процессами. 

В современных условиях важно внедрять решения, которые повышают надежность и прозрачность информации. Например, решение 1С:Управление Холдингом, которое автоматизирует рутинные задачи бюджетирования, управленческой отчетности, казначейские функции, управления закупками и открывает новые возможности для анализа данных.