Электронная подпись для сотрудников: какую выбрать

Всего пару десятилетий назад электронный документооборот казался чем-то фантастическим. Сегодня этим сложно кого-то удивить: компании постепенно уходят от бумажных носителей, а электронные больничные и трудовые книжки уже стали частью нашей реальности. Предпосылки для этого понятны: автоматизация рутинных процессов — это общая тенденция для всех сфер жизни и деятельности человека. Но в случае с кадровым документооборотом дополнительным стимулом к переходу на электронное взаимодействие стала удаленка: когда сотрудники находятся в разных городах, обмен бумажными документами превращается в настоящий кошмар. Спасение таких распределенных команд — электронная подпись.

ЭП для сотрудника — какую выбрать 

Вначале обратимся к закону. В 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяется 3 вида электронной подписи:  

1. Простая (ПЭП)
2. Усиленная неквалифицированная (сокращенно УНЭП или просто НЭП)
3. Усиленная квалифицированная (УКЭП или КЭП)

Усиленная неквалифицированная электронная подпись — это оптимальное решение для сотрудников. И вот, почему:

• Начнем с главного: закон разрешает использовать этот вид ЭП в кадровом документообороте. В соответствии со статьями 22.1-22.3 ТК РФ, при взаимодействии работодателя и работника посредством электронного документооборота допускается использование усиленной неквалифицированной электронной подписи.
• НЭП гораздо безопаснее, чем ПЭП, и дешевле КЭП. В отличие от ПЭП, для формирования НЭП используются средства криптографической защиты информации. Это безопасно и надежно. При этом требования закона к процедуре выдачи НЭП мягче, чем в случае с КЭП: например, сертификат НЭП могут выпускать как аккредитованные, так и неаккредитованные удостоверяющие центры. Также по закону УНЭП может выпускаться и без сертификата, а это значит, что ответственность по идентификации пользователя будет лежать на компании, которая ведет документооборот со своими клиентами, сотрудниками или подрядчиками.  Исключение третьей стороны в лице УЦ из процесса делает процедуру выдачи ЭП проще, а значит и дешевле.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись работника исключает возможность внесения любых односторонних правок: если оригинальное содержание электронного документа изменено, то он будет считаться новым. Документ надо будет подписать заново. Это гарантирует защиту от внесения правок в одностороннем порядке. 
• НЭП подходит для подписания большинства рутинных документов. Исключения составляют буквально несколько кейсов, например, НЭП не подходит для передачи документов в госресстры. 

Важный момент: чтобы придать документам с НЭП юридическую силу, участникам электронного документооборота необходимо заключить соглашение о признании неквалифицированной электронной подписи равнозначной собственноручной. После этого НЭП будет иметь юридическую силу в документообороте между теми сторонами, которые подписали такое соглашение между собой.

Резюмируем

Использование ЭП в сфере трудовых отношений позволяет создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде. Подписав документ, работник может сразу передать его и файл подписи работодателю — никакого дополнительного ПО не нужно. 

Это избавляет от рутины и помогает в работе с удаленными сотрудниками. Вы сможете быстро и полностью дистанционно регистрировать и согласовывать кадровые договоры и соглашения, доводить до сведения работников внутренние документы и приказы с возможностью контроля ознакомления и исполнения поручений. Ведение большого количества дистанционных сотрудников перестанет быть проблемой, вы сможете организовать комфортное взаимодействие с ними, подписывать рабочие документы быстро и с минимальными рисками.

А еще больше не потребуется закупать бумагу, тратить средства на содержание архива и курьеров. Электронный обмен кадровыми документами с сотрудниками — это еще и выгодно.

Крупнейшие работодатели России уже перешли на электронное подписание документов с сотрудниками: так они осуществляют приемы на работу, ознакомление с локальными нормативными актами и даже привлечение к дисциплинарной ответственности.