Собственная система ЭДО ускорила документооборот «Автодора» в 145 раз

Компания «Искусство Автоматизации» специализируется на разработке автоматизированных решений для бизнеса, включая ПО, чат-боты и различные сервисы. В 2022 году в компанию обратился «Автодор» с задачей на разработку собственного электронного документооборота. Спустя 2 года в «Автодоре» подключат первые несколько отделов для тестирования, и скорость работы с документами существенно увеличится.

Контекст

«Автодор» — государственная компания, управляющая более 5000 км федеральных автодорог. До 2022 года для работы с документами в компании пользовались системой LanDocs. Но в работе с ней были свои нюансы: на поиск нужной информации могло уходить много времени, данные каждый раз приходилось вводить вручную, а большие объемы данных могли приводить к сбоям. К тому же, в системе не было функции отправки документов в другие госорганизации напрямую — а это для компании было решающим фактором в использовании ЭДО.

Как шла разработка

Сначала мы провели аудит MVP в качестве внешних консультантов: предыдущий подрядчик создал базовый прототип, а нас попросили его проверить.

После «Автодор» прислал техническое задание на доработку — так и началось наше сотрудничество на ближайшие два года.

В первую очередь мы модернизировали и доработали уже существующий прототип, а уже во вторую (на нее ушла бо́льшая часть времени) — помогли развернуть микросервисную систему на архитектуре «Автодора».

В некоторых задачах нам помогали аналитики со стороны «Автодора». Так, к примеру, мы вместе строили процессы, составляли технические задания и разрабатывали отдельные элементы системы.

Чтобы тестирование системы было всеобъемлющим, мы разделили ее на четыре тестовых площадки: на первой тестировали продукт мы, на второй — аналитики «Автодора», на третьей и четвертой —  тестировщики и сотрудники компании.

Что мы сделали

• Разработали поисковой движок, который ускорил поиск документов до нескольких секунд.
• Внедрили форматно-логический контроль (ФЛК) для автоматической проверки документов по заранее заданным шаблонам.
• Создали гибкую систему редактирования документов, соответствующую государственным стандартам, с возможностью добавления новых полей и атрибутов без вмешательства разработчиков.
• Разработали калькулятор внутри документа, который автоматически рассчитывает значения на основе введенных данных, ускоряя процесс работы с документами.
• Внедрили систему многоканального доступа, позволяющую сотрудникам работать с системой как с мобильных устройств, так и с десктопов.
• Обеспечили автоматическое обновление и интеграцию с внешними системами, позволяя ускорить взаимодействие с государственными и частными учреждениями.
• Реализовали кастомизированную админ-панель с возможностью отслеживания статистики по использованию системы, анализа загрузки и производительности, а также инструментами для настройки документов и рабочих процессов в реальном времени.

Также мы подготовили пошаговую инструкцию для сотрудников, чтобы в новом инструменте им было легко ориентироваться уже с первого дня работы.

Результаты

Собственное решение дало заметные результаты:

• Создание документа: 2 часа → 2 минуты (ускорение в 60 раз)
• Отправка документа: 2 дня → 5 минут (ускорение в 576 раз)
• Изучение изменений: 2 дня → 30 минут (ускорение в 96 раз)
• Отклик системы: 40 секунд → 5 секунд (ускорение в 8 раз)

На момент публикации:

• до 10 000 сотрудников могут одновременно пользоваться системой;
• более 100 000 документов — плановая пропускная способность;
• система в опытной эксплуатации — уже подключены первые отделы.

Фишки системы

• Гибкий поиск по более чем 20 параметрам (имена, даты, суммы и пр.).
• Форматно-логический контроль: автоматическая проверка заполненности полей.
• Калькулятор для расчетов прямо в документах.
• Ролевая модель: суперадмин, админ, пользователь.
• Безопасность: вход только по корпоративным логинам + VPN; управление доступом только у админов.
• Редактируемые формы: возможность добавлять поля и бизнес-логику без переписывания кода.
• Поддержка изменений в законах: возможность оперативно вносить новые атрибуты и правила.

Планы на будущее

Полный переход со стороннего решения на новую систему займет 3–5 лет. Ближайшие шаги — подключить остальные подразделения компании, перенести все документы на новую платформу и продолжить развивать систему под под будущие требования госрегулирования.

Технологии

Java (Spring Boot), WebFlux, Next.js, React, PostgreSQL, RabbitMQ, GIT, Kubernetes, Prometheus, Grafana, Jasper JSON, SOAP, Nifi, MongoDB, Apache Service Mix II, Pentaho, Hawtio, Redis, ElasticSearch, Camunda.

Команда

Работа велась командой из 12 человек: руководитель проекта, архитектор-тимлид, DevOps, тестировщик и по два менеджера проекта, дизайнера, фронтенд и бэкенд-разработчика.

На разработку ушло 2 года, общие трудозатраты — 48 000 часов.

Выводы

Этот проект — пример того, как государственная компания может заменить устаревшую систему современным гибким решением, ускорить процессы в сотни раз и построить технологическую базу для дальнейшей цифровой трансформации.

Электронный документооборот «Автодора» — новая инфраструктура, помогающая компании легко адаптироваться к современным требованиям, быстро реагировать на изменения законодательства и поддерживать высокий уровень управляемости.