Как выбрать носитель электронной подписи

Электронная подпись на USB-токене

USB-токен может выступать в качестве носителя электронной подписи (ЭП) — это хранилище, в котором содержится цифровая информация, необходимая для подписания документов. Внешне токен похож на флешку, но отличается от нее повышенным уровнем защиты. Чтобы подписать документы при помощи токена, необходим компьютер и специальное программное обеспечение. Такой формат работы привычен для многих офисов. Когда нужно подписать документ, сотрудник подсоединяет токен к компьютеру, загружает договор в программу электронного документооборота (ЭДО), подписывает его и отправляет в самой системе или по почте.

Преимущества. Такой формат ЭДО стал уже привычным, и он точно удобнее бумажного документооборота — никаких распечатанных договоров, курьеров с актами на подпись, почтовых отправлений.

Недостатки. Главный — отсутствие мобильности. Электронное подписание документов ассоциируется со скоростью и легкостью использования. Но о какой мобильности может идти речь, если ради одного договора приходится подсоединять USB-токен к компьютеру, при этом на ПК должно быть установлено программное обеспечение, а если сотрудник удаленный, или подписать документ нужно единоразово, потребуется совершить слишком много действий для одной подписи. Именно поэтому токены не стали популярны при взаимодействии бизнеса с клиентами-физлицами — куда проще взять с собой ручку, чем ПК и флешку, которая может потеряться.

Подписание документов в приложении на смартфоне

Мобильное приложение — это более современный подход к ведению электронного документооборота. Здесь не нужно скачивать ПО, постоянно брать с собой USB-токен и переживать, что он потеряется. Приложение в качестве хранилища ЭП особенно полезно в условиях удаленной работы, или когда необходимо оперативно подписать документ.

Преимущества. Подпись здесь действительно мобильная. Ее можно оставить на важном документе, находясь на выездной встрече, в отпуске, дома или в офисе — разницы нет. Смартфон всегда под рукой, значит, отправить договоры контрагенту или клиенту можно в любой момент. Электронная подпись надежно защищена не только криптографическим шифрованием, но и системой паролей — чтобы получить доступ к ЭП, нужно сначала разблокировать телефон, а потом ввести пароль от приложения.

Недостатки. Пользоваться мобильным приложением в качестве носителя ЭП удобнее, чем USB-токеном, но и здесь есть нюансы. Если владелец ЭП потеряет телефон, случайно удалит приложение или забудет пароль, электронную подпись придется выпускать снова. Это делается для дополнительной защиты, чтобы не допустить передачу ЭП третьим лицам.

Работа с документами в веб-интерфейсе — когда подпись хранится в облаке

Этот формат ведения документооборота объединяет все предыдущие способы, потому что в облачное хранилище можно зайти с любого устройства, нужно лишь авторизоваться на сайте. Это дает свободу выбора: можно в офисе подписывать и отправлять договоры с ПК, дома вести документооборот с ноутбука или планшета, в отпуске и в поездке продолжать подписывать соглашения с телефона. А еще ваш контрагент также может выбрать любое устройство или все сразу и работать с документами удаленно.

Преимущества. Облачная ЭП позволяет подписывать документы с любого устройства, имеющего доступ к интернету, даже не скачивая мобильное приложение и не устанавливая ПО. Это делает документооборот удобным и доступным в любой точке мира. Несмотря на простой пользовательский путь, ЭП в облачном хранилище имеет такую же юридическую значимость, как и другие виды. Документы, подписанные с использованием облачной электронной подписи, надежно защищены от правок в одностороннем порядке.

Недостатки. Если говорить об усиленных видах ЭП, облако может быть носителем только УНЭП — усиленной неквалифицированной электронной подписи, которая подходит для большинства документов бизнеса. Для усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) — ее используют в документообороте с госреестрами — потребуется мобильное приложение или USB-токен.

Как и где вести документооборот

Электронный документооборот в любом случае выигрывает у бумажного в скорости, удобстве, безопасности. С электронной подписью больше не нужно тратить время и деньги на печать документов, ожидание курьера или почтовой доставки, хранение архива. Документы, подписанные ЭП, не теряются и не портятся, в отличие от бумажных.

Поэтому однозначный ответ на вопрос «Как вести документооборот?» один — в электронном виде, при помощи специальных сервисов. Формат работы при этом зависит от специфики компании — если документы подписываются в сегментах B2B и B2G, можно продолжать пользоваться USB-токенами и компьютерами со специальным ПО. Если компания ведет документооборот с физлицами, ей подойдет только работа в мобильном приложении или облачном хранилище — клиенты не будут носить с собой USB-токены ради подписания договора. Сейчас, когда становится все больше удаленных сотрудников, поездок, работа с документами в облачном хранилище будет рациональным решением.