Три страха сотрудников при переходе на КЭДО и как их преодолеть

Сотрудники боятся переходить на КЭДО: три главных страха и как их преодолеть

Когда компания переходит на КЭДО, часть сотрудников может «встать в оборону». Им кажется, что сервисом будет неудобно пользоваться, на их имя возьмут кредит в банке, а документы пропадут. HR-отделу стоит заранее узнать, чего боятся коллеги, чтобы помочь им разобраться со страхами и объяснить, как безбумажный документооборот может улучшить условия работы.

Рассказываем о трех главных страхах сотрудников при переходе на КЭДО и даем рекомендации, как их преодолеть.

Страх №1. КЭДО — это сложно

Бывает, что сотрудники когда-то пробовали КЭДО и им не понравилось. Система была непонятной, документы подгружались долго, а как пользоваться новым сервисом, так никто толком и не объяснил. Теперь при одном упоминании об электронных документах они думают, что их заставят пользоваться какой-то неудобной штукой, которая будет замедлять рабочий процесс. 

Чтобы работники поняли, что пользоваться КЭДО несложно и комфортно, расскажите им о сервисе заранее.

Отправьте почтовую рассылку. Объясните персоналу причины перехода на КЭДО. Расскажите, что новая система заменит всю беготню с бумажками по отделам и сократит время на подписание документов. Приведите в пример цифры: «Теперь вам понадобится всего 10 минут для получения нужных документов — от оформления отпуска до получения справок для банка».

Покажите преимущества нового инструмента. Устройте очную или онлайн-встречу сотрудников компании с оператором вашей КЭДО. Пусть специалисты пошагово расскажут о преимуществах и новой схеме работы с документами — например, как оформить отпуск, взять больничный или задать вопрос рекрутеру.

Объясните коллегам, с чем предстоит работать. Организуйте регулярные очные или онлайн-консультации, чтобы каждый сотрудник мог задать вопросы о КЭДО, посмотреть, как выглядит интерфейс системы, попробовать оформить или подписать документы.

Страх №2. КЭДО — это небезопасно 

Поставьте себя на место сотрудника: он всегда приходил подписывать бумажные документы и хранил их в отдельной папке. Само наличие «бумажки» вызывает больше уверенности, что она не пропадет, ее не украдут. Совсем другое дело — электронный документ, который нельзя пощупать.

Помогите сотрудникам разобраться, как устроена безопасность хранения данных. Вот о чем стоит рассказать.

Законы РФ защищают цифровые данные. Благодаря федеральному закону 152-ФЗ «О персональных данных» информация в электронном виде защищена законодательством РФ лучше, чем в бумажном. 

Система КЭДО защищает информацию пользователей. Объясните персоналу принципы работы цифровой подписи и конфиденциальности данных, расскажите как работают методы шифрования и другие меры ИБ, которые реализованы в сервисе.

Оператор КЭДО входит в государственный реестр. Поставщик сервиса безбумажного обмена документами — это лицензированная организация, которая занимается обработкой персональных данных под контролем регуляторов.

Страх №3. Электронной подписью могут воспользоваться мошенники 

Ваши сотрудники наверняка слышали о случаях кражи электронной подписи и боятся стать жертвами киберпреступников. Чтобы развеять страх, помогите им разобраться, как работает цифровой идентификатор.

И снова — отправьте почтовую рассылку. По нашему опыту, рассылок много не бывает. Расскажите коллегам, какие бывают электронные подписи, как они устроены, какую подпись можно украсть, а какую нет и почему.

Простая электронная подпись (ПЭП) не защищена шифрованием данных, поэтому с ее помощью нельзя подписывать кадровые документы: договоры о материальной ответственности, заявления на увольнение, изменения в трудовом договоре, акты о несчастных случаях и документы по охране труда. 

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) защищена с помощью шифрования и криптографии, поэтому ее нельзя подделать или вскрыть. Как и ПЭП, ее легко получить и использовать в мобильных приложениях или КЭДО. Но и у УНЭП есть ограничения — ею также нельзя подписать приказ на увольнение, акт о несчастном случае или документы по охране труда.

Организуйте вебинар с оператором КЭДО. Пригласите оператора на встречу с сотрудниками, где они смогут задать свои вопросы об электронной подписи и понять, как ею управлять.

Организуйте процесс обучения КЭДО в компании

Бесшовный переход на электронный обмен документами возможен, только если персонал научили пользоваться сервисом. Иначе велик риск, что служба поддержки захлебнется в запросах, а часть коллег так и останется «староверами» и будет подписывать бумаги вручную.

Создайте инструкции. Расскажите, как начать работать в системе, оформить отпуск или больничный, заказать справку в банк для поездки, написать вопрос HR-отделу, получить бонусы или страховку от компании. 

Запишите обучающий курс. Видеоуроки помогут сотрудникам быстрее запомнить, как работать с КЭДО. Выстройте структуру обучения, используйте больше визуальных элементов, запишите курс с оператором КЭДО и соберите обратную связь по курсу от сотрудников.

Инструкции и видеообучение можно разместить в базе знаний компании и отправить работникам на почту или в мессенджер. 

Дополнительно стоит пригласить оператора КЭДО на консультации, чтобы он отвечал на вопросы и сразу увидел, где в обучении есть непонятные моменты. Самое важное — не оставляйте сотрудников один на один со страхами. 

Безбумажный документооборот — ключ к ускорению процессов и усилению HR-бренда

По данным VK Tech сервисы КЭДО позволяют сэкономить до 73% рабочего времени и до 80% расходов на КДП. А риск потери документов при отказе от бумажных документов снижается до нуля — вся база хранится в электронном виде и доступна с любого авторизованного устройства. Также КЭДО позволяет компании повысить уровень лояльности персонала и получить значительное преимущество на рынке труда.