Выбор системы управления проектами: что учесть, чтобы избежать потерь

Модель управления организацией во многом зависит от инструментов и технологий, которые используются в компаниях. Этот фактор ложится в основу выбора сервиса для управления проектами. Корпоративное решение по управлению проектной деятельностью помимо стоимости самого цифрового продукта или платформы включает в себя и другие расходы, например, на адаптацию инструмента под бизнес-процессы компании и обучение сотрудников. Таким образом, автоматизация проектного управления кроет в себе массу рисков и не всегда заканчивается гарантированным успехом.

Как подойти к выбору системы управления проектами и на что стоит обратить внимание — рассказывает Денис Мочалов, директор продукта ELMA365 Проекты.

Зачем нужна система управления проектами 

Любая система управления проектами (ИСУП) — это, в первую очередь, инструмент для достижения конкретных бизнес-целей компании. Иного назначения у нее нет. Вместе с этим, решаются такие задачи, как повышение прозрачности процессов управления проектами, рост эффективности сотрудников, оптимизация взаимодействия внутри команды, возможность анализа ресурсов и так далее. За все это в совокупности отвечает функционал системы. Тем не менее, при выборе вендора ИСУП опираться нужно только на то, зачем вашей организации внедрять такую платформу. Следующий шаг — выбор вендора и самой системы управления проектами. 

Параметры выбора системы

В зависимости от целей, задач, объемов бизнеса и бюджета при приобретении ПО для управления проектами вы можете выбрать один из трех типов решений:

• Самописный софт под заказ. В этом случае сервис будет заточен под ваш бизнес. Здесь крайне важно в дальнейшем при общении с вендором указывать вашу стратегию развития ПО.
• Готовое (уже полностью разработанное) решение. Иными словами, речь идет только о приобретении лицензии коробочного решения, вся остальная работа остается на вашей стороне. Здесь важно подробно изучить функциональные возможности системы и оценить, насколько они подходят под ваши задачи. При адаптации и доработке могут возникнут затруднения, а стоимость лицензий окажется весьма существенна.
• Low-code решение и его внедрение. Такие платформы позволяют минимизировать потребность в дорогостоящих специалистах для разработки системы и ее настройки. Вы можете внедрить систему собственными силами или привлечь системного интегратора, чтобы максимально гибко адаптировать ПО под ваши процессы. Иногда может понадобиться и вендор, обычно для надзора за внедрением  — связано это с возможностью влияния на ядро приобретаемого цифрового продукта.

Когда мы выбираем систему управления проектами, то обычно первым делом исходим из  ИТ-продукта и его стоимости. Однако это не единственный параметр. Обращайте внимание на репутацию вендора (реализованные проекты, срок пребывания на рынке, релевантный опыт внедрения, клиенты, наличие базы знаний и курсов по обучению продукту, корпоративные новости), на текущую команду сотрудников (распределение функций и их достаточная закрытость по ролям, квалификация специалистов). Не поленитесь поискать или запросить информацию о руководителях проектов и ключевых разработчиках и аналитиках и их опыте работы.

При выборе платформы учитывайте особенности вашей организации. В случае, если у вас отсутствуют прописанные регламенты, нет проектного офиса или, например, инхаус команды разработки, то такое внедрение кроет в себе риски в части стоимости проекта и его успеха. В некоторых случаях стоит привлечь сертифицированных консультантов в области проектного управления. Они помогут подобрать методологию и будут сопровождать процесс выбора и внедрения системы.

Важный критерий — отраслевая экспертиза. Высоко ценится опыт применения программного продукта или опыт интегратора в вашем направлении — например, в медицине или банковской сфере.

Рассматривая предложения вендора либо его представителя, ориентируйтесь на то, какие задачи приоритетны для разных пользователей: топ-менеджера, руководителя проектного офиса, бухгалтера. Составьте рабочую группу, чтобы учесть интересы каждого из них на этапе подбора.

Взгляните на ситуацию шире — оцените текущий ИТ-ландшафт вашей компании и набор систем, с которыми необходим обмен данными.  Обсудите с подрядчиком, какие направления, помимо проектной деятельности, планируется автоматизировать. Возможно, функционал системы позволяет закрывать больше задач, чем вы предполагали. Таким образом, вы сэкономите ресурсы компании на поддержке и обслуживании продукта.

Часто ИСУП встраивается в IT-ландшафт предприятий, где есть системы автоматизации документооборота, CRM, решения для автоматизации продаж и клиентского сервиса.

Есть и вариант максимум — иметь все в единой платформе, режиме единого окна без необходимости поддержки интеграций между несколькими системами. Может быть также бесшовный переход между цифровыми решениями и быстрое получение информации.

При выборе платформы для управления проектами обращайте внимание не только на стоимость программного продукта, но и на сопутствующие расходы: внедрение (в том числе собственными ресурсами), поддержку, стоимость необходимого оборудования и сервисов хранения данных. Все вместе поможет вам оценить возможные риски и окупаемость вложений.

Юридическая перестраховка

Взаимодействие с любым вендором — это, прежде всего, юридически закрепленные правила и требования от заказчика к исполнителю либо продавцу. Поэтому в договоре должны быть обязательные пункты о терминологиях, обязанностях и ответственности сторон, а также о том, что грозит обеим сторонам при их неисполнении. Также обычно прописываются стоимость, гарантия качества, порядок предоставления услуг и их перечень. 

В договорах может быть включен пункт об отчетности исполнителя. При этом шаблон отчетности чаще всего прикладывается отдельным файлом в качестве Приложения. Сам шаблон может быть разработан как на стороне вендора, так и на стороне заказчика — главное, чтобы он был юридически валиден и удовлетворял обе стороны. 

Календарь работ также можно включать в договор в качестве Приложения. Здесь указываются реперные точки (точки приемки этапов внедрения сервиса) и плановые результаты по каждому этапу.

Выбираем функционал ИСУП 

Стандартный набор возможностей ИСУП:

• календарное планирование;
• ресурсное планирование;
• контроль исполнения плана проекта;
• управление стоимостью (финансовые инструменты);
• система отчетности;
• управление рисками.

Большим преимуществом системы будет, если на борту есть:

• бизнес-процессы;
• возможность постановки задач исполнителям;
• настраиваемая система уведомлений;
• интеграции со смежными системами.

В Российском законодательстве есть два ГОСТа, регулирующих разработку отечественного ПО:

• ГОСТ 19 устанавливает требования к оформлению программных документов;
• ГОСТ 34 отвечает за комплектность, виды и структуру документов, например — за обмен информацией между элементами сервиса или встроенные сервисы для обучения сотрудников.

Рекомендуем перед выбором вендора сравнить возможности предлагаемого ПО с рекомендациями, прописанными в законодательстве, на соответствие возможностей требованиям.

Отметим еще один важный момент, напрямую с функциями ПО не связанный, — это защита от потенциальных угроз, например, DDos-атак, и наличие инструментов для минимизации рисков и сохранности данных. 

На что еще обратить внимание до внедрения системы управления проектами

Обратим внимание еще на несколько факторов, которые влияют на выбор программного продукта и подрядчика. Обычно эту информацию приходится запрашивать дополнительно, поскольку она редко значится в официальных документах. Но тем не менее, вам стоит получить эту информацию у вендора либо представителя: 

• Как долго на рынке вендор реализует тот инструмент, который необходим именно под ваши потребности. Например, ПО существует на рынке 5 лет и многое уже обкатано другими клиентами, а сервис базы знаний запущен месяц назад, и налицо риск «сырого» инструмента.
• В какой период после внедрения ваша компания получит ожидаемый результат. Речь идет именно о плановом бизнес-результате, который является итогом внедрения, а также обучения сотрудников и консалтинговой поддержки.
• Какие инструменты и материалы предлагает вендор для обучения персонала. Может быть, кроме стандартной справки и базы знаний по системе вам придется  планировать обучение ваших сотрудников и изменить или разработать регламенты для ожидаемых изменений в бизнес-процессах. Возможно, у поставщика цифрового продукта есть инструменты для оптимизации расходов этого процесса. Важно, чтобы адаптация после внедрения прошла максимально комфортно и не потребовала больших финансовых и временных расходов.
• Какие новые регламенты потребуются для ожидаемых изменений в бизнес-процессах, как и по каким вопросам можно к вендору обращаться.

Сейчас на рынке довольно много программных продуктов, предлагающих точечные решения для автоматизации проектной деятельности. Использование готовых инструментов может показаться перспективным направлением, но зачастую несет в себе дополнительные риски в части возможностей гибкой настройки под требования бизнеса или необходимости встраивания в IT-ландшафт организации и задач масштабирования. Поэтому стоит обратить внимание на возможности адаптации того или иного цифрового продукта и стратегии, заложенной в развитие ПО. При наличии широких возможностей системы и правильно выстроенного процесса внедрения есть все шансы на быстрое достижение целей вашего бизнеса.