Как справиться с потоком школьных заявок на экскурсии в день выборов

Школьные туры и экскурсии для многих туроператоров — одно из главных испытаний. Это большая ответственность; долгая коммуникация с родительскими комитетами и много волокиты с ГИБДД. 

15 марта всех школьников освободили от занятий из-за выборов. В этот день туроператор «Прогулки» провел экскурсии у 36 групп — это около 900 школьников. Сейчас расскажем, как мы это сделали, какие есть подводные камни у организации таких программ и когда ожидать похожий наплыв заявок. 

Начало. Когда мы начали готовиться?

Первые заявки на 15 марта начали поступать в районе декабря — января. Тогда первые кандидаты выдвинулись на выборы, а тему начали освещать в СМИ. В тот момент не было никаких проблем с организацией. Автобусы были свободны, как и места в музеях.

Мы заранее знали о том, что однажды автобусы для групп закончатся.  Поэтому начали бронировать транспорт за 2-3 месяца до 15 марта. Наплыв заявок от школьников происходит каждый избирательный цикл. Поэтому сразу даем инсайд — похожая ситуация снова сложится к 8 сентября 2024 г. — Единому дню голосования в РФ. Скорее всего школы освободят уже 6 сентября, что выпадет на пятницу. 

Главные проблемы с бронями:

1. Мы не могли бронировать все автобусы. Есть четкое правило, что они не должны быть старше 10 лет для школьных групп.
2. Места в популярные музеи разбирают за часы. Приведем пример: 1 июня мы бронируем места на весь сентябрь в Музей «Вселенная воды» — очень популярную точку для школьников. Прием заявок закроется уже в районе полудня. Остальные туроператоры вместе с нами разберут все места. Оцените масштаб спроса.

Здесь и начинает проявляться искусство подбора программ для клиентов. 

Многим классам мы устраивали экскурсии, связанные с уроками, которые они пропускают 15 марта. Например, у них вылетает урок литературы. Нужна программа по теме. Так, одной из групп мы устроили экскурсию по Петербургу Достоевского. Ребята не только прокатились по городу, но еще и не делали домашнее задание, потому что экскурсию зачли за посещенный урок литературы.

Когда бронировать стало невозможно

Примерно за 2 недели до 15 марта найти автобусы в городе было уже невозможно. К тому моменту транспортные компании подняли стоимость обслуживания на 15-20%

Еще один инсайд. Поднятие цен не стало проблемой для тех школьных классов, которые купили абонемент. 

Как это работает — группа берет абонемент на 4 экскурсии в год по фиксированной цене. Мы организовываем экскурсии, а заказчики уже ничего не доплачивают. Для таких групп мы компенсируем повышение цен из своего бюджета. 

Для тех классов, которые хотели забронировать программу за 2 недели до выборов, оставалась всего пара вариантов:

1. Сменить программу на пешеходную.
2. Организовать экскурсию в музей без транспортного обслуживания. Группам нужно было отправиться до музея самим на метро. 

На такие условия были согласны немногие родительские комитеты из-за рутины с самостоятельной перевозкой детей. Некоторые группы мы убедили съездить 14 марта, когда были свободны и музеи, и автобусы.

Многие группы интересовались квестами и интерактивными программами. Тут возникала проблема с гидами, у которых на весь день к тому моменту было забито расписание. Решалось это стандартно — поиском новых качественных вариантов экскурсоводов в сжатые сроки.

Важные моменты при работе со школьными группами

За 15 лет работы туроператор «Прогулки» стал готов к любым форс-мажорам при работе со школьниками. Мы составили свой список основных трудностей в организации:

• ГИБДД. Автобусы должны быть оборудованы тахографом, ГЛОНАСС, маячками. У водителей должны быть все лицензии на руках и обязательно никаких судимостей. 

По закону мы должны лишь подать уведомление в ГИБДД о проведении экскурсии. Получать подтверждение о прочтении этого уведомления — необязательно. Однако многие родители и директора школ переживают на этот счет, поэтому их приходится отдельно успокаивать и ссылаться на законодательство.

Перевозка детей — ответственный процесс, к которому мы подходим серьезно. Даже еда в автобусе запрещена, потому что при резком торможении ребенок может подавиться.

• Очень часто сразу несколько родителей из одного класса ищут доступные программы. Это приводит к тому, что одним классом занимается одновременно несколько менеджеров в «Прогулках». Спустя время выясняется, что это одна и та же группа людей
• Частые пересчеты. Внутри родительских комитетов часто бушуют споры, поэтому цену программ мы пересчитываем в моменте. 

У каждой школы свои требования по документам, которые нужны для поездки.