Уйти от бумажных документов и начать планировать бюджет: кейс Нео-фарм
Эксперты интегратора «Фобизнес» о том, как компания «Неофарм» в разы сократила сроки обработки документов и получила инструмент для финансового планированияЗадача:
Автоматизировать систему управленческого учета: перевести согласование договоров из бумажного в электронный формат, автоматизировать регистрацию заявок на оплату и создание реестра платежей, автоматизировать создание платежных поручений.
Причина:
До 2021 года компания «Нео-фарм» (сети аптек «Столички» и «Неофарм») работала с договорами и платежными документами в бумажном формате и эксель-таблицах. Для большой холдинговой структуры, которая ежедневно проводила около 800 платежных поручений, это было серьезной проблемой. Работа отнимала много времени, часто сопровождалась ошибками, а управлять финансовыми потоками было сложно.
«Нео-фарм» — крупная компания с тысячей точек по стране, 6 тыс. сотрудников и около 20 подразделений. С учетом такого масштаба ручное согласование договоров, заявок на оплату и создание платежных поручений занимало очень много времени. Чтобы автоматизировать эти процессы, эксперты «Фобизнес» внедрили в аптечной сети продукт «Финбиз» — модульное решение для ведения управленческого учета, которое работает на базе конфигурации 1С:Бухгалтерия. Бухгалтерия в компании уже была установлена.
После завершения работ согласование договоров и допсоглашений перешло в электронный формат. Если раньше сотрудники распечатывали каждый договор и носили его из отдела в отдел, то сейчас документ автоматически отправляется по цепочке ответственных сотрудников.
«Фобизнес» настроили маршруты согласования под потребности компании: в зависимости от типа договора его утверждают сотрудники из разных подразделений. Если у кого-то появляются замечания к документу, его можно вернуть отправителю прямо в системе, объяснив в комментарии проблему. Более того, для каждого этапа согласования были установлены дедлайны.
На основе договоров формируются заявки на оплату, а из них автоматически составляется реестр платежей. Из реестра можно «провалиться» в любую заявку, посмотреть счет на оплату и утвердить его. После утверждения всего реестра так же автоматически формируются платежные поручения в банк-клиент.
Для сравнения: до «Финбиза» компания вела реестр платежей в экселе. Данные вбивали в таблицу вручную, потом распечатывали, прилагали к ним счета на оплату и несли на подпись. И так с каждым из 800 документов ежедневно. Это отнимало большое количество времени, а из-за огромного объема в документации часто появлялись ошибки. Теперь процесс сократился до 50 минут, а число ошибок свелось к минимуму.
Реестры договоров и платежей дали «Нео-фарм» возможность планировать бюджет на следующий период — месяц, квартал или год. Теперь можно наглядно увидеть, сколько компания должна оплатить в будущем месяце, не выйдет ли она в минус и можно ли добавить в него какой-то новый расход. Этот график можно корректировать — перенести платеж на следующий период или, наоборот, заплатить раньше. Иначе говоря, компания получила удобный инструмент для управления финансовыми потоками и управленческой отчетности.
Модуль «Финбиз» позволил компании отказаться от бумажной работы и эксель-таблиц. Сроки согласования договоров сократились с 2-3 недель до 5 дней максимум. Формирование заявок на оплату вместо нескольких часов стало занимать 50 минут. Количество ошибок в документах свелось к минимуму. Компания получила инструмент, позволяющий прогнозировать доходы и расходы на будущий период и на основе этого планировать свой бюджет.
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Профиль
Контакты
Социальные сети