РБК Компании
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Черная пятница на РБК Компании: скидки до 100 000₽ и подарки
Забрать скидку
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Скидки до 100 000₽
black friday
Черная пятница на РБК Компании:
скидки до 100 000₽ и подарки
Забрать скидку

Уйти от бумажных документов и начать планировать бюджет: кейс Нео-фарм

Эксперты интегратора «Фобизнес» о том, как компания «Неофарм» в разы сократила сроки обработки документов и получила инструмент для финансового планирования
Уйти от бумажных документов и начать планировать бюджет: кейс Нео-фарм
Задача и причина

Задача:

Автоматизировать систему управленческого учета: перевести согласование договоров из бумажного в электронный формат, автоматизировать регистрацию заявок на оплату и создание реестра платежей, автоматизировать создание платежных поручений.

Причина:

До 2021 года компания «Нео-фарм» (сети аптек «Столички» и «Неофарм») работала с договорами и платежными документами в бумажном формате и эксель-таблицах. Для большой холдинговой структуры, которая ежедневно проводила около 800 платежных поручений, это было серьезной проблемой. Работа отнимала много времени, часто сопровождалась ошибками, а управлять финансовыми потоками было сложно.

«Нео-фарм» — крупная компания с тысячей точек по стране, 6 тыс. сотрудников и около 20 подразделений. С учетом такого масштаба ручное согласование договоров, заявок на оплату и создание платежных поручений занимало очень много времени. Чтобы автоматизировать эти процессы, эксперты «Фобизнес» внедрили в аптечной сети продукт «Финбиз» — модульное решение для ведения управленческого учета, которое работает на базе конфигурации 1С:Бухгалтерия. Бухгалтерия в компании уже была установлена.

После завершения работ согласование договоров и допсоглашений перешло в электронный формат. Если раньше сотрудники распечатывали каждый договор и носили его из отдела в отдел, то сейчас документ автоматически отправляется по цепочке ответственных сотрудников. 

«Фобизнес» настроили маршруты согласования под потребности компании: в зависимости от типа договора его утверждают сотрудники из разных подразделений.  Если у кого-то появляются замечания к документу, его можно вернуть отправителю прямо в системе, объяснив в комментарии проблему. Более того, для каждого этапа согласования были установлены дедлайны. 

На основе договоров формируются заявки на оплату, а из них автоматически составляется реестр платежей. Из реестра можно «провалиться» в любую заявку, посмотреть счет на оплату и утвердить его. После утверждения всего реестра так же автоматически формируются платежные поручения в банк-клиент.

Для сравнения: до «Финбиза» компания вела реестр платежей в экселе. Данные вбивали в таблицу вручную, потом распечатывали, прилагали к ним счета на оплату и несли на подпись. И так с каждым из 800 документов ежедневно. Это отнимало большое количество времени, а из-за огромного объема в документации часто появлялись ошибки. Теперь процесс сократился до 50 минут, а число ошибок свелось к минимуму.

Реестры договоров и платежей дали «Нео-фарм» возможность планировать бюджет на следующий период — месяц, квартал или год. Теперь можно наглядно увидеть, сколько компания должна оплатить в будущем месяце, не выйдет ли она в минус и можно ли добавить в него какой-то новый расход. Этот график можно корректировать — перенести платеж на следующий период или, наоборот, заплатить раньше. Иначе говоря, компания получила удобный инструмент для управления финансовыми потоками и управленческой отчетности.

Результат

Модуль «Финбиз» позволил компании отказаться от бумажной работы и эксель-таблиц. Сроки согласования договоров сократились с 2-3 недель до 5 дней максимум. Формирование заявок на оплату вместо нескольких часов стало занимать 50 минут. Количество ошибок в документах свелось к минимуму. Компания получила инструмент, позволяющий прогнозировать доходы и расходы на будущий период и на основе этого планировать свой бюджет.

Последнее изменение: 7 февраля 2024

Интересное:

Новости отрасли:

Все новости:

Профиль

Дата регистрации26.11.2007
Уставной капитал10 000,00 ₽
Юридический адрес г. Москва, вн.тер.г. Муниципальный округ Зюзино, ул. Одесская, д. 2
ОГРН 1077762932400
ИНН / КПП 7709767240 772701001
Среднесписочная численность19 сотрудников

Контакты

Адрес Россия, г. Москва, ул. Одесская, д. 2, БЦ «Лотос», Башня В
Телефон +74951347222

Социальные сети

ГлавноеЭкспертыДобавить
новость
КейсыМероприятия