Какие принципы лежат в основе здоровой многозадачности в команде

От многозадачности невозможно избавиться на 100%. Допустим, сегодня вы с командой посвящаете время одной задаче, но завтра наверняка появятся новые. Или поменяются дедлайны. Или прилетят комментарии по материалам, которые вы отправляли коллегам неделю назад. Это нормальное течение рабочих процессов.

Как выстроить здоровый подход к многозадачности — рассказываем в статье. Говорим про менеджмент, базу знаний, заботу о себе и не только.

Что такое здоровая многозадачность

Это не перегруз на грани выгорания, не растягивание должностных обязанностей до бесконечности и не попытка заменить пятерых сотрудников одним. Ничего здорового в таких кейсах нет, особенно в долгосрочной перспективе. 

Здоровая многозадачность — это баланс между потоком задач, пользой для клиента и личным самочувствием. Когда все выполняется качественно и в срок, но без ущерба для себя и окружающих. 

Можно сравнить с вождением, например. Мы ведь одновременно управляем машиной, слушаем музыку, следим за дорожными знаками и визуально выстраиваем маршрут. Это тоже многозадачность. Но если водитель — опытный, то он не испытывает проблем. Как и любой другой опытный профессионал с необходимыми ресурсами под рукой.

Основа №1. Поддерживающий менеджмент

Понятно, что сотрудники должны работать, соблюдать дедлайны и отвечать за результат, но без поддержки руководителя это сложно. Особенно в режиме многозадачности.

Важно обмениваться обратной связью внутри команды, разграничивать зоны ответственности, не допускать перегруза и вовремя помогать друг другу. А еще не забывать про финансовую мотивацию и делать так, чтобы сотрудникам подходили их проекты: по темпу, темпераменту, философии. Все это влияет на продуктивность.

Со страхом ошибок тоже важно бороться. Сотрудники должны понимать, что пробовать, ошибаться, делать выводы и пробовать снова — это нормально. И это ускоряет рабочие процессы. Здоровая многозадачность не формируется там, где все переживают без остановки и боятся принимать решения. 

Инструменты в поддерживающем менеджменте могут быть разные. Выбор зависит от бизнеса. У нас в LiFT, например, большую роль играют встречи один на один:

• Встречи с прямым руководителем. Обсуждаем нагрузку по проектам, сложности по задачам, взаимодействие с коллегами и клиентами. А если на горизонте появляется что-то новое, то руководитель уточняет, готов ли ты это взять. Количество задач не увеличивается без согласования.
• Встречи с генеральным директором и основателем компании. Они более личные. Мы не столько обсуждаем работу, сколько рефлексируем, делимся мыслями и эмоциями. Каждый сотрудник получает максимум внимания.

Регулярный контакт с руководителями — это must-have для здоровой многозадачности. Вовремя уходят проблемы, которые портят рабочие процессы. Становится меньше конфликтов, страхов и сомнений. Всем хочется расти, браться за новые задачи и показывать достойные результаты. 

Основа №2. База знаний

Это важный ресурс, если команда хочет успевать много, качественно и в срок. И если бизнес хочет накапливать опыт, оттачивать экспертизу и совершенствовать внутренние процессы, а не изобретать велосипеды по несколько раз в год.

Во-первых, так сотрудники усиливают друг друга. У каждого есть опыт, свои наработки по разным задачам, свои лайфхаки и антипримеры. С помощью базы знаний все это сохраняется, структурируется и распространяется. А еще не теряется, если кто-то уходит в отпуск, берет больничный или увольняется.

Во-вторых, база знаний экономит команде огромное количество времени. Не надо по 100 раз в день идти в поисковик, организовывать лишние встречи или ждать, пока коллеги смогут провести ликбез. Все необходимое уже собрано в одном месте — с инструкциями и пошаговыми планами, скриншотами, ссылками и таблицами. Вопросов обычно не остается.

Если ты не уверен, как работать с новой для себя соцсетью, — вот текстовые гайды и видео-материалы по теме. Если не понимаешь, где взять нужного подрядчика и как оформить сотрудничество, — вот база проверенных подрядчиков и готовые пакеты документов. Если не очень хорошо ориентируешься в ИИ-сервисах, а задача того требует, — вот ссылки, инструкции и референсы. 

База знаний может разбиваться на несколько каналов. Это удобно. Например, у нас есть пространство в Notion для обучения и онбординга, есть чаты по отделам, где сотрудники обмениваются опытом по редактуре, менеджменту и другим направлениям, а есть чат для референсов. Каждый канал выполняет свои функции и не оказывается перегруженным. 

Встречи тоже интегрируются в базу знаний. Сотрудники понимают, что происходит на разных проектах, кто и какие задачи решает и к кому стоит обращаться за помощью. Удачный опыт сразу масштабируется, а неудачный — минимизируется. Это экономит время и, соответственно, увеличивает потенциал по многозадачности. 

Самое главное — поддерживать культуру обмена опытом. В команде не должно быть болезненных соревнований за влияние, когда сотрудники отказываются помогать друг другу. Важно строить базу знаний всем вместе, делиться информацией и расти. Тогда и клиенты получат максимум пользы в сочетании с классным, выверенным сервисом.

Основа №3. Ответственность каждого члена команды

Бизнес может давать команде многое, но она должна это брать. Пользоваться базой знаний, общаться с руководителями, задавать вопросы и просить о помощи. Так здоровая многозадачность встраивается в корпоративную культуру и становится нормой, а не случайным достижением.

Ответственность сотрудников выражается в трех пунктах:

Личная эффективность. Кому-то подходят техники вроде Pomodoro или GTD, а кто-то пишет обычные списки дел на бумаге. Кто-то лучше работает утром, а кто-то вечером. Кого-то подстегивает близость дедлайнов, а кто-то делает все заранее. Задача сотрудника — познакомиться с самим собой и понять, как поддерживать личную эффективность на длинной дистанции. Не по шаблонам из интернета, а по проверенному опыту.

Забота о себе. Достаточно спать и есть, не забывать про здоровье. А еще уделять время семье, друзьям и увлечениям. Это банально, но важно. Невозможно быть продуктивным, если ты постоянно устаешь, не имеешь свободного времени и не отключаешься от работы даже на ночь. Так выглядит путь к выгоранию.

Открытость и честность в общении с командой. Если тебе тяжело — скажи прямому руководителю, попроси разгрузить тебя. Если ты сомневаешься насчет нового проекта — поделись мыслями, задай вопросы, возьми время на подумать. Если ты не понимаешь, откуда взялась задача, — уточни. Поддерживай диалог в любой ситуации, чтобы вовремя получить помощь.

Атмосфера в команде — это фундамент продуктивности

Люди определяют все, что происходит с бизнесом. Именно они поддерживают сильный менеджмент, приходят друг к другу за помощью, обмениваются знаниями и идут к результатам. И строят корпоративную культуру, в которую невозможно не влюбиться. 

Здоровая многозадачность рождается там, где есть надежные, амбициозные профессионалы. Там, где нестрашно пробовать, ошибаться и пробовать снова, давать и получать обратную связь, обсуждать задачи, предлагать идеи и распределять обязанности. А еще там, где каждый любит свое дело. 

Такой команде по силам любые вершины.