Эффективное делегирование задач: как разгрузить свой день

Без навыка делегирования не справиться с должностью руководителя. Только тот начальник, кто доверяет подчиненным и поручает им часть задач, приведет бизнес к прибыли. 

Что такое делегирование на самом деле и почему это навык №1 для роста, а не просто «перекидывание» работы

Делегирование задач — важный мягкий навык для руководителя. Например, начальник поручает подчиненному подготовить недельный отчет, который должен был написать сам.

Как показывает исследование консалтинговой компании Gallup, доход руководителей, которые умеют передавать часть задач подчиненным, на 33% выше, нежели у тех, кто привык все делать самостоятельно. А бизнес, во главе которого стоит делегирующий обязанности лидер, быстрее развивается и растет.

Так, при делегировании руководитель должен обозначить конкретный результат. Чтобы задача принесла плоды, сотруднику следует понимать, что именно от него хотят. Например, договориться о встрече с партнерами или вызвать в офис электриков.

Еще одна важная деталь — установить сроки. У опытного специалиста выполнение задачи может занять час, а у новичка — один день. Поэтому руководителю стоит учитывать квалификацию и навыки сотрудника при поручении ему той или иной задачи.

При этом стоит объяснить сотруднику, какую выгоду он вынесет из выполнения поручения. Возможно, новая задача расширит его профессиональные умения или прокачает мягкие навыки.

Во время делегирования руководители допускаю ошибку — либо вовсе не помогают сотруднику, либо проявляют тотальный контроль. И то, и другое — плохо. Если подчиненный впервые сталкивается с задачей, ему нужна поддержка от старшего коллеги. Тут стоит помочь советом или подсказать с решением. Но непрерывно следить за шагами сотрудника и переделывать его решения не стоит. Так руководитель потратит вдвое больше времени.

Какие задачи можно и нельзя делегировать

Руководитель вправе делегировать любые задачи — от ответов на его почту до бронирования отелей в командировках. Каждый человек сам решает, какие дела он переведет на аутсорс. Но есть ряд задач, с которыми лучше справится сам руководитель, нежели его подчиненные.

Например, не стоит просить некомпетентных сотрудников заниматься личным брендом компании и планировать стратегию бизнеса. Если руководитель бизнеса — лицо бренда, то снижение его активности в рекламных акциях значительно снизит доверие клиентов и повлияет на доход. И напротив, если руководитель ведет личный блог и пишет там свои мысли о компании и событиях извне, то это привлечет продажи.

При планировании стратегии бизнеса именно руководитель определяет, в каком направлении двигаться компании и какие возможные риски она понесет. Начальник вправе прислушиваться к мнению компетентных подчиненных, однако последнее слово остается за директором.

Также не стоит поручать сотрудникам те задачи, с которыми руководитель справляется лучше всего. Например, у него отлично получается собеседовать соискателей и адаптировать новичков. Тогда лучше, если эти обязанности останутся за директором.

Лучше поручать подчиненным простые и рутинные задачи, ведь они занимают время и в графике не остается места для действительно важных дел. Например, другим сотрудникам можно поручить размещение вакансий и мониторинг резюме или контроль за наличием воды и еды в офисе.

Также ряд задач можно поручить узким профессионалам. Так, PR-менеджер быстрее и эффективнее построит коммуникацию со СМИ и блоггерами, нежели генеральный директор.

Чем больше задач на аутсорсе, тем выше эффективность

Грамотный менеджмент эффективно сказывается на работе бизнеса. Так, в компании решения принимаются без лишнего бюрократизма. Подчиненные быстрее руководителя реагируют на изменения в работе, поэтому и вправе принять решение, освободив начальника от лишних задач.

Также бизнес выигрывает от умения руководителя делегировать задачи, потому что он быстрее адаптируется к новым условиям. В такой компании все процессы не завязаны на одном человеке. И если начальник или главный специалист выбывают из рабочего процесса, то их задачи быстро подхватят другие сотрудники.

При этом в компаниях, где руководитель доверяет своим подчиненным важные дела, укрепляется корпоративная культура. Сотрудники видят, что руководитель уверен в их работе и ценит их как специалистов, а значит, и их уровень мотивации возрастает.

Психологические барьеры: почему руководители боятся делегировать и как это преодолеть

Согласно аналитике сервиса по поиску работы GdeRabota.ru, с ростом компании руководителю приходится все больше своих обязанностей поручать другим специалистам. Некоторым лидерам очень трудно поделиться задачами. Им кажется, что никто не сделает дело лучше их и быстрее сделать самому, нежели объяснить другим, как выполнять.

Однако трата времени на обучение персонала и на объяснение новых обязанностей — это инвестиция в будущее компании. Ведь если руководитель замыкается на себе и никому не доверяет, так падает производительность труда и эффективность, в результате начальник сталкивается с выгоранием и стрессом.

Чтобы не было страшно делиться задачами с сотрудниками, нужно смотреть не только на их профессиональные качества, но и на то, насколько цели подчиненных совпадают с целями компании. Без этого не выстроить доверительные отношения.