Семь раз отмерь: как грамотно распределить роли и обязанности с партнером

За последние два-три года бизнес в России все активнее тяготеет к партнерству, превращая сотрудничество в мощный тренд. Около 75% предпринимателей выбирают этот формат ведения бизнеса. Почти каждый четвертый берет в партнеры бывших коллег. Это логично и удобно: доверие и понимание выстраиваются быстрее, когда есть общий опыт.

Однако успешное сотрудничество требует четкого распределения ролей и обязанностей. Почему это важно? Что понимать под «ролями» и что считать «зонами ответственности»? Для чего разводить понятия, и как правильно определить «лучшее амплуа» партнеров в общем проекте? Эти и другие вопросы обсудили с предпринимателем, бизнес-коучем, медиатором, руководителем «Центра коммуникации и медиации», Ксенией Тихомировой.

Ксения, важность распределения ролей между бизнес-партнерами как будто лежит на поверхности. Кажется очевидным, что без закрепления обязательств, невозможно эффективно управлять бизнесом и решать стратегические и операционные задачи. Какие на деле возникают сложности?

Самая главная сложность — правильно разграничить то, что относится к ролям и что образует зоны ответственности. Многие ошибочно смешивают эти понятия. Отсюда неразбериха: кто из партнеров за что отвечает и сколько обязательств «вешать в граммах» каждому.

Важно правильно понимать значение ролей и зон ответственности. Роль — это статус партнера в проекте, который определяет его влияние на принятие решений и способ взаимодействия с другими партнерами. Зона ответственности — область бизнес-процессов, в которой он отвечает за результат.

Какие роли могут быть у партнеров в общем бизнесе?

Есть четыре фундаментальных роли.  

Первую можно условно назвать «Акционер». Находясь в этой роли, человек отвечает за стратегическое планирование, инвестиционную политику, поиск перспективных партнеров и обоюдных выгод для сотрудничества.

Вторая роль — «Управленец». Ее ореол — координация менеджмента, руководство в направлениях производство, продажи, маркетинг, PR и GR. Сюда же входят финансовое планирование, найм и увольнение сотрудников, отлаживание операционных процессов.

Еще одна роль, с которой часто начинают свою карьеру предприниматели, — «Эксперт». Применяя свои компетенции, деловые связи, активы личного бренда, партнер в этой роли выполняет разнообразные бизнес-задачи.

И четвертая роль — «Исполнитель». Ее суть — реализация самого широкого функционала: от копирайтинга и графического дизайна до подбора подрядчиков, переписки с клиентами, контролирующими органами и др.

Являются ли эти роли «константами», или партнеры могут переходить из одной роли в другую?

Это краеугольный камень в вопросе ролей и обязанностей. Дело в том, что компаньоны могут по-разному относиться к самой возможности перераспределения ролей. Кто-то считает это обоснованным и при определенных условиях даже целесообразным. Кто-то не готов пересматривать роли ни при каких обстоятельствах, мол «по рукам ударили — слова назад не бери».

Относиться к первоначальным договоренностям о разделе ролей как к абсолютной константе ошибочно. Бизнес — не застывшая форма. Он постоянно трансформируется, эволюционирует. Вместе с ним трансформируются бизнес-процессы, команда и, конечно, сами партнеры. На разных этапах становления бизнеса компаньоны могут меняться ролями, совмещать их, особенно на старте. Конечно, бывает, что роли остаются неизменными. Это случается, когда партнеры уже на старте хорошо осознают, кто на какой позиции будет максимально полезен и, что особенно важно, каждый принимает свое «назначение» с удовольствием и энтузиазмом.

Точно вредит общему делу замалчивание, что амплуа отведенной роли преувеличивает или ограничивает профессиональные компетенции и перспективы, или что первоначально выбранная роль стала «тесной» и неинтересной. Когда партнер играет не свою роль в долгой, многоактной пьесе, он начинает ею тяготиться. На этой почве возникают разногласия и конфликты, которые нередко приводят к серьезным кризисам в бизнесе. Вот почему в партнерстве так важно постоянно актуализировать роли и менять их, если возникает необходимость.

Что кроме «прививки» от рабочих конфликтов и выгорания дает четкое распределение ролей и зон ответственности?

Это дает возможность увидеть объективную картину занятости партнеров и ценность их «вложений». К примеру, «Акционер» видит большую ценность своего участия в бизнесе, а «Исполнитель» считает себя «главной движущей силой». Когда они детально прорисовывают роли и рабочие задачи, списками, цифрами, результатами, становится очевидным вклад каждого в совместный проект. Такая детализация помогает не только осознать «удельный вес» вложенных ресурсов, но и правильно решить вопрос по распределению прибыли, дивидендов и другим условиям партнерства.

Как правильно распределить обязанности?

Обязанности должны распределяться с привязкой к ролям, компетенциям и личным интересам партнеров. Даже если делят одну роль, например, роль «Управленца», они могут разграничить обязанности внутри нее. Один может отвечать за производственные задачи, другой — курировать продажи и маркетинг. Распределяя функции «Исполнителя», один партнер может взять задачи по написанию продающих текстов, другой — ведение бухгалтерской отчетности, если у них есть соответствующие компетенции. Причем партнер, пишущий рекламные тексты, в этом случае подчиняется партнеру, отвечающему за маркетинг. Точно так же партнер, ведущий бухгалтерские документы, подчиняется партнеру, выполняющему роль «Управленца» по финансовой части.

Порой партнерам сложно договориться на старте. Это бывает, когда каждый пытается поставить во главу угла свои интересы, «задвигая в тень» интересы другого. Старт бизнеса с «подмятыми» интересами и «проглоченными» обидами рано или поздно перетечет в конфликт.

Как опытный бизнес-партнер и медиатор, я советую начинать совместный проект с партнерской сессии. Моя личная практика и отзывы коллег-медиаторов по «Центру коммуникации и медиации», которым я руковожу, подтверждают: партнерская сессия и партнерское соглашение избавляют от огромного количества проблем в общем бизнесе.

Насколько важно документально фиксировать договоренности между партнерами? Возможно, в некоторых случаях достаточно устного согласия, особенно если партнеры хорошо знают друг друга?

Словесные договоренности — иллюзия порядка. Если они не зафиксированы письменно, со временем либо забудутся, либо начнут трактоваться по-разному. Чтобы избежать путаницы в сотрудничестве, роли и зоны ответственности важно прописывать в документах. Подписанные договоренности отнюдь не формальность. Подпись придает словам вес и заставляет человека воспринимать свою роль всерьез.

На старте чаще всего компании работают по принципу «все делают все». Создается стратегия, нанимаются сотрудники, привлекаются клиенты, готовятся презентации — и все это одновременно. С ростом компании роли собственников начинают трансформироваться. Кто-то переходит в пассивную позицию и появляется на совете директоров лишь изредка, кто-то продолжает участвовать в управлении, оставаясь частью операционных процессов. Здесь случается немало конфликтов, если заранее не было оговорено, кто к какой роли стремится и насколько готов вкладываться в проект. Ясное понимание, какую роль партнеры хотят играть через пять, десять лет, помогает избежать взаимных упреков и обманутых ожиданий.

Письменные договоренности — это дорожная карта. Она служит надежной точкой опоры, особенно во времена стремительных изменений. Если роли и обязанности зафиксированы, есть атмосфера доверия. «Ясность рождает доверие» — так часто говорят опытные предприниматели. Это действительно так. Четко прописанные договоренности помогают сохранить баланс в отношениях, избежать путаницы и выстроить эффективное сотрудничество.