Адаптация — важный инструмент для эффективной работы команды

Трудоустройство, знакомство с коллективом и адаптация сегодня сложнее обычного. Процесс онбординга (знакомство новичка с командой, рабочими процессами и приспособление к ним) требует особого внимания. Цель адаптации — создание положительного впечатления об организации для нового сотрудника, ускорение его интеграции в команду и повышение производительности на ранних стадиях работы.

Какие инструменты стоит использовать, чтобы помочь новичкам быстро и комфортно влиться в коллектив, и на что нужно обращать внимание, расскажем далее.

Каков первый шаг в процессе адаптации нового сотрудника

Первым шагом погружения новых сотрудников в компанию является собеседование. Во время собеседования потенциальный сотрудник формирует первое впечатление о компании и ее корпоративной культуре. Эта стадия оказывает большое влияние на решение человека принять работу.

Как подготовиться к появлению новых сотрудников в команде

Создайте заранее документ, в котором будут указаны зоны ответственности за адаптацию среди имеющегося персонала. В нем вы предварительно прописываете роли: кто встречает сотрудника, кто занимается оформлением доступов, кто покупает ему технику, кто должен оборудовать его рабочее место, предоставить доступ к офисным системам и ресурсам. Вы должны продумать до мелочей первый день вашего новичка. Таким образом, вы не только позаботитесь о нем, но и начнете формировать бренд компании как ответственного работодателя. Пропишите все рабочие пункты, при наличии официального документа — ответственность выше.

Корпоративные чаты, для чего они

В компаниях, где работают 20+ сотрудников, уже есть информационные платформы для общения между собой. Если же нет, то рекомендую создать группу в мессенджере, где будет представлен каждый сотрудник. Очень важно, чтобы у компании присутствовала платформа для коммуникаций. Платформа, где будут отображаться все сотрудники, их фотографии и должности, а также структура компании. Если так получилось, что у вас отсутствует площадка для коммуникаций, то эйчару стоит создать «Welcome-презентацию», где будет тезисно освещена структура компании и краткая информация о каждом. Также, чтобы в голове вашего новичка сформировалась полная картина о месте его новой работы, обязательно предоставьте информацию о компании: историю, миссию, культуру и структуру организации. Важно также четко обозначить, чего компания ожидает от сотрудника, какие есть перспективы в работе (так человек понимает, какие шаги ему нужно предпринять, чтобы подняться по карьерной лестнице). Это может показаться мелочью, но значительно облегчит адаптацию новых сотрудников. Это все нужно продемонстрировать сотруднику на первой-второй встрече, чтобы он понял, к кому и с каким вопросом можно обратиться.

Почему нужно озвучивать роль нового сотрудника в команде

Создание значимости сотрудника в глазах его коллег также является одной из ключевых задач адаптации. Для этого эйчару или руководителю необходимо написать письмо-уведомление для всех сотрудников компании. Например: «Уважаемые коллеги! У нас в команде новый сотрудник Олег, который будет заниматься сборкой мягкой мебели. Он имеет опыт работы 2,5 года, поэтому может внести свой вклад в процесс производства мягкой мебели. Просьба ко всем откликнуться Олегу и помочь ему в процессе адаптации». Пригласите на встречу людей, к которым ваш новый сотрудник будет иметь прямое отношение, и проговорите механику взаимодействия, например: «Знакомьтесь, это — Олег. Мы его искали более трех месяцев, и наша задача помочь ему освоится в компании, рассказать о производственных процессах, познакомить с нашими моделями дивана и т.д.». Таким образом на подсознательном уровне сотрудники будут понимать ценность этого человека и то, как тяжело он достался компании.

Нужен ли новому сотруднику наставник

Весь успех адаптации зависит от человека, который будет рядом в течение всего испытательного периода. Это должен быть тот, кто сможет ответить на вопросы сотрудника, пришедшего в компанию: руководитель, рекрутер, эйчар или коллега по должности. В противном случае сотрудник будет в «самостоятельном плавании» без поддержки, и, как следствие, через 1,5-2 месяца поймет, что находится не на своем месте. Обычно именно за это время сотрудник уже четко осознает, насколько это «его компания». Если наставник полностью не заинтересован в новом сотруднике или же после прохождения испытательного срока работник не совсем адаптировался, необходимо немедленно привлечь нового наставника и продлить испытательный срок сотрудника. Также своеобразным сигналом для изменений является неоднозначная обратная связь наставника в течение испытательного срока сотрудника. В моей практике попадались кейсы, когда мы делали замену. Расскажу на примере одного производственного участка: приходят несколько учеников, молодых ребят, у них есть один наставник в период адаптации. На этапе оценки результатов мы сомневаемся в прохождении испытательного срока, поэтому назначаем нового наставника, который общается с ребятами более неформально и менее строго. Как следствие, сотрудники начинают работать эффективнее и быстрее привыкают к новой среде.

Итак, наставник необходим новому сотруднику, чтобы снизить текучку кадров, укрепить и развивать корпоративный дух, значительно сократить период адаптации, повысить качество подготовки персонала и минимизировать экономические потери за счет меньшего числа ошибок со стороны персонала.

Стоит помнить, что в течение испытательного срока процесс адаптации формируется на взаимоотношениях и человеческом факторе. Поэтому помимо наставника новому сотруднику можно назначить чуть более опытного коллегу. Он сам недавно присоединился к компании, занимает примерно ту же должность и общается с сотрудником на равных. У него уже больше опыта и он будет говорить о культуре, процессах и особенностях компании более неформально.

Почему нужно обеспечить обратную связь с командой

Руководитель направления, эйчар или рекрутер должен систематически «снимать» обратную связь от куратора. И так же от самого сотрудника: в неформальной обстановке интересоваться: все ли ему понятно, комфортно ли ему, есть ли вопросы. Когда у вас будет обратная связь от обоих, вам будет проще выяснить, с какими проблемами сталкивается сотрудник и какие есть недостатки со стороны тех, кто за него отвечает, ведь среди главных задач предприятия — адаптировать и включить в работу сотрудника. По окончании испытательного срока было бы полезно HR–специалистам иметь документальное подтверждение (анкету-отзыв), которое бы удостоверяло обратную связь в призме «руководитель — сотрудник» и «сотрудник — компания».

Зачем организовывать курсы и семинары

Как правило, бюджеты на новичков не закладываются, но для всех компаний, работающих по скриптам, необходимо иметь внутреннего тренера, который будет обучать сотрудников. Этот «тренинг» необходим как вводный курс, новый сотрудник без него просто не сможет работать. Например, из-за того, что в сфере продаж, колл-центрах и т.д. большая текучесть кадров, чтобы не тратить много ресурсов, внутреннему тренеру/наставнику проще сразу обучить команду из 10-20 человек, которым он расскажет кратко о компании, чем она занимается, какими товарами/услугами торгует и познакомит всех со скриптами. Также может быть необходимость в создании качественного обучающего ролика как вводного курса, который вместо «ментора» будет помогать сотрудникам ознакомиться со спецификой их работы.

Среди компаний большинство вышеперечисленных инструментов уже автоматизируются с помощью чат-ботов. Благодаря им компании экономят множество ресурсов, а вся необходимая для сотрудников информация собрана в одной системе. Реализовать адаптацию будет проще, возможно, это пригодится малому и среднему бизнесу.

Помните, что, не обращая внимания на «комфорт» вашего сотрудника, вы можете не только потерять его навсегда, но и понести значительные финансовые потери, поскольку замена каждого сотрудника стоит около 30% его годового дохода. Конечно, невозможно заранее предсказать или же избежать некоторых случаев потери кадров, но по собственному опыту скажу: хорошо структурированная программа — залог эффективного и успешного процесса адаптации сотрудника.