Как выбрать программу для автоматизации складского учета

Складской учет в логистике

Складской учет это важнейший элемент менеджмента в складской логистике, который представляет собой отлаженную систему регистрации, контроля и анализа движения товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ). Автоматизация учета позволяет управлять запасами  по полному производственному циклу, начиная с приемки товаров на склад и заканчивая отгрузкой конечному потребителю, что минимизирует потери, оптимально выстраивает взаимодействие логистических процессов и обеспечивает прослеживаемость операционной деятельности.

В общем можно выделить следующие основные этапы учета:

• приемка товаров на склад, ведение всех необходимых записей, включая информацию о дате поступления, количестве, партиях, габаритах, поставщиках, условиях хранения;
• хранение и обеспечение прослеживаемости по срокам годности, местоположению, соблюдению выдерживания необходимого температурного режима, уровня влажности в складских помещениях;
• инвентаризация и периодические проверки, оценка точности данных и соблюдения процедур контроля качества, выполнение требований FIFO (First In — First out, англ. Первым пришел — Первым ушел);
• отгрузка и ведение всех необходимых записей о товарах, которые были отгружены со склада, включая те, что вернулись от потребителя в виду выявленных несоответствий.

Существуют различные методы ведения складского учета, выбор которых зависит от специфики деятельности компании:

• периодический (когда необходима полная инвентаризация склада в определенные периоды времени, например, ежемесячно);
• постоянный (когда записи о движении товаров надо вести непрерывно, в режиме реального времени);
• комбинированный (когда требуется сочетание периодического и постоянного подходов).

Складской учет успешно используется в розничной торговле крупными ритейлерами, маркетплейсами, небольшими складами для управления запасами, в производственных цехах фабрик и заводах в фармацевтике, судоходной логистике — в настоящее время сложно себе представь компанию, которая бы не внедряла складской учет.

Важный вопрос осуществляется этот учет вручную, либо все процессы автоматизированы.

Основные принципы складского учета — соблюдение точности в данных по каждому заказу, прозрачности и доступности информации для всех заинтересованных сторон, эффективность оптимизации складских процессов для снижения затрат и повышения производительности и соблюдение сроков в своевременности поставок.

Помимо этого, одной из ключевых задач складского учета является анализ данных, чтобы собственник или руководитель могли оперативно использовать информацию о движении товаров для оптимизации складских процессов, прогнозирования спроса, управления маржинальностью продаж и репутацией компании на рынке, постоянно повышать конкурентоспособность. 

Какие существуют программы для складского учета 

Существует множество программ для автоматизации складского учета, от простых до сложных, с различными функциональными возможностями, например:

1. Базовые программы предназначены для малых предприятий с простыми потребностями в управлении запасами. Обычно включают в себя функции по регистрации прихода и расхода товаров, контроль остатков на складе, формирование отчетов о движении товара:

Google Sheets — бесплатный инструмент, который можно использовать для создания простых таблиц складского учета;

Microsoft Excel — позволяет создавать более сложные таблицы, использовать формулы и макросы.

Zoho Inventory — облачная система складского учета с базовыми функциями.

Brightpearl — ERP программа для управления запасами и заказами с функциями складского учета.

TradeGecko — платформа для коммерции малого бизнеса, предлагающая функции управления запасами, заказами и складским учетом.

2. Программы среднего уровня предлагают более широкий функционал, включая управление поставщиками и клиентами, планирование закупок, учет серийных номеров, интеграцию с системами бухгалтерского учета. Подходят для средних предприятий с более сложными операциями.

Oracle E-Business Suite — целый комплекс приложений для бизнеса с широким функционалом ведения складского учета.

Microsoft Dynamics — модульная единая платформа для управления компанией с модулем для складского учета.

Infor — программное обеспечение для управления производством и логистикой, включающая модуль складского учета.

NetSuite — облачная ERP-система с встроенным модулем для обеспечения складского учета.

3. Комплексные системы складского учета представляют собой комплексные решения для крупных предприятий, работающих в сложных логистических цепочках. позволяют управлять несколькими складами, оптимизировать маршруты движения товаров, автоматизировать процессы упаковки и отгрузки, интегрироваться с ERP-системами.

WMS (с англ. Warehouse Management System — Система управления складом) — специализированные программы для управления складом, предлагающие расширенные функции для оптимизации складских процессов. Например, AS WMS.

TMS (с англ. Transportation Management System) — программное обеспечение для управления перевозками, которые могут быть интегрированы с WMS для оптимизации логистических процессов.

Примеры хорошо зарекомендовавших себя в использовании программ складского учета:

1. 1С:Управление торговлей (УТ): Широко распространенная в России система, предлагающая широкий функционал для управления торговлей и складом.
2. МойСклад: Облачный сервис, удобный для малых и средних предприятий. Предоставляет базовый функционал по управлению запасами и интеграцию с другими сервисами.
3. Zoho Inventory: Облачная платформа с расширенным функционалом, включая управление поставщиками, клиентами, производством.
4. InSales: Платформа для управления интернет-магазином и складом, интегрируется с популярными маркетплейсами.

Первостепенно собственнику компании необходимо учесть следующие важные показатели:

• Функциональность: Программа должна соответствовать специфике бизнеса и охватывать все необходимые операции по управлению запасами.
• Масштабируемость: Возможность расширения функционала и адаптации к росту бизнеса.
• Интеграция: Совместимость с существующими системами, такими как бухгалтерский учет, CRM, e-commerce платформы.
• Безопасность: Защита данных от несанкционированного доступа и утечек.
• Поддержка: Доступность технической поддержки и обновлений, удобного интерфейса для обучения сотрудников.
• Стоимость: Цена программы должна соответствовать бюджету предприятия.

От правильного выбора зависит эффективность работы склада, точность учета, а также скорость и качество обслуживания клиентов. Далее я хочу подробнее рассмотреть ключевые аспекты, которые необходимо учесть при выборе программы складского учета.

5 важных этапов выбора программы для складского учета

Выбор программного обеспечения для складского учета является важным стратегическим решением для любого предприятия, занимающегося хранением и движением товаров, далее давайте рассмотрим основные этапы. 

Этап 1. Анализ потребностей и специфики бизнеса

Прежде чем начать поиск конкретного программного обеспечения, необходимо провести тщательный анализ собственных потребностей, а главное, реальных возможностей.  Размер склада, количество SKU (единиц хранения), интенсивность поступления и отгрузки товаров — все эти факторы влияют на выбор программы. Требования к складскому учету могут существенно отличаться в зависимости от типа бизнеса: e-commerce, производство, оптовая торговля и т.д. Важно оценить необходимость интеграции с уже используемыми системами, такими как CRM, бухгалтерия, ERP. Необходимо провести детальный оценочный аудит на предмет поиска «узких мест» и понимания как должны быть выстроены процессы, с применением методики «as is — as to be», например, специалисты «Технологии учета» всегда начинают работу с такого аудита. 

Этап 2. Анализ функциональных возможностей программного обеспечения

 Программное обеспечение для складского учета должно обладать широким спектром функций, охватывающих все аспекты работы склада:

• Приемка и отгрузка товаров (автоматизация сканирования штрих-кодов, создание накладных, учет серийных номеров, контроль сроков годности).
• Управление запасами (резервирование товаров, мониторинг остатков, анализ движения товаров, оптимизация размещения на складе).
• Инвентаризация (автоматизированный подсчет запасов, генерация отчетов о расхождениях,  возможность корректировки данных).
• Управление персоналом склада (назначение задач, контроль выполнения, анализ производительности).
• Аналитика и отчетность (формирование различных отчетов по движению товаров, остаткам, оборотам, возможность экспорта данных в различные форматы). 

Этап 3. Анализ технических аспектов 

Важно обратить внимание на технические характеристики программы, такие как архитектура построения бизнес-процессов и операций, безопасность данных (шифрование данных, контроль доступа, резервное копирование), поддержка и обслуживание (доступность технической поддержки, регулярные обновления) совместимость с оборудованием (сканеры штрих-кодов, принтеры этикеток, терминалы сбора данных).

Этап 4. Анализ стоимости и ROI (возврат инвестиций)

 Стоимость программного обеспечения может варьироваться в широком диапазоне, необходимо проанализировать условия использования лицензии (единовременная оплата и ли предусмотрена оплата за обновления). Также важно оценить дополнительные расходы (на интеграцию, настройку, обучение персонала), просчитать экономическую выгоду (снижение затрат на ручной труд, уменьшение потерь от недостачи и порчи товаров, повышение скорости обработки заказов, увеличение пропускной способности склада, повышение оборачиваемости топовых позиций). 

Этап 5. Тестирование Демо-версии

Перед принятием окончательного решения рекомендуется запросить демо-версию программы, чтобы ознакомиться с интерфейсом и функционалом, в каких-то случаях может быть необходимо провести «пилотный проект». Например: установить программное обеспечение на небольшом участке склада для оценки ее эффективности в реальных условиях, таких как использование штрих-кодирования для идентификации товаров и ускорения операций; RFID-технологии; введение радиочастотной идентификации для автоматического отслеживания товаров; применение оборудования — погрузчики, конвейеры, сканеры штрих-кодов. Имеет смысл изучить отзывы от реальных пользователей (складских работников, менеджеров, IT-специалистов).

Выбор программы складского учета — сложный процесс, требующий взвешенного подхода и тщательного анализа. Учитывая все вышеперечисленные аспекты, можно выбрать оптимальное решение, которое будет способствовать оптимизации работы склада, повышению эффективности бизнеса и достижению поставленных целей.

Например, независимо от величины склада преимущества использования комплексного решения для складского учета очевидны — WMS представляет собой специализированное программное обеспечение, предназначенное для управления всеми аспектами складской логистики. Оно позволяет автоматизировать процессы приема, хранения, комплектации и отгрузки товаров, а также обеспечивает точный контроль за уровнем запасов в режиме реального времени.

Основные преимущества внедрения WMS для автоматизации складского учета

•  Повышение точности учета.

Ошибки, связанные с ручным вводом данных и влиянием человеческого фактора минимизируются, система обеспечивает точный учет всех товарных позиций на складе. Это позволяет избежать дефицита товаров, пересортицы и других проблем, связанных с неточным использованием аналитических данных.

• Оптимизация использования складских площадей.

WMS позволяет эффективно планировать размещение товаров в помещениях, учитывая их характеристики, частоту оборота и другие факторы. Это помогает максимально использовать доступные площади, значительно снижать расходы на аренду, иные накладные расходы.

• Ускорение выполнения заказов.

Автоматизация процессов комплектации и отгрузки заказов с помощью WMS значительно сокращает время их выполнения. Это повышает удовлетворенность клиентов и конкурентоспособность компании.

• Снижение операционных затрат.

WMS помогает оптимизировать использование складской техники, персонала и ресурсов, что приводит к снижению операционных затрат.

• Улучшение прозрачности и контроля.

WMS предоставляет собой систему, в которой содержится исчерпывающая информация о движении товаров на складе, что позволяет отслеживать все этапы производственного цикла и принимать своевременные решения, основанные на фактах и мониторинге данных. Внедрение WMS — это стратегическое решение, которое может существенно повысить эффективность складской логистики и конкурентоспособность предприятия в целом. При выборе системы важно учитывать специфику бизнеса, объемы складских операций и требования к функциональности.

В заключении хочу сказать, что выбор программы складского учета является важным решением для любой компании, работающей в сфере складской логистики. Тщательный анализ потребностей, сравнение различных решений и оценка ключевых критериев позволит выбрать оптимальный вариант, который будет способствовать оптимизации бизнес-процессов, повышению эффективности и выгодно отличать от конкурентов.