Кейс: Внедрение системы генерации и сканирования QR-кодов

QR-коды для «Станков Групп» обеспечили 100% актуальность статусов заказов и полную прозрачность для клиентов

Задача и причина

Причина

В «Станков Групп» статусы заказов обновлялись менеджерами вручную: смена этапа в производстве происходила фактически сразу, а отражалась в CRM через 1–6 часов или позже. Из-за разрыва:

клиенты не понимали реального положения дел,
рос поток запросов «на какой стадии заказ?»,
увеличивалась нагрузка на менеджеров,
усложнялась координация между отделами.

Причина заключалась не в человеческом факторе, а в отсутствии простой и быстрой точки фиксации статуса прямо «на месте события» — в цехе, на складе, в логистике.

Задача

Создать решение, позволяющее:

обновлять статус заказа прямо на производственной площадке в момент выполнения операции,
синхронизировать все изменения с CRM и бизнес-процессами,
информировать клиента автоматически,
ограничить доступ к изменению статусов только полномочными сотрудниками.

Алгоритм внедрения

1. Анализ процессов

Мы провели интервью с отделами продаж, производства и логистики и картировали процесс прохождения заказа: от подтверждения до отгрузки. Выявили 9 ключевых точек, где происходят изменения статуса и требуется фиксация.

2. Разработка модели обновления статусов

Были определены:

список допустимых статусов,
логика переходов,
роли сотрудников и разрешения.

Это позволило исключить хаотичное обновление и задать строгую рабочую модель.

3. Генерация QR-кода

На этапе подтверждения заказа CRM автоматически создает уникальный QR-код, закрепленный:

в карточке сделки,
в сопроводительных документах.

Сканирование ведет на защищенную внутреннюю страницу с кнопками обновления статуса.

4. Интеграция QR-кода в документооборот

Код автоматически встраивается:

в заказ-наряд,
счет,
маршрутный лист,
документы на отгрузку.

QR сопровождает заказ на всем пути.

5. Разработка механизма сканирования

Авторизованные сотрудники (цех, склад, логистика, менеджеры) могут сканировать код с:

телефона,
терминала,
планшета.

Система проверяет полномочия и дает право изменить статус.

6. Автоматическое обновление в CRM

После сканирования:

статус меняется в CRM,
фиксируется отметка кто и когда изменил,
запускаются внутренние бизнес-процессы:
- создание задач,
- уведомления отдела,
- logging.

7. Уведомления клиента

Параллельно клиент получает автоматические сообщения о ключевых изменениях:

запуск в производство,
завершение,
передача в логистику,
отгрузка.

Причем формат отправки выбирается заказчиком (мессенджер или e-mail).

8. Обучение сотрудников

Производственные сотрудники прошли 40-минутный инструктаж и получили памятку по работе с системой.

Трудности и их решение

Проблема: На старте сотрудники цеха опасались дополнительной нагрузки.

Решение: показали, что процесс занимает 5–10 секунд, а рутину по отчетности снимает полностью.

Проблема: часть сотрудников не хотела использовать личные телефоны.

Решение: выделили рабочие планшеты и стойки со сканированием в двух точках.

Результат

Результаты

В течение первых 60 дней использования получены измеримые изменения:

время обновления статуса сократилось с 1–6 часов до 2–7 минут,
количество обращений клиентов «какой статус заказа?» снизилось на 37%,
менеджеры сократили ручной ввод данных в CRM на ~25% времени,
улучшилась прозрачность взаимодействия между отделами,
каждое действие фиксируется в истории заказа, что повысило управляемость процессов.

Компания получила защищенный и полностью контролируемый процесс обновления статусов, отражающий реальное состояние заказов в режиме, максимально близком к реальному времени.

Источники изображений:

Личный архив компании

Рубрики

IT и технологии

Предыдущая новость

Защита клиентской базы в Битрикс24: роли и настройки

Интересное: