«Автоматизируйтесь сейчас, чтобы потом не было слишком поздно и дорого»

— Эльвира Алексеевна, расскажите подробнее о вашей компании: каковы основные направления деятельности и достижения.

— Компания «Аэроэкспресс» базируется в Москве. Мы организуем железнодорожные перевозки пассажиров от центральных вокзалов и из других районов города в 3 главных аэропорта Москвы — Домодедово, Шереметьево, Внуково. Также оперируем автобусными направлениями: в 2019 году запустили автобусы от станции метро «Ховрино» до аэропорта Шереметьево, а в 2022 году было успешно запущено еще одно направление от станции метро «Домодедовская» в аэропорт Домодедово. Сегодня «Аэроэкспресс» является основным перевозчиком в столичные аэропорты, который позволяет быть на месте в срок, без пробок и стресса. По итогам 2022 года мы перевезли 9,5 млн пассажиров!

— Как такая стремительно развивающаяся компания относится к повсеместной автоматизации? Вы видите в ней источник новых возможностей или навязанную необходимость? 
— В современном мире, где ежедневно из СМИ мы узнаем о новых бизнес-решениях, изобретениях и методах управления, все из которых так или иначе связаны с автоматизацией, успешному бизнесу необходимо идти в ногу со временем. Но не каждый бизнес и не каждый руководитель готов к автоматизации, некоторым она дается «болезненно».

За время своей работы я не раз сталкивалась с такими компаниями/контрагентами, которые отрицают или не хотят внедрять автоматизацию. Один из ярких примеров – процесс автоматизации документооборота. На данный момент более 80% контрагентов с которыми взаимодействует мой отдел все еще используют бумажный документооборот.

Хотя ЭДО – комфортный инструмент для обмена документами, который позволяет оперативно и без лишних затрат времени и дополнительных расходов произвести обмен, офис не завален бумагами, вся работа проходит быстро. 

— А что в компании «Аэроэкспресс» уже автоматизировано? И, на ваш взгляд, какие бизнес-процессы стоит автоматизировать в компании в первую очередь? 

— Могу ответить со стороны работника HR подразделения. Первое, что следует автоматизировать в HR — кадровую работу. Я о внедрении КЭДО. Сейчас мы тестируем пилотный проект одной из таких систем. Наши сотрудники будут использовать мобильное приложение, в котором у них будет возможность ознакомиться с приказами, мгновенно заказать справки, подать заявление в отдел кадров и т.д. Там же будет отображаться расчетный лист, даты отпуска. 

Что касается блока подбора, обучения и развития персонала — в конце 2022 года было принято решение автоматизировать процесс обучения. Наша компания помимо выполнения железнодорожных и автобусных перевозок имеет свое локомотивное депо по ремонту и обслуживанию электропоездов, где трудятся 500 сотрудников рабочих специальностей. Рабочие специальности предполагают постоянное обучение, аттестацию и повышение квалификации. Обучение бывает как ежегодное, так и на срок 3 года или 5 лет. За это время в компании может многое измениться, в том числе сотрудник кадровой службы, сотрудник, которого аттестовали, его руководитель. Чтобы эти данные не терялись и можно было эффективно выстраивать годовой план обучения, мы планируем ввести систему, которая будет показывать, когда сотрудник был обучен и через сколько будет очередное обучение. Здесь же мы сможем автоматический формировать списки обучаемых и выгружать приказы. Внедрение такой системы сэкономит время, улучшит долгосрочное планирование и поможет эффективно сформировать бюджет на следующий год. 

 — Как вы считаете, стоит ли автоматизация того, чтобы в нее вкладываться финансово уже сейчас?
— Это того стоит. Мы не знаем, что будет завтра: инновации в бизнес-среде развиваются зачастую быстрее, чем сам бизнес. Или, к примеру, может выйти закон о том, что мы больше не используем бумажный документооборот, а только электронный. Сейчас это вполне реально, так как все больше внимания уделяется разумному потреблению. Настанет время, когда придется перейти на то же КЭДО, и полностью отказаться от бумажных документов, удостоверений, дипломов. Лучше это сделать сейчас, чтобы потом не было слишком поздно и не было слишком дорого. Потому что с ростом спроса на сервисы — вырастет и предложение, вырастет стоимость на эти сервисы.

— Внедрение цифровых сервисов в бизнес-процессы компании требует новых подходов к корпоративной культуре, с людьми нужно больше разговаривать, убеждать, отвечать на вопросы. Как выстроена корпоративная культура в вашей компании? Какие совместные мероприятия проводите?

— На данный момент мы активно развиваем нашу корпоративную культуру. При внедрении новых процессов и идей, которые напрямую влияют на работу сотрудников, мы проводим опросы и обучающие тренинги. Об изменениях и нововведениях наши сотрудники узнают из рассылок в Outlook и публикаций новостей на корпоративном портале. А еще, стараемся делать упор не только на сотрудников, но также и на членов их семей.

Например, 1 июня мы провели конкурс рисунков «Профессия моих родителей». Каждый год для семей сотрудников проводится экскурсия в наше локомотивное депо, где можно увидеть процесс его работы, почувствовать себя настоящими машинистами и узнать изнутри компанию, в которой трудится их член семьи.

Большое внимание уделяется физическому развитию сотрудников: ежегодно наши команды по футболу и настольному теннису участвуют в турнире среди крупных компаний Москвы и МО. И уже не первый раз занимают призовые места: в июне этого года среди футбольных команд и команд по настольному теннису мы заняли почетное второе место. 
4 августа в честь Дня железнодорожника, который является нашим профессиональным праздником, был организован фуршет и вручены благодарности отличившимся сотрудникам от лица компании, Мэра Москвы, Департамента транспорта и ОАО «РЖД».

Корпоративная культура и ее развитие является важным инструментом укрепления лояльности со стороны сотрудников. А лояльные сотрудники – действенный механизм повышения эффективности организации. Именно поэтому мы так стараемся ее развивать, слушать, слышать наших сотрудников и реализовывать их инициативы с точки зрения корпоративной культуры.

— Благодарю за интервью!

Беседовала Филатова Яна