Если бы был выбор, кадровые процессы автоматизировали бы наполовину

Как изменился рынок кадрового делопроизводства за последние 10 лет?

В 2014 году мы заходили в качестве Управляющей компании на один московский завод, руководитель кадров показала их архив — это было похоже на сцену из фильмов ужасов. Подвал, наполовину затопленный водой, в котором стоят деревянные ящики с заплесневелыми трудовыми книжками.

Сейчас такое встретишь редко, большинство компаний ведут кадровый учет в специальных программах, например, 1С. Крупные холдинги  внедрили SAP, а совсем маленькие компании, в 15 человек — еще ведут учет вручную или в самописных программах. Но в нынешних реалиях без автоматизации кадровых процессов не обойтись, независимо от размера компании. 90% компаний кадровое делопроизводство ведут в 1С.

Почему сейчас без автоматизации кадровых процессов не обойтись? 

Во-первых, политика государства направлена на цифровизацию: в 2020 появились электронные книжки, 2021 — электронная отчетность в ФНС, в 2022 году — возможность подписывать кадровые документы в электронном виде.

Во-вторых, растет объем информации, количество документов, которые должен обработать, оформить, заполнить и передать кадровый специалист. И вручную это сделать невозможно. Средняя норма численности на одного кадрового специалиста — 250 человек, но знаю компании, где эта цифра вдвое больше 

Как к появлению автоматизированных процессов отнеслись кадровые специалисты?

Если бы у кадровых специалистов был выбор автоматизировать процесс или нет, они бы выбрали автоматизировать наполовину. Например, автоматизировать ведение личных карточек, но не трогать подписание заявлений.

Почему вы так считаете?

Любая автоматизация требует дисциплины: нужно в определенный срок внести определенные данные. И машине все равно, почему Петя не донес заявление. Результат и качество работы становятся прозрачнее, зависят не от похвалы руководителя, а от своевременности и корректности внесения данных — некоторых это пугает.

Что нужно автоматизировать в первую очередь?

Автоматизировать нужно абсолютно все. В кадровом делопроизводстве очень тяжело воспроизвести прием на работу или увольнение. Неправильно оформленные документы — причина самых дорогих увольнений.

Автоматизация позволяет сохранить историю движения сотрудника в компании: от приема до увольнения, и собрать большую информационную базу. Учетные системы помогают сократить количество ошибок при оформлении документов, а сервисы КЭДО вовремя подписывать документы и сохранять информацию о факте подписания.

С чего начать автоматизацию процессов?

Любой проект автоматизации — сложный процесс для всей компании, задействующий как денежные, так и человеческие ресурсы. Чтобы автоматизировать что-то в кадрах, нужно выделить бюджет, привлечь специалистов различных подразделений: IT, юристов, бухгалтерию. И главный аспект успеха — поддержка руководителя. Без этой поддержки загнется весь проект. Какие бы замечательные интеграторы ни участвовали, и какие бы сроки ни назывались.  

40% проектов автоматизации проваливается из-за недостаточной вовлеченности руководства*
*По данным рейтингового агентства «Эксперт РА»

Начиная любой процесс автоматизации, я всегда рекомендую фиксировать этапы, график и ответственных проекта, а после завершения интеграции — регламентировать новые бизнес-процессы.

А если решение автоматизации идет от руководителя отдела? Как убедить директора компании в важности проекта?

Предложить руководителю два варианта: первый — что будет, если мы это сделаем, и описать последствия. Второй — что будет, если мы этого НЕ сделаем.

Пусть руководитель решает сам и несет за это ответственность, как ЛПР. По сути, задача руководителя отдела — документально доказать акционеру, что его финансовая стабильность и спокойствие зависит от успешности проекта автоматизации кадровых процессов. Показать, какие судебные риски будет нести компания, если оставить все как есть. Показать, какие преимущества несет автоматизация процесса. Например, при направлении сотрудника в командировку, требуется приказ о направлении в командировку. Если кадровый специалист забыл про него, потерял — компании грозит штраф до 70 тысяч рублей или дисквалификация должностного лица при повторных нарушениях.

К чему стоит быть готовым при автоматизации?

Если компания большая, процесс может затянуться. Я встречала компании, где процесс длится больше 3 лет. Причин увеличения сроков проекта множество: поменялось руководство, и теперь у компании другие приоритеты, превышен бюджет проекта или во время внедрения софта рабочая группа внесла правки в ТЗ, и внедрение началось с нуля. По моему опыту, автоматизация в крупных компаниях со сложной иерархией и бизнес-процессами затягивается на 1,5-2 года.

Еще один барьер автоматизации — возражение сотрудников, особенно это касается подписания документов. Доверие людей к сервисам КЭДО только формируется.

Как работать с возражениями сотрудников?

Все зависит от типа возражения. Некоторые боятся, что их данные попадут третьим лицам. Если сотрудник встречался с мошенничеством, переубедить его практически нереально, так как ни одна служба безопасности не дает 100% гарантии этой самой безопасности.

Если сотрудник не хочет переходить на КЭДО, потому что «документ не на бумаге, значит, его нет», то тут можно поставить в пример другие сервисы, с которыми сотрудник встречается в жизни. Например, заказ справок через Госуслуги, перевод денег на карточку. Еще работает такая фраза «подпись электронная, а зарплата реальная».

Есть сотрудники, которые сначала отказываются от КЭДО, а потом посмотрев на опыт коллег, меняют решение. Возражения будут, потому что сотрудник не должен разбираться, как работает сервис, объяснить ему это — задача компании и разработчиков сервиса.

Рекомендация от экспертов Nopaper: при выборе сервисов КЭДО обращайте внимание на работу техподдержки. Какие-то сервисы ответят вам в течение 3-5 минут бесплатно, а где-то за консультацию придется доплачивать.

А как к автоматизации бизнеса относятся в других странах?

В Европейских странах, таких как Германия, Эстония, автоматизация — норма. Там за один клик можно узнать всю необходимую информацию о сотруднике.

В Латинской Америке автоматизация большей части компаний (за исключением мировых холдингов) на низком уровне, там еще можно встретить людей, которые на доисторической печатной машинке делают отчеты для руководителя.

Как вы думаете, какое дальнейшее будущее автоматизации в России?

Будет продолжаться глобальная автоматизация внутренних процессов компании, интегрированная в систему отчетности государства и соединенная со всеми сервисами. Например, банк будет автоматически видеть реальный доход кредитного заемщика, а значит, упразднятся справки о доходах. В HR-отдел будет автоматически поступать информация о декретном отпуске и больничных.

Возможно, лет через 30-50 у каждого из нас будет что-то типа чипа,  вживленного под кожу, со всей персональной информацией). Точно будет меньше ошибок, но больше контроля.

Больше про автоматизацию кадровых процессов, подбор персонала в телеграм-канале Натальи «HR хроники».