Трудовые конфликты: правовые риски в КЭДО

Есть предпосылки, что кадровый электронный документооборот (КЭДО) к 2025 году станет обязательным. Согласно исследованию, 75% компаний уже используют КЭДО или находятся в стадии внедрения, тогда как 19% планируют начать внедрение КЭДО в ближайшие два года.

Трудовые конфликты с работниками есть и будут. И не важно, продолжаете ли вы вести документооборот на бумаге или применяете КЭДО.  Вопрос только в том, как компания, применяющая КЭДО будет предоставлять в суде доказательства и какие меры примет, чтобы споры не возникали. Конечно, рассмотрение трудового спора в суде при применении в компании КЭДО сложнее, чем при наличии бумажного документооборота. Часто требуются дополнительные доказательства по процедуре, технические экспертизы.

В этой статье я расскажу, с чем возникают проблемы в суде при наличии КЭДО, как с помощью сервиса кадрового ЭДО доказать, кто и когда подписал документ, и какие материалы необходимо подготовить до внедрения КЭДО и при защите в суде. 

Материал подготовлен совместно со старшим юристом ООО «Бридж Групп» Екатериной Граниной и юристом сервиса КЭДО Nopaper Юлией Берловой

В Трудовом кодексе РФ КЭДО регулируют — статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений», ст. 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот» и ст. 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота». Эти статьи отражают порядок взаимодействия работодателя и работника с электронным документооборотом.

С чем чаще всего возникают проблемы в суде при наличии КЭДО

1. С тем, что прописано в самих документах.
2. Со сроками подписания документов.
3. С незнанием сотрудника о том, что такое КЭДО и недостаточное уведомление об этом со стороны работодателя.

Примеры трудовых споров при использовании КЭДО связаны в большинстве случаев не с тем, что работодатель внедрил кадровый ЭДО в бизнес-процессы компании. А с тем, что он неправильно применил процедуры по ТК РФ. Многие работодатели забывают, что кадровый электронный документооборот равен бумажному. Они различаются лишь форматом подписи и процессом согласования. Поэтому важно не забывать при ведении КЭДО применять нормы трудового законодательства корректно.

Какие документы подготовить прежде, чем внедрять КЭДО

Некоторые споры, инициированные сотрудниками, начинаются с фразы: «Я не понимал и не знал, какие последствия будут от того, что я нажму кнопку в телефоне. Меня вводили в заблуждение и не объяснили, как работать в системе». В таком случае вы выиграете суд, если применяли нормы ТК РФ и грамотно подготовились к внедрению КЭДО. О том, какие документы нужно заранее разработать и что нужно запросить у сервиса для подтверждения действий сотрудника в системе, рассмотрим дальше.

Суды могут признать недействительным документ, если факт его подписания сотрудником и работодателем нельзя доказать. Поэтому, прежде чем начать подписывать документы через КЭДО, работодатель должен внедрить КЭДО, а также издать соответствующие локально-нормативные акты, уведомить сотрудников и взять у них согласие на переход на КЭДО и разъяснить работникам как работать в КЭДО. Без этих документов переход на КЭДО будет считаться в суде неправомерным. 

Для того, чтобы перейти на КЭДО законно, работодателю необходимо подготовить:

1. Локальный нормативный акт о вводе ЭДО. В нем обязательно укажите:

• Через какую информационную систему будет организован электронный документооборот работодателя, и как сотрудник получит к ней доступ.
• С какими документами вы будете работать через КЭДО, и с какими сотрудниками их подписывать.
• Когда вы сообщите работникам о переходе на электронный документооборот и когда введете КЭДО в работу.

2. Локальный нормативный акт о порядке осуществления электронного документооборота в кадровой службе. Он может быть оформлен как приложение к ЛНА об ЭДО. Пропишите в нем:

• Дату, до которой сотрудник должен подписать или отклонить электронный документ.
• Порядок работы с системой: кто и когда будет проводить обучение.
• Исключения. Напишите, в каких ситуациях электронный документ может быть оформлен на бумаге.
• Порядок работы с профсоюзом. Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится выборный орган профсоюза. Предусмотрите, как будете работать с ними.

3. Уведомление и согласие сотрудников. Это информация работодателя об отказе от бумажного обмена документами и перехода на электронный кадровый документооборот. Сотрудники должны в письменной форме согласиться на нововведения. Если у сотрудника нет стажа работы, он впервые трудоустроен с 2022 года, то его согласие на кадровый электронный документооборот не требуется.

Указанные документы помогут доказать, что работник согласился обмениваться с вами документами в электронном виде. Но может случиться так, что сотрудник пытается оспорить факт выпуска и подписания документа.

Хочу отменить, что важно не только создать ЛНА о КЭДО, ознакомить сотрудника с этим ЛНА и правильно разграничить применение этой процедуры. Главное — правильно соблюдать и другие процедуры, определенные ТК РФ.   
То есть не забывать про сроки, если вы увольняете работника за дисциплинарное взыскание или за прогул. КЭДО в этом случае идет факультативным фактором и судебное решение будет в пользу работодателя, если сотруднику была правильно выдана подпись и он действительно что-то подписывал.

Доказательная база в сервисе КЭДО: что нужно запросить у сервиса КЭДО, если работник подал в суд

Юрист сервиса КЭДО Nopaper Юлия Берлова при возникновении трудового спора в компании, где есть КЭДО, в качестве доказательной базы рекомендует запросить:

1. Лог-файлы, подтверждающие работу конкретного пользователя в системе.
Лог-файл — информация о поведении пользователя в системе. Например, на основе этой информации можно доказать, что сотрудник был зарегистрирован в системе,  исполнял или не и исполнял свои обязанности, или восстановить хронологию событий. 

2. Запросите у разработчиков сервиса данные, и предоставляйте в суд выгрузку лог-файлов (журнал), подписанный владельцем сервиса. 

Выгрузки лог-файлов принимаются судами в качестве доказательств, например, в Решении Вязниковского городского суда (Владимирская область) от 1 июля 2014 г. по делу № 2-1113/2014 суд сделал вывод о фактическом выполнении бухгалтером трудовых обязанностей «на основании данных, содержащиеся в файлах регистрации работы в СЭД». 

3. Проверку электронной подписи в документе. Проверка поможет доказать, что документ подписан именно владельцем электронной подписи и что документ не меняли после подписания.
Запросите информацию, как осуществляется проверка электронной подписи в вашем сервисе, и предоставляйте в суд протокол проверки электронного подписи.  

Проверьте, все ли документы для перехода на КЭДО подписаны с сотрудником. КЭДО вводится работодателем на основании локальных нормативных актов и согласия сотрудников.

В завершение отмечу, что первым шагом при внедрении КЭДО должно стать формирование доказательной базы. То есть работодателю в самом начале стоит задуматься о том, как он будет защищать свои интересы в суде. Рекомендую еще на стадии формирования документов при внедрении КЭДО прописать и разъяснить сотрудникам, что для компании означает «применение кадрового электронного документооборота». Что кнопка «согласовано и/или подписано» равна подписи на бумаге. Несмотря на то, что нормы законодательства не обязывают работодателя проводить обучение по работе в системе КЭДО, я рекомендую это делать и фиксировать прохождение через ознакомление работников. Указанный подход позволит усилить позицию работодателя в суде.