Чек-лист по работе с самозанятыми

Сотрудничаете с плательщиками НПД? Проверьте себя по чек-листу Qugo. Если вы не выполняете хотя бы один из пунктов — пересмотрите условия договора и внесите в них корректировки, чтобы избежать споров с ФНС и трудинспекцией.

Сформулирована конкретная задача.

Договор ГПХ — это соглашение между заказчиком и исполнителем на выполнение конкретной услуги. То есть в тексте должна быть точно сформулирована задача, поручаемая самозанятому. Если в договоре она написана расплывчато — конкретизируйте в чеке или в акте выполненных работ.

Как правильно

Формулируйте задачу в п. 1.2 Предмет договора:

«Исполнитель обязуется оказать Заказчику услуги по (варианты):

• разработке логотипа;
• написанию статей на темы: ...;
• проведению семинара-тренинга по мотивации персонала;
• разработке и созданию сайта;
• созданию иллюстраций к статьям на темы: …».

Другой вариант — в п. 1.2 договора указать: «Исполнитель обязуется оказать Заказчику услуги, указанные в Приложении к договору от ____ № ___». И в Приложении к договору уже расписать задачи, поставленные самозанятому.

Задача измерима и конечна, как и срок договора

Услуга, которую оказывает плательщик НПД, должна иметь сроки выполнения и конечный результат. Например, самозанятый должен изготовить 30 подарочных корзин для сотрудников к Новому году или поклеить обои в офисе до конца ноября. 

Если из условий договора будет казаться, что задача самозанятого больше похожа на постоянную трудовую функцию, ФНС и трудинспекция переквалифицируют отношения в трудовые, начислят НДФЛ, взносы и пени. Например, нельзя заключать с плательщиком НПД бессрочный договор на оказание услуг по обзвону клиентов с целью заключения договоров на продажу товаров. Это функция штатного работника или агента.

Можно ли заключить с самозанятым долгосрочный договор

В законе о самозанятых (№ 422-ФЗ) нет ограничения по максимальному сроку действия договора ГПХ с плательщиками НПД. Клиентам нашей компании мы рекомендуем выбирать один из двух вариантов:

1. Заключать договор на одну услугу, указывая конкретный срок, например, месяц. После этого подписывать новый договор ГПХ.
2. Заключить договор на год и указать промежуточные сроки, по которым будет подписан акт и произведена частичная оплата. 

Периодичность выплат зависит от сроков реализации услуг

Заказчик перечисляет самозанятому оплату за оказанные услуги или работы только после приемки результата. А это значит, что деньги перечисляются по завершению определенного этапа выполнения работ, а не в конкретные даты каждого месяца.

Обратите внимание: только зарплата должна перечисляться не реже, чем каждые 15 дней. Оплата исполнителю ГПХ может производиться как раз в неделю, так и раз в несколько месяцев — сроки выплаты вознаграждения зависят от факта выполнения работ.

Как оплачивать услуги при долгосрочном сотрудничестве

Вы можете заключить договор ГПХ, например, с бухгалтером. В Приложении укажите, сколько стоит каждая услуга, например:

• 500 руб. — составление отчетов по зарплате и персональных сведений;
• 1000 руб. — заполнение декларации по УСН;
• 2000 руб. — составление бухгалтерской финансовой отчетности по истечению года;
• 300 руб. — сверка с контрагентом.

В конце каждого месяца до 5 числа подписывайте с бухгалтером-самозанятым акт выполненных работ, в котором укажите, сколько услуг и по какой стоимости было оказано, а также общую сумму.

При таком способе оплаты даже при долгосрочном сотрудничестве ФНС не переквалифицирует договор ГПХ в трудовой.

Размер оплаты зависит от объема выполненных работ, он неодинаков в течение года

Как было сказано ранее, самозанятому оплачивают только те услуги, которые он оказал. А значит, сумма не может быть одинаковой каждый месяц. Постоянная сумма — только у сотрудников на окладе, но это уже трудовые отношения.

Например, в сентябре бухгалтер-самозанятый составил 5 актов сверки. В октябре наступил отчетный период и кроме сверки с контрагентами исполнитель заполнил и сдал 3 отчета по работникам. Значит, сумма вознаграждения за октябрь будет больше, чем за сентябрь.

Как поступить

Не указывайте самозанятому твердую сумму вознаграждения в месяц. Оплачивайте каждую услугу по отдельности в соответствии с ценой, указанной в Приложении к договору ГПХ. Подписывайте акт выполненных работ и проводите оплату строго по оказанным услугам.

Из договора не следует, что заказчик контролирует ход выполнения работ

Заказчик может только принять работу или отправить на редактирование, если самозанятый не исполнил условия договора ГПХ. Но контролировать саму работу и процесс ее выполнения нельзя. Исключение — если в договоре прописано, что работа выполняется в несколько этапов, после чего следует оплата. В этом случае вы можете проверить не только конечный результат, но и промежуточный.

Запомните: контролировать процесс выполнения работы и требовать показать результаты может только работодатель от сотрудника, оформленного по трудовому договору. 

Что еще нельзя контролировать при сотрудничестве с самозанятым

Не устанавливайте исполнителю график работы: он может работать днем, ночью или в выходные по своему усмотрению. Вы можете прописать в договоре, например, что плательщик НПД должен отвечать на ваши сообщения в течение суток. Или выходить на связь в рабочее время по будням. Но никак не заставлять работать самозанятого по графику работы компании.

В договоре не указана возможность предоставления средств оказания услуг

Самозанятые оказывают услуги своими силами и со своим оборудованием. В договоре нельзя указывать, что заказчик обеспечивает оборудованием исполнителя по договору ГПХ. Только по ТК РФ работодатель оборудует рабочее место сотрудникам и компенсирует использование личного оборудования при его использовании в работе. Например, дистанционщикам.

Как быть, если надо предоставить исполнителю материалы

Представим, что вы оформляете договор ГПХ с самозанятым на поклейку обоев в офисе. Как быть с материалами? Нашим клиентам мы предлагаем два варианта сотрудничества:

1. Пропишите в договоре, что вы предоставляете самозанятому-ремонтнику материалы сами. Обои и клей в этом случае — сырье, а не оборудование. Факт передачи материалов подтвердите актом или накладной на отпуск материалов. А в договоре пропишите ответственность за порчу обоев после принятия. 
2. Укажите, что исполнитель сам приобретает материалы для работы: можно прописать марку, цвет или конкретный артикул товара. Но тут есть один минус — стоимость материалов будет включаться в налоговую базу самозанятого, а значит, ему придется заплатить НПД с этой суммы тоже.

Договор может содержать стандарты качества оказания услуг

Заказчик имеет право как принять конечный результат работ по договору ГПХ, так и отказаться или вернуть на доработку. А значит, вы можете прописать стандарты качества. Кроме этого, такие условия, указанные в договоре, будут служить критерием гражданско-правовых отношений для ФНС — вы можете отказаться от приемки результата работы и не оплатить некачественно оказанные услуги.

Как прописать качество работы в договоре ГПХ

Формулируйте это условие в свободной форме. Приведем пример конечного результата для разработчика логотипа:

«Исполнитель обязуется сдать логотипы до 30.10.20.23 по следующим параметрам:

• разработан в серо-синих оттенках с соблюдением стиля компании заказчика;
• предоставлены три варианта в размерах: 1590 х 400 рх, 350 x 75 рх, 160 x 160 px;
• подготовлены форматы SVG и PNG (прозрачный логотип)».

Из договора не следует включение исполнителя в производственную деятельность заказчика

Подписывайте договор ГПХ с самозанятым только на разовые или сезонные услуги, то есть на те виды работ, которые не относятся к основному виду деятельности компании. Если вам нужен сотрудник на постоянной основе — заключайте трудовой договор. Также следуйте правилу, что вы не являетесь работодателем, а заказчиком услуги.

Для того, чтобы было проще ориентироваться в правилах взаимодействия с самозанятыми, мы составили удобный чек-лист и памятку.