Как распределять роли с партнером, командой и клиентом

Правильно распределить роли и обязанности с партнерами, сотрудниками, клиентами и подрядчиками — значит, грамотно решить одну из главных тактических задач в бизнесе. Чем аккуратнее проделана эта работа, тем меньше шероховатостей в реализации общей бизнес-стратегии.

Опытным предпринимателям это хорошо известно: здесь они съели не один пуд соли. Начинающие бизнесмены и эксперты, рабочие будни которых не обходится без переговоров с заказчиками, подрядчиками, партнерами для запуска совместных проектов, не всегда работают чисто на этом важном этапе. 

Как грамотно распределять роли и обязанности в разных деловых контекстах, расскажу с опорой на личный опыт в серийном бизнесе и с позиции профессионального медиатора и эксперта по коммуникациям. 

Тетраэдр коммуникации: роли и функции 

Роли и функции — важный стержень коммуникации, стороны которой согласовывают, говоря простым языком, кто, кому, чего и сколько должен. В такие отношения вступают: 1) партнеры по бизнесу; 2) владельцы бизнеса и команда; 3) владельцы бизнеса и клиенты; 4) команда и клиенты; 5) владельцы бизнеса и подрядчики; 6) команда и подрядчики и др. 

Роли и функции — один из четырех опорных элементов тетраэдра коммуникации, универсальной модели большинства отношений между сторонами деловой коммуникации. Принципы и особенности работы этой модели подробно описала здесь.   

Общие принципы работы с ролями и обязанностями

Вне зависимости от того, между кем обсуждается распределение ролей и функций, есть универсальные принципы работы:

1. Ясность и прозрачность 

По итогу коммуникации все стороны должны четко понимать свои роли, задачи и зоны ответственности. Это избавит от дублирования функций, сбоев в работе и конфликтов.

2. Взаимное доверие и уважение

Участники переговоров должны проявлять взаимное уважение и доверять друг другу. В противном случае достигнутые договоренности могут быть шаткими и недолгосрочными.

3. Конструктивность и эффективность 

В фокусе внимания при распределении ролей и задач должен быть такой принцип: каждый выполняет те функции, которые наиболее соответствуют его компетенциям и личным интересам. Это позволит быть наиболее эффективным и получать внутреннее удовлетворение от работы. 

Роли и обязанности: что важно согласовать с партнером по бизнесу

С партнером по бизнесу важно согласовать эти роли и задачи: 

1. Стратегия:

- разработка долгосрочной стратегии развития бизнеса

- определение ключевых направлений и приоритетов

- принятие решений по выходу на новые рынки

- анализ конкурентной среды и выработка ответных действий

2. Финансы:

- управление финансовыми потоками и бюджетом

- привлечение инвестиций и кредитование

- оптимизация налогообложения

- контроль финансовой отчетности и аудит

3. Операционка:

- организация эффективных бизнес-процессов

- управление производственными мощностями

- оптимизация логистики и цепочек поставок

- контроль качества продукции/услуг

4. Маркетинг и продажи:

- разработка маркетинговой стратегии

- продвижение бренда и управление репутацией

- ценообразование и управление ассортиментом

- анализ рынка и поведения потребителей

- формирование эффективной стратегии сбыта 

- управление командой продаж и ее мотивация

- поиск и привлечение новых клиентов

- контроль выполнения плановых показателей

5. Работа с персоналом:

- подбор, адаптация и развитие сотрудников

- управление корпоративной культурой

- организация системы обучения и повышения квалификации

- решение вопросов социального обеспечения

6. Правовые вопросы:

- юридическое сопровождение работы компании

- разработка и оценка договоров и соглашений

- представление интересов компании в судебных спорах

- проверка соответствия и соблюдения законодательства

7. Генеральное руководство:

- общее руководство и координация главных бизнес-процессов

- принятие ключевых стратегических решений

- представление интересов компании на внутреннем и внешнем рынках

- налаживание взаимодействия всех подразделений

Этот список ролей и задач далеко не полный. В каждом случае добавляются свои, и они не распределяются только между партнерами. Многое может и должно быть делегировано соответствующим специалистам команды. Но обговорить роли и функции, определить и согласовать, кто их возьмет на себя, партнеры должны на старте.  

Роли и обязанности: что важно согласовать с командой бизнеса

С бизнес-командой важно согласовать такие моменты:

1. Должностные обязанности, полномочия и зоны ответственности

2. Требования к квалификации, опыту и компетенциям сотрудников

3. Система оплаты труда, премирования и нематериальной мотивации

4. Режим работы, отпуска и больничные

5. Процедуры найма, адаптации и увольнения сотрудников

6. Возможности профессионального развития и карьерного роста

7. Корпоративная культура, ценности и правила поведения

8. Механизмы обратной связи и разрешения конфликтов

9. Охрана труда и обеспечение безопасности

10. Социальные гарантии и льготы

Роли и обязанности: что важно согласовать с клиентом

Чтобы укреплять лояльность клиента и выстраивать долгосрочные отношения, важно согласовать:

1. Понятное и прозрачное описание продуктов и услуг

2. Сроки, стоимость и порядок оплаты

3. Технические требования и стандарты качества

4. Гарантийные обязательства и работа с претензиями к качеству

5. Порядок приемки результатов работ и поставки товаров

6. Ответственность сторон за нарушение условий договора

7. Конфиденциальность и защита персональных данных

8. Процедура внесения изменений в условия сотрудничества

9. Урегулирование споров и разрешение конфликтных ситуаций

10. Дополнительные услуги и специальные условия для клиентов

Откуда все эти принципы работы с ролями и функциями и списки вопросов, которые важно согласовать? Из личного опыта в бизнесе и ситуаций, за разрешением которых ко мне обращаются эксперты и предприниматели.  

Поделюсь личным опытом. 

Сейчас я развиваю 3 партнерских проекта: финансовый консалтинг («Атлас бизнеса»), услуги в медиации и коммуникации («Центр коммуникации и медиации») и швейное производство («Alpha style & Divina style»). В каждом за мной и партнерами закреплены конкретные роли и обязанности. В первом бизнесе моя основная роль — директор по развитию. Мои основные задачи — привлечение клиентов, деловые переговоры, взаимодействие с командой. В «Центре коммуникации и медиации» как управляющий партнер, я занимаюсь развитием продуктов и активно коммуницирую с клиентами и командой. В швейном производстве я принимаю стратегические решения, координирую операционные процессы, занимаюсь вопросами маркетинга.

Осознанное и обоснованное распределение ролей в каждом бизнесе — то, что позволяет на протяжении многих лет нам с партнерами сохранять глубокое уважение друг к другу. И это то, что делает нас и наши проекты эффективными и, как сейчас принято говорить, антихрупкими. Каждый из нас на своем месте: делает то, что умеет лучше всего. И это по любви, а не по протоколу. Мы не заходим на чужую территорию со своим уставом, говоря, как делать надо и как не надо. Мы доверяем друг другу, признавая компетентность каждого. Чтобы предложить идею или высказать конструктивную критику, мы регулярно организуем летучки, честно делимся сомнениями, опасениями, несогласием с чьим-то мнением, альтернативными предложениями. Это снимает большое количество проблем, которые есть в компаниях со слабой коммуникацией между партнерами, сотрудниками, клиентами и подрядчиками. Как это бывает, я хорошо знаю из своего опыта и ситуаций предпринимателей, приходящих в «Центр коммуникации и медиации» за экспертной поддержкой.