Зачем поставщикам и заказчикам нужна электронная подпись

ЭП: для кого и зачем

Электронная подпись — это аналог рукописной подписи. Она подтверждает авторство электронного документа, имеет юридическую силу и используется в большинстве закупочных процедур. 

Заказчики и поставщики регулярно работают с электронной подписью. Торги с участием государственных компаний в основном проводятся на электронных площадках. Одним из ключевых требований для участия является наличие электронной подписи, так как ее запросит большинство площадок уже на этапе регистрации.

Виды электронных подписей*:

1. Простая электронная подпись подтверждает сам факт подписи и идентифицирует автора документа. Такой вид подписи применяется в банковских операциях, для авторизации в различных системах и для работы в электронном документообороте.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись позволяет отследить все внесенные изменения в документ. Зачастую ее используют в процессе обмена документами с контрагентами, с которыми заключено предварительное соглашение.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись имеет самый высокий уровень защиты. Подтверждается сертификатом, который выдается удостоверяющим центром. Такая подпись позволяет представлять отчетность в контролирующие органы, участвовать в электронных торгах** и осуществлять электронный документооборот с контрагентами без заключения дополнительных соглашений.

Для работы в закупках нужна усиленная квалифицированная электронная подпись

Как получить усиленную квалифицированную ЭП

1. Выбрать удостоверяющий центр*** и подготовить документы (их список определяет сам центр).
2. Оплатить и получить электронную подпись. Далее получить сертификат и ключи ЭП, которые заносятся на специальный носитель (смарт-карту или USB).
3. Настроить программное обеспечение и браузер компьютера. С этим всегда помогут сотрудники выбранного удостоверяющего центра.
4. Зарегистрироваться в ЕИС для работы с закупками. Готово!

Важный момент: если для заказчика ЭЦП нужна всегда, то для поставщика есть ряд процедур, в которых можно участвовать без нее, например, в закупках у единственного поставщика, если заказчик готов заключить договор на бумаге, или имущественных торгах, которые проводит «Росимущество».

МЧД: для кого и зачем 

С 1 сентября 2023 года**** при получении электронной подписи в ее составе больше не содержатся данные работодателя, должность и полномочия физического лица. Фактически, такую подпись можно использовать как для профессиональных, так и для личных нужд. 

Тут же возникает вопрос: как связать подписанта электронного документа и организацию, чьим сотрудником он является? 

Для решения этого вопроса была введена машиночитаемая доверенность. Это доверенность в электронной форме, фактически замена бумажной доверенности, выданная руководителем юридического лица либо ИП своему сотруднику. Так руководитель дает право сотруднику подписывать документы и совершать другие действия от лица компании. 

МЧД выдается работникам, которые подписывают документы от лица организации. Генеральному директору или ИП, например, МЧД не нужна. 

В машиночитаемой доверенности содержатся: 

• электронная подпись; 
• данные руководителя и организации;
• данные доверенного лица (сотрудника или представителя);
• дата, с которой действует доверенность;
• полномочия представителя, определенная руководителем.

Но есть переходный период — до 31 августа текущего года те, кто получил ЭП, могут работать по старинке без МЧД. Однако рекомендуем не затягивать и оформить МЧД на РТС-тендер.

Итог

Электронная подпись — первый шаг для работы на электронных площадках. Без нее не получится принять участие в закупках. Если же у вас есть сотрудники, которые подписывают документы от лица компании или от лица ИП, то необходимо оформить для них МЧД. Оформление ЭП и МЧД не составляет труда, зато значительно упрощает подписание документов и проведение процедур на электронных площадках. 

_________________

* Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 №63-ФЗ 

** П. 3. ч. 1 ст. 4 44-ФЗ; ч. 5 ст. 3.3 223-ФЗ

*** Реестр аккредитованных УЦ 

**** Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 19.12.2022 №536-ФЗ (последняя редакция)