Предквалификация: как заказчику проверить надежность поставщиков

Один из самых нежелательных рисков для заказчика связан с заключением контракта с неблагонадежным поставщиком или подрядчиком, который не сможет исполнить все требования по контракту. Срыв поставок или работ может произойти по разным причинам: от нехватки внутренних ресурсов до ошибок при найме субподрядчиков. Минимизировать эту вероятность помогает процедура предквалификации, которая проходит до начала закупок: по ее итогам к торгам допускаются только проверенные компании. Как убедиться в надежности потенциальных партнеров, рассказывает руководитель проекта ЭТП ГПБ Ассист.Профиль Иван Стовпивский.

Что такое предквалификация

Предквалификация — это предзакупочная процедура, которую заказчики проводят до старта приема заявок, чтобы проверить потенциальных участников торгов на предмет их компетентности и достаточности ресурсов, а также финансовой состоятельности и репутации в деловом мире.

Часто бывает так, что в момент заключения контракта подрядчик выглядит вполне благонадежным, а в процессе реализации заказа у него начинают возникать непредвиденные сложности. Например, компании не хватает ресурсов и кадров, чтобы вовремя завершить работу. Или полученный аванс вместо закупки материалов идет на погашение налоговой задолженности. Самое неприятное, что может последовать, — встречная налоговая проверка уже для самого заказчика. 

Предквалификация актуальна для всех крупных заказов, а особенно при реализации инвестиционных проектов, так как в этом случае срыв сроков может повлечь за собой большие материальные и репутационные потери. 

В целом предквалификация позволяет заказчику минимизировать затраты при проведении торгов, защититься от непредвиденных издержек и таких рисков, как несвоевременное и некачественное выполнение работ. Кроме того, процедура помогает обоим участникам быстрее проводить закупки и успешно исполнять заказы.

Основные этапы предквалификации:

• Сбор заявок по ключевым видам деятельности или группам номенклатур
• Мониторинг надежности потенциальных поставщиков
• Оценка эффективности работ по контракту
• Оценка заявок участников
• Формирование реестра проверенных поставщиков

Как провести предквалификацию поставщиков

Есть разные варианты проведения предквалификации поставщиков — можно это сделать самостоятельно или при помощи программного продукта. 

При самостоятельной предквалификации информацию о потенциальных поставщиках вручную собирает сам заказчик. Чаще всего для систематизации данных компании используют Excel-таблицы. Это стандартный подход, однако он не позволяет учитывать часть риск-факторов, которые легко выявляются при использовании сервисов с базами данных. Например, обнаружение дублирующих компаний — с разными юрлицами, но с одними и теми же сотрудниками и техникой. Кроме того, при самостоятельном отборе процесс обычно затягивается, поскольку связан с официальными запросами и ответами, которые не всегда можно проверить. 

Как проходит предквалификация

Гиганты рынка обычно работают со множеством разных закупок, и предквалифицировать поставщиков на все номенклатуры или виды работ нецелесообразно. 

Провести качественный и быстрый отбор помогают сегментация по ключевым видам деятельности и конструктор требований. В нем можно устанавливать отдельные критерии для каждого вида деятельности. Определить эти критерии заказчик может самостоятельно или с помощью экспертов консалтингового сопровождения.

Когда критерии определены, можно приступать к формированию предзакупочной процедуры на электронной торговой площадке. Теперь платформа будет выводить информацию о квалификации участника торгов или допускать к закупкам только тех поставщиков, которые соответствуют требованиям. Также она поможет найти исполнителей, уже прошедших верификацию, а значит, повысить конкурентность и эффективность торгов.

Какие преимущества получают поставщики

Предквалификация выгодна не только заказчикам, но и поставщикам. После верификации в системе формируется цифровой профиль компании: алгоритмы автоматически обновляют данные на основе ежедневного мониторинга по заданным риск-факторам, а также анализируют обратную связь заказчиков по уже выполненным работам. Ответственные поставщики с хорошей деловой репутацией, подтвержденной положительными оценками, могут попасть в реестр добросовестных контрагентов — компаниям из этого списка проще наладить долгосрочное сотрудничество с крупными заказчиками.

Чтобы зарекомендовать себя надежным партнером, компания должна обладать необходимыми материально-техническими и человеческими ресурсами, быть готова к выполнению работ, за которые берется, а ее продукция — быть соответствующего качества. Помимо профильных компетенций, важна также юридическая и финансовая благонадежность.

Заявка поставщика на включение в реестр проходит проверку службы безопасности заказчика и профильных экспертов. Если это необходимо, специалисты дополнительно проводят выездной аудит, чтобы на месте проверить материально-техническую базу.