Как заключить договор с самозанятым и какие есть риски при сотрудничестве

Работать с самозанятыми становится все популярнее. Для компаний это шанс сэкономить на налогах, а для исполнителей — удобный способ зарабатывать без оформления ИП. Но важно понимать, что у такого сотрудничества есть свои подводные камни.

В этом материале разберемся, как оформить самозанятого на работу, можно ли быть самозанятым и работать официально и как проверить кандидата на наличие статуса плательщика НПД и оценить его благонадежность в целом.

Кто такие самозанятые работники

Самозанятые — это физические лица, которые официально оформлены в качестве плательщиков налога на профессиональный доход (НПД). Такой режим налогообложения действует в России с января 2019 года и предназначен для легализации доходов граждан.

На каких условиях ведут свою деятельность самозанятые:

• статус могут получить граждане РФ, а также ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) с 14 лет;
• годовой доход самозанятого не должен превышать 2,4 млн рублей;
• самозанятый не может нанимать сотрудников;
• при работе с физическими лицами налог составляет 4%, а с юридическими и ИП — 6%;
• предусмотрен отдельный налоговый вычет — 10 000 рублей ежегодно (на погашение НДФЛ).

Плюсы сотрудничества с самозанятыми

Самозанятые работники — удобный и выгодный способ привлечь специалистов без оформления в штат. Компании выбирают этот формат для разовых задач и удаленной работы.

Основные преимущества при работе с самозанятыми:

• Экономия на налогах и взносах.

Работодатель не платит за самозанятого НДФЛ, пенсионные и социальные взносы, что снижает затраты компании по сравнению с трудоустройством.

• Гибкость в работе.

Можно привлекать специалистов по мере необходимости — на конкретные задачи и короткие сроки. Удобно для сезонных работ, разовых проектов или временной замены штатных сотрудников.

• Широкий выбор исполнителей.

Среди самозанятых — дизайнеры, маркетологи, программисты, копирайтеры, курьеры и многие другие. Многие из них ищут заказчиков на специализированных платформах для фрилансеров, что позволяет проще находить специалистов, в том числе настраивая фильтры по нужным параметрам.

Риски работы с самозанятыми

Несмотря на простоту оформления и финансовую выгоду, найм самозанятых несет определенные риски. Особенно если не проверять исполнителей и неправильно оформлять договоры.

Риски, с которыми можно столкнуться при работе с самозанятыми:

• Отсутствие статуса самозанятого.

Исполнитель может сообщить, что зарегистрирован как самозанятый, хотя это уже не так. Заключение договора с лицом без статуса плательщика НПД может привести к убыткам.

Убедиться в актуальности статуса можно по ИНН через сайт налоговой или запросив у исполнителя справку из приложения «Мой налог». Также проверить кандидата на наличие статуса самозанятого можно с помощью специальных сервисов. Они помогают не только убедиться в статусе плательщика НПД, но и оценить благонадежность человека в целом.

• ФНС может заподозрить схему ухода от налогов.

Если фактически самозанятый работает как штатный сотрудник (получает фиксированную оплату, работает по графику, ходит в офис), то налоговая может признать это трудовыми отношениями. В таком случае компанию обяжут выплатить НДФЛ и страховые взносы задним числом, плюс пени и штрафы.

Можно ли уволить сотрудника и заключить с ним договор как с самозанятым

Оформить бывшего сотрудника как самозанятого подрядчика можно, но не сразу после увольнения — нужно подождать. Федеральный закон № 422-ФЗ устанавливает, что заключить договор с бывшим сотрудником можно только спустя 2 года с момента увольнения. Это ограничение введено, чтобы избежать схем по уходу от уплаты налогов и взносов.

Какие документы должен получить заказчик от самозанятого

Для заключения договора услуг с самозанятым заказчику нужно получить ФИО, ИНН, паспортные данные, контакты и банковские реквизиты исполнителя. Налог же самозанятые платят через специальное приложение «Мой налог» и не обязаны сдавать отчетность или вести бухгалтерию.

Все необходимые документы формируются в приложении «Мой налог»:

• Счет на оплату.

Требуется не всегда, но может быть полезен для внутреннего документооборота компании и согласования стоимости работ.

• Чек.

Это главный документ, подтверждающий факт оплаты и юридическую чистоту сделки. Чек должен быть сформирован в день поступления денег на счет. Без чека налоговая может признать выплаты заказчика «серыми», и ему придется уплатить НДФЛ и страховые взносы.

Чтобы подтвердить, что услуга оказана самозанятым в полном объеме, можно оформить акт выполненных работ. Он не обязателен по закону, но может помочь избежать споров в случае претензий со стороны исполнителя или налоговой.

Как проверить статус самозанятого

Работа с физлицом без статуса самозанятого чревата для компании лишними проблемами. При сотрудничестве с человеком, который не состоит на учете в ФНС, компанию обяжут оплатить не только его услуги, но и страховые взносы и НДФЛ в размере 13%.

Как можно проверить физлицо на наличие статуса самозанятого:

• На сайте ФНС.

Достаточно знать ИНН исполнителя — введите его в специальную форму проверки статуса плательщика НПД. Сервис покажет, действует ли статус в текущий момент.

• Через справку из приложения «Мой налог».

Исполнитель может сформировать документ в любое время. В справке указаны ФИО, ИНН, дата и сведения о регистрации плательщиком НПД. Такой документ можно запросить при заключении с самозанятым договора ГПХ.

Важно! Номер справки каждый раз генерируется заново. Его необязательно указывать в договоре, но документ желательно сохранить в архив компании.

Если в процессе работы самозанятый утратит свой статус, компания должна прекратить выплаты до его восстановления. Иначе сотрудничество может быть признано трудовыми отношениями. Для исключения споров стоит заранее прописать, что заказчик проверяет статус перед каждой оплатой, а исполнитель обязан уведомить о его потере.

Необходим ли договор при работе с самозанятым

Нужен ли договор с самозанятым? В некоторых ситуациях можно обойтись без письменного договора, например, если услуга оказана и оплачена «здесь и сейчас». Однако при работе с самозанятыми лучше не полагаться на устные договоренности.

При работе с самозанятым можно заключить:

• договор ГПХ;
• смешанный договор.

Для ИП и организаций заключение договора с самозанятым обязательно. Договор самозанятого с юрлицом доказывает, что между сторонами нет трудовых отношений — это важно в случае налоговой проверки.

В договоре ГПХ необходимо указать следующую информацию:

• сроки выполнения работы;
• перечень услуг или работ;
• порядок оплаты;
• обязанности по формированию чека в приложении «Мой налог»;
• действия сторон в случае потери самозанятым своего статуса;
• ответственность за нарушение условий договора.

Как заключить договор с самозанятым

При заключении договора с самозанятым важно правильно оформить документ, чтобы избежать переквалификации договора в трудовой. 

Что нужно учитывать при заключении договора услуг с самозанятым:

• Проверка статуса.

Перед подписанием договора обязательно проверьте, что исполнитель зарегистрирован как самозанятый.

• Формулировки в договоре.

В тексте следует обозначить исполнителя как «гражданин, зарегистрированный как самозанятый (НПД)». Это поможет зафиксировать статус стороны и избежать спорных трактовок.

• Способ и сроки оплаты.

При работе с самозанятым в договоре необходимо указать, каким образом будет производиться оплата. Например, заказчик может отправлять оплату на банковскую карту самозанятого или выплачивать ее наличными.

Также важно прописать срок, в течение которого исполнитель обязан предоставить чек из приложения «Мой налог» после получения оплаты. За нарушение сроков предоставления чека можно предусмотреть штраф.

• Приемка работ.

Рекомендуется оформлять акт выполненных работ, фиксирующий объем и результат оказанных услуг. Это особенно важно при разовых проектах или длительном сотрудничестве.

• Ответственность и штрафы.

В договор стоит включить условия о штрафах за срыв сроков, неуведомление о снятии с учета в качестве самозанятого или иные нарушения.

Для составления договора с самозанятым можно использовать типовой шаблон, но обязательно адаптировать его под конкретную задачу и договоренности с исполнителем.

Можно ли заключить договор с самозанятым дистанционно

Договор с самозанятым можно подписать дистанционно. Такой формат экономит время, упрощает процесс согласования и позволяет работать со специалистами из других городов и стран.

Как заключить договор дистанционно:

• Подпись и обмен сканами.

Одна из сторон подписывает бумажную версию договора, сканирует и направляет второй стороне для утверждения. В документе желательно указать, что стороны признают юридическую силу такого формата подписания.

• Электронная подпись.

Если заказчик и исполнитель используют электронный документооборот, договор можно подписать электронной подписью.

Какие документы самозанятый предоставляет после выполнения работы

После оказания услуги самозанятый должен предоставить:

• счет на оплату;
• чек об оплате услуги.

Чек нужен не только заказчику, но и налоговой. Без него организация рискует попасть под санкции: начисление НДФЛ и страховых взносов.

Если же самозанятый по ошибке аннулировал чек, уточните у него причину. Возможно, исполнитель просто указал неверную дату или сумму и решил перевыставить документ. Если старый чек был аннулирован, исполнитель обязан выписать новый.

Когда работать с самозанятыми не стоит

Есть ситуации, когда организация или ИП не могут заключить договор с самозанятым лицом.

На что стоит обратить внимание при заключении договора с НПДшником:

• Если самозанятый — ваш бывший сотрудник.

Договор самозанятого с организацией нельзя оформить, если человек работал в компании менее 2 лет назад.

• Соответствие требованиям закона о самозанятости. 

По ст. 4 №422-ФЗ самозанятый не может заниматься, например, перепродажей чужих товаров, сдачей недвижимости в аренду, добычей и продажей полезных ископаемых.

• Есть риск переквалификации в трудовой договор.

Если договор ГПХ с самозанятым составлен плохо и содержит в себе признаки трудовых отношений, налоговая оштрафует компанию и обяжет доплатить налоги.