Деловая переписка: как писать электронные письма так, чтобы достичь цели

В современном мире бизнеса электронная почта является одним из основных средств коммуникации. Деловая переписка играет важную роль в установлении контактов, заключении сделок и поддержании отношений с клиентами, коллегами и партнерами. Именно посредством деловой переписки решается большое количество рабочих задач.

О принципах деловой переписки и основных правилах написания делового письма расскажет Анна Сосновая, автор и методолог курса по деловой переписке в ЦДР «Профи-Карьера».

Принципы деловой переписки

Ясность и конкретность

Избегайте излишнего использования сложных терминов и фраз, старайтесь делать текст понятным и лаконичным. Чем понятнее ваше сообщение, тем меньше возможности для недопонимания и вашим коллегам не придется переспрашивать и уточнять необходимую информацию.

Структурированность и логичность

Разбивайте текст на абзацы, используйте списки для перечисления информации, чтобы облегчить восприятие содержания. Все предложения должны следовать логично один за другим. При необходимости — используйте выделение текста.

Правильный подход к адресату

Учитывайте особенности адресата при написании письма. Подстраивайтесь под его стиль общения, уровень знаний и ожидания, чтобы обеспечить более эффективное взаимодействие.

Проверка на грамматические и орфографические ошибки

Перед отправкой делового письма обязательно проведите проверку на наличие грамматических и орфографических ошибок. Некорректно написанный текст может создать негативное впечатление о вашей компетентности и профессионализме.

Соблюдение сроков и ответственность 

Отвечайте на письма своевременно, не допуская длительных задержек. Это позволит партнерам и клиентам ощутить вашу ответственность и уважение к их времени.

Использование эмоционального интеллекта 

Учитывайте эмоциональный фон в деловой переписке и старайтесь поддерживать конструктивный и дружелюбный тон общения. Используйте эмпатию и эмоциональный интеллект для создания позитивного впечатления о себе и вашей компании.

Для того чтобы ваше письмо помогло вам достичь поставленной цели — помните основные правила написания эффективного делового письма.

Правила составления эффективного делового письма

1. Выбор правильного адресата

Подумайте, кто должен получить ваше письмо, чтобы избежать недоразумений и обеспечить доставку информации нужному человеку. Основного адресата указывайте в получателях письма, остальных коллег при необходимости — в копии письма. Так будет точно ясно, от кого вы ждете ответа на свое письмо.

2. Тема письма

Формулируйте четкую и информативную тему, которая отражает суть вашего сообщения и позволяет адресату быстро понять суть письма.

3. Сформулируйте четко вступительную часть

Поздоровайтесь, укажите цель письма и создайте вводную часть, которая поможет понять цель вашего обращения.

4. Пропишите основную часть

Представьте информацию по пунктам, поддерживайте аргументы фактами и примерами, чтобы убедительно донести ваше сообщение до адресата.

5. Подведите итоги

Сформулируйте следующие шаги или просьбы, чтобы завершить письмо в логичной и информативной манере. При необходимости — поставьте дедлайны, когда вы хотели бы получить ответ (особенно, если вопрос «горящий»). Поблагодарите заранее коллег за помощь/поддержку в конце письма.

6. Не забудьте поставить подпись и контактную информацию

Укажите ваше имя, должность, компанию и контактные данные для обратной связи, чтобы обеспечить возможность дальнейшего взаимодействия.

Важно помнить, что правильно составленное деловое письмо может стать ключом к успешной коммуникации и достижению поставленных целей.

Чтобы научиться грамотно писать деловые письма или повысить свои навыки деловой переписки, вы можете пройти курсы по деловой переписке.