Разумная автоматизация в HR: опыт АБК «Счетовод»

Команда экспертов сервиса кадрового электронного документооборота Nopaper продолжает серию интервью о кадровых процессах. В этом выпуске мы пообщаемся с HRD Аудиторской Бухгалтерской Компании «Счетовод» Ириной Горбуновой и выясним, как автоматизировать процессы в компании со штатом в 40 человек и нужен ей ли кадровый ЭДО.

Ваша компания 17 лет на рынке, расскажите, с какими запросами к вам приходят клиенты?

Мы оказываем консалтинговые услуги для бизнеса: ведем бухгалтерский, кадровый, управленческий учет, предоставляем правовое сопровождение, услуги субъектам 115-ФЗ, консультационные услуги, налоговый консалтинг. Сейчас в планах развитие HR-консалтинга, так как спрос у бизнеса растет. К нам, например, обращаются с просьбой оценить кандидата на должность ведущего бухгалтера и с точки зрения профессионализма, и с точки зрения ценностей и личных компетенций. 

Какой сейчас штат у компании и как организовано взаимодействие между сотрудниками и клиентами?

В штате 40 сотрудников и все мы находимся рядом друг с другом. А наши клиенты часто территориально находятся в других городах. 

Для клиентов мы создаем личный кабинет в CRM Битрикс24, где они ставят задачи специалистам, контролируют этапы выполнения и результат. В этом же кабинете они общаются с сотрудниками, обмениваются необходимыми файлами. Все документы надежно хранятся, необходимую информацию легко найти в переписке.  

Значит, Битрикс24 — сердце вашей автоматизации? Какие задачи он решает?

Эта программа закрывает наши потребности как в работе с клиентами — личные кабинеты, воронка продаж, так и с сотрудниками. 

Если говорить о кадровых процессах, то Битрикс24 здесь помогает, например, при онбординге. В программе автоматически создается задача для нового сотрудника, куда прикреплен адаптационный чек-лист с этапами, которые должен пройти работник. В этом чек-листе есть доступы к рабочим порталам, обучение работе с CRM, информация о компании,  внутренних процессах и регламентах. Но мы не оставляем нового сотрудника один на один с Битрикс24, должно быть живое общение и обратная связь. CRM — лишь инструмент, позволяющий все упорядочить, напомнить сотруднику о задачах. 

У нас в Битрикс24 происходит автоматическое согласование заявлений, например, на отпуск. Сотруднику не надо бегать между руководителями, ждать их, чтобы подписать кадровые документы. Теперь он просто заходит в программу, формирует заявление и запускается процесс согласования. Кадровому специалисту остается только оформить приказ.

В этой же программе информация об отсутствии собирается в табель, в котором я могу видеть, где находятся мои сотрудники: на рабочем месте, на встрече, в отпуске, на больничном и т.д. Все это ускоряет работу и экономит время на что-то полезное для себя и компании.

А как же КЭДО?

Сейчас, когда у меня в штате 40 человек и все находятся на одном этаже — я в нем не вижу смысла, достаточно Битрикс24. Мне быстрее дойти до руководства и подписать документ. Через тот же Битрикс24 можно пригласить сотрудника на подпись, у него это займет 20 секунд. А вот если речь идет о большой компании, у которой 10 филиалов по всей России и она пересылает кадровые документы — это траты на почту, бумагу, курьеров, временные затраты — когда человек сидит и ждет оригиналы документов. В таком случае, КЭДО себя оправдывает. Все должно быть разумно и просчитано. 

Что для вас автоматизация: роскошь или инвестиция?

Автоматизация — друг и помощник человека, но она должна быть разумной. Первое, что стоит автоматизировать в бизнес-процессах — данные. Я имею в виду их учет, построение, аналитику, систематизацию. Но нужно понимать, что для этого нужен человек, который бы занес первичные данные в инструмент автоматизации, человеческий фактор полностью исключить нельзя. Системы, которые ведут учет данных и позволяют их интегрировать из одной системы в другую — оптимизируют временной ресурс и минимизируют ошибки труда человека. Но опять же, важен баланс между масштабом автоматизации и ее стоимостью. 

Комментирует Мария Кириченко, эксперт по электронному документообороту, руководитель продукта Nopaper:

«HRD компании «Счетовод» права: когда команда небольшая, человек 40, и все находятся рядом в одном офисе — эффект от внедрения КЭДО будет заметен не сразу. Кадровый ЭДО подходит для компаний, где есть обмен документами с удаленными сотрудниками, частые командировки, сезонный наем и рост штата. 

В небольших компаниях те единичные случаи, когда нужно срочно подписать документ, но «сейчас никак не могу, тут даже принтера нет» — становятся нормой. И люди регулярно договариваются между собой — «подпишу позже» или «один раз и без документа не страшно». Однако чем больше штат, тем меньше эти договоренности работают, ими сложно управлять. В итоге ни сотрудник, ни компания не защищены.

Поэтому, как разработчики инновационного и одного из самых безопасных сервисов КЭДО на рынке, мы рекомендуем подбирать сервис КЭДО даже когда у вас 40-50 сотрудников. Так сказать «на вырост». Вам проще будет расти с уже внедренной автоматизацией кадровых процессов.

Чаще всего к нам приходят компании от 100 сотрудников. Для них уже перестают надежно работать устные договоренности. И сервис КЭДО помогает таким компаниям находиться в правовом поле ТК РФ без штрафов, судов, трудовых споров и прочих неприятностей».