Что должен уметь личный ассистент

В динамичном деловом мире руководителям необходима эффективная поддержка, чтобы справляться с растущим объемом задач и требований. Личные ассистенты становятся все более востребованными, поскольку они берут на себя широкий спектр обязанностей, облегчая жизнь руководителей. Что же поручают личным помощникам и какими навыками они должны обладать для эффективной работы? Все это и не только мы разберем в данной статье.

Кто такой личный ассистент

Персональный ассистент, личный ассистент, личный помощник и помощник руководителя — это разные названия должности, но, как правило, все они подразумевают профессионала, который обеспечивает комплексную поддержку руководителю с личными поручениями, не связанными напрямую с бизнес-задачами.

Основная задача такого сотрудника — повысить производительность руководителя, снизить стресс и обеспечить максимальный комфорт руководителю, освободив ему время для решения задач по бизнесу.

Обязанности персонального ассистента

Функции персонального ассистента могут существенно различаться в зависимости от требований конкретного руководителя и организации.

При этом, можно выделить некоторые общие обязанности, которые большинство личных помощников выполняет:

1. Управление календарем и расписанием: ассистенты планируют и координируют график руководителя, назначают встречи, управляют списками дел и отслеживают сроки;
2. Организация поездок: помощники руководителя занимаются бронированием билетов, организацией проживания, подготовкой документов для поездок и составлением маршрутов;
3. Письменные и устные коммуникации: персональные ассистенты фильтруют сообщения электронной почты, отвечают на телефонные звонки, ведут деловую переписку, в том числе — от лица руководителя;
4. Личные поручения: ассистенты выполняют различные личные поручения для руководителя, такие как бронирование столиков в ресторанах, организация доставки еды, подбор подарков партнерам и семье или напоминания о встречах;
5. Документооборот: ассистенты оформляют документы, контролируют документооборот и поручения руководителя;
6. Прием посетителей: личные ассистенты оказывают офисное гостеприимство посетителям приемной руководителя, координируют прием гостей, коллег и партнеров руководителем.

Лучше понять, какие задачи часто поручают личным помощникам, помогают профессиональные сообщества ассистентов. В них помощники находят поддержку друг друга в решении тех или иных задач.  Приводим для понимая некоторые запросы, которые поручают именно личным помощникам, согласно чату ассистентов на базе бизнес-школы АС:

• организовать бизнес-поездку в Астану на 3 дня, включающую посещение основных достопримечательностей;
• произвести срочную замену загранпаспорта;
• подобрать подарок ко дню рождения личному водителю руководителя;
• выбрать и организовать работу офиса с новой курьерской службой;
• найти и организовать ремонт пылесоса Dyson.

ТОП-5 навыков и компетенции личного помощника

Эффективные персональные ассистенты должны обладать следующими навыками, компетенциями и качествами, которые помогут им грамотно выполняют поручения руководителя:

• организаторские способности: ассистенты должны уметь организовывать и управлять множеством задач эффективно, расставляя приоритеты и выполняя поручения в указанные сроки;
• коммуникативные навыки: помощники руководителя должны обладать отличными навыками коммуникации как в письменной, так и в устной форме для взаимодействия с руководителями, внешними и внутренними клиентами компании;
• умение решать проблемные ситуации: персональные ассистенты должны уметь быстро и эффективно решать проблемы, находя правильные решения и устраняя возникающие препятствия;
• владение технологиями и digital skills: помощники должны быть опытными пользователями различных программ и сервисов, включая инструменты управления задачами, электронную почту, приложения для совместной работы и для проведения онлайн-совещаний;
• эмоциональный интеллект: ассистенты должны обладать эмпатией, способностью понимать потребности и ожидания своего руководителя, предвосхищая его реакцию и умея работать с типом своего руководителя.

Обучая большое количество ассистентов как крупных корпораций, так и руководителей малого и среднего бизнеса, я точно убеждена в том, что навыки ассистирования должны быть на подкорке у помощника.  Ведь главная задача ассистента — обеспечить максимальный комфорт, создавать продуктивную обстановку и облегчать рабочие будни руководителя, забрав на себя рутинные задачи и личные поручения.

Какую пользу для бизнеса дает персональный ассистент

1. Оптимизация времени: благодаря помощнику руководитель может сосредоточиться на стратегически важных задачах, не тратя время на организационные моменты;
2. Увеличение производительности: помощник руководителя помогает в эффективной работе руководства, что способствует повышению общей производительности компании.
3. Поддержка принятия решений: благодаря аналитическим способностям ассистента, руководство может получить упакованные и готовые к анализу данные для принятия обоснованных управленческих решений.

Таким образом, личный ассистент играет важную роль в успешной работе руководителя и организации в целом. Он должен быть готов к самым разнообразным задачам, проявлять профессионализм и эффективность в выполнении порученных задач. Наличие необходимых навыков и качеств позволит ассистенту стать действительно правой рукой руководителя.