Раис Ахкямов: как выбрать ECM-систему и сэкономить на внедрении

Мы работаем с различными ECM системами с 2008 года. Нельзя сказать, что какая-то система точно лучше, а какая-то хуже. Более того, сегодня нет четкого разделения рынка на типы систем, как правило все системы гибридны, вопрос только в том, в чем система сильнее, а в чем слабее. То есть функции ECM, такие как управление документами, совместная работа, маршрутизация и управление доступом к контенту, есть и в других классах систем (BPM, ERP, CRM).

На что стоит обратить внимание при выборе ECM-систему?

Два самых главных момента: выбирая ECM систему, отдайте предпочтение той, что лучше всего подходит вам сейчас. Обязательно учитывайте, насколько вы сможете ее содержать и поддерживать. 

На нашем рынке исторически самыми сильными ECM платформами были MS SharePoint и IBM Lotus. На них базировались и популярные российские ECM решения. Сильными, но не всегда подходящими. Мы видели несколько амбициозных проектов на этих платформах, которые имели стартовое финансирование и смогли запуститься на указанных выше платформах, но потом были свернуты из-за отсутствия специалистов или недостаточного финансирования поддержки. Так как эти платформы, будучи функционально сильными, требуют высококвалифицированных разработчиков для развития, а регулярные лицензионные отчисления часто не соответствуют ожиданиям заказчиков. Сегодня вендоры этих платформ и вовсе прекратили их поддержку на территории РФ, что в 2022 оказало сильное влияние на перераспределение сил на российском рынке ECM систем. 

Если же система изначально удовлетворяет вашим запросам, вас устраивают затраты на ее поддержку и развитие, и вендор системы находится рядом с вами, вы будете получать удовольствие, а бизнес максимум выгоды от использования этой системы.

Как сэкономить на покупке ECM-системы и подписке на нее?

Первое, нужно посчитать сумму затрат на закупку и последующее содержание. При подсчете стоимости владения следует учитывать стоимость лицензий, внедрения, поддержки, дополнительных компонентов и готовых решений. Следует выбрать систему, которая будет внедрена в кратчайшие сроки, имеет готовые компоненты под ваши задачи. Должны быть инструменты быстрой и простой разработки новых бизнес-решений и адаптации существующих. Это позволит экономить в долгосрочной перспективе за счет развития системы без необходимости перевнедрения. 

Обратите внимание на варианты лицензирования по пользователям. Именные лицензии подойдут тем, кто использует систему как основное рабочее пространство, а конкурентные — тем, кто реализует в системе сервисные функции, к котором сотрудники прибегают только при необходимости.

Каковы основные этапы внедрения ECM-системы?

Начинается все с инициации: формулировки целей и задач внедрения, выделения команды и бюджета, определения сроков. Рекомендуется на этом этапе проводить предпроектное обследование. Детализируются задачи и проводится их оценка. 

Далее переходим к планированию. В зависимости от оценки сроков и бюджетов при планировании могут быть скорректированы задачи внедрения, добавлены новые или отменены в рамках текущего внедрения существующие. 

Последующие этапы: выполнение и мониторинг. Не важно, выполняете вы внедрение в рамках одного большого проекта или разбиваете его на множество небольших, этапы будут однотипными. Но при разбиении на небольшие проекты, можно раньше начать использовать систему и корректировать цели и задачи исходя из опыта использования конкретной системы.

Какие альтернативы существуют ECM-системам?

Все зависит от прикладных задач, которые ставятся перед системой. В целом, ECM-системы помимо управления документами реализуют workflow (бизнес-процессы, маршрутизацию, постановку задач и контроль), обеспечивают документо-ориентированное взаимодействие пользователей. Помимо ECM-систем реализация таких функций характерна для BPM-систем, при условии реализации на их базе ECM-решений.

Мы, как вендор, верим в широкие возможности Low-code инструментов для построения единого цифрового пространства корпоративного документооборота. Попробуйте тестовую версию ELMA365 ECM и узнайте больше о возможностях работы с системой.