Исполнение договоров: десять советов по постановке задач и их контролю

На первый взгляд, что может быть сложного и нового в такой теме как, постановка задач исполнителям и контроль исполнения. Посмею возразить и задать встречные вопросы — почему в компаниях любого масштаба продолжают срываться сроки по договорам? Из-за чего между сторонами договора появляются взаимные претензии?  

В процессе исполнения обязательств по договорам возникают различные задачи, которые необходимо выполнять в полном объеме и в срок. Наша команда «РП-Интеграция» является разработчиком программных решений для организаций. Каждая наша программа включает модуль по контролю задач с визуальным календарем. И как показывает практика внедрений, данный функционал востребован, особенно в программе для учета договоров. Общаясь с нашими заказчиками, мы увидели разные подходы к вопросу постановки и контроля выполнения задач. На основании анализа обратной связи были выработаны десять советов, которые помогут руководителям и рядовым сотрудникам повысить эффективность исполнения договорных обязательств.

Совет 1.

Откажитесь от списков дел по договорам в бумажном виде. Если Вы все-таки не представляете рабочий день без ежедневника, то хотя бы начните дополнять свои бумажные заметки в какой- либо учетной программе с функционалом контроля исполнения задач или на крайний случай ведите список дел в файле Excel.

Совет 2.

Создайте собственную классификацию типов задач в соответствии со спецификой Вашего договорного учета. Группировка по типам поможет подойти более системно к контролю исполнения и посмотреть, какие группы задач выполняются в срок и качественно, а какие типы задач требуют большего анализа для повышения эффективности исполнения.

Совет 3.

Каждая задача должна содержать своего исполнителя, т.е. сотрудника, кто ответственен за ее качественное исполнение в плановый срок. Например, исполнение договора может включать календарный план с большим количеством этапов. Согласитесь, проблематично контролировать статус исполнения этапа, если нет ответственного за работы в определенном этапе.

Совет 4.

Обязательно указывайте плановые даты начала и закрытия поставленной задачи. Если исполнитель не уложился в срок и фактическое завершение работ сместилось по времени, то зафиксируйте фактическое время исполнения задачи и сравните с плановым. Общение с исполнителем для выявления причин изменений «план-факт» поможет принять меры к их устранению. А возможно придется пересмотреть подходы в планировании сроков исполнения и подходить к этому вопросу более реалистично.

Совет 5.

Проводите планерки с исполнителями задач для сверки текущего статуса выполнения. Причем это не должны быть хаотичные встречи, это должны быть заранее спланированные собрания с заблаговременным уведомлением участников. Такие планерки можно проводить раз в неделю или в месяц. Все зависит от специфики и уровня критичности задач.

Совет 6.

По возможности, разбивайте слишком «укрупненные» (большие) задачи на более мелкие отдельные дела (этапы). Процесс разбивки сложной задачи (декомпозиция) на управляемые этапы поможет облегчить их выполнение. Конечно, не стоит применять декомпозицию там, где это не нужно. Если задача закрывается в один шаг, то не стоит усложнять и выдумать два вложенных этапа.

Совет 7.

Указывайте приоритетность задач. Это может быть номер, например номер 1 — означает самую приоритетную задачу. Или ведите текстовые статусы, такие как: высокий приоритет, средний приоритет и т.п. Причем не стоит считать, что сами плановые даты уже определяют приоритет задачи. Выделение отдельного признака как «приоритет задачи» позволяет акцентировать внимание на особенно важных и поможет в расстановке последовательности задач, у кого совпали плановые даты.

Совет 8.

Проанализируйте текущие бизнес-процессы договорного учета, в рамках которого ставятся задачи исполнителям. Если наблюдаются постоянные проблемы с выполнением договорных обязательств со стороны Вашей компании, то возможно причина в отсутствии регламентированного договорного учета и недостаточном анализе соответствующих бизнес-процессов. Тема выделения бизнес-процессов был описана в отдельном нашем обзоре.

Совет 9.

Фиксируйте достижения прогресса в процессе контроля исполнения задач договорного учета. Например, сравните показатели разных кварталов, если достигнут прогресс, значит Вы проделали правильную работу в анализе расхождений «план-факт» прежних периодов и провели нужные мероприятия для минимизации этих отклонений по срокам выполнения задач.

Совет 10.

Визуализируйте календарь задач. Это могут быть офисные доски, где расписаны этапы, даты, исполнители и текущие статусы исполнения. Удобным будет применение программного решения с органайзером задач, который может включать цветовые индикации по статусам и удобные календари.

Итог

Грамотный тайм-менеджмент исполнения договорных обязательств — это не просто контроль времени, но и снижение юридических и финансовых рисков. Такие факторы, как применение программы для контроля сроков по договорам и правильного определения бизнес-процессов для исполнителей делает контроль поставленных задач максимально эффективным.