Канбан для склада: ИТ-практика оказалась востребованной в логистике

В 2023 году «Биржа автомобильных грузоперевозок ATI.SU» запустила сервис «Временные окна», предназначенный для автоматизации взаимодействия грузовладельцев и перевозчиков со складами. Он решает проблему живых очередей.

Сервис «вырос» из решения, которое специалисты ATI.SU разработали для крупного игрока рынка железнодорожных перевозок в 2021 году. В ходе разработки решения опирались на существующие в компании инструменты, а также модернизировали их, внедрив проверенные временем практики из ИТ-сферы. Так, помимо привычного для менеджеров складов табличного формата для работы с бронированиями, собрали упрощенную канбан-систему и смогли внедрить ее в логистические процессы без необходимости сложного обучения персонала.

Привычные инструменты: таблица и календарь

Сотрудники складов, как правило, используют два основных формата работы с бронированиями на складе:

1. Календарь, с которым работает преимущественно руководитель для построения прогнозов, планирования и договоренностей. 
2. Таблица Excel, с которой работают линейные сотрудники. В них ведут планирование и отслеживают статусы, а также вносят информацию для передачи друг другу.

Однако разработчики ATI.SU при исследовании процессов заметили: организация разгрузки и погрузки машины на складе структурно напоминает разработку новой функциональности ИТ-продукта. 

Например, у менеджера появляется задача «загрузить машину N» — соответственно, он должен обеспечить выполнение нескольких последовательных операций и закрыть ее. В разработке так же — когда появляется запрос на создание новой функциональности, задача проходит несколько стандартных этапов: аналитика, разработка, тестирование, интеграция в конечный ИТ-продукт. Ответственный менеджер отслеживает этот путь и анализирует выполнение задачи на каждом этапе.

Увидев эту взаимосвязь, разработчики решили сохранить привычные инструменты менеджера склада, а также добавить новый — канбан-доску. Так, в сервисе «Временные окна» закрепились три формата работы с бронированиями. 

Первый — таблица. Ее оставили в неизменном виде, чтобы было проще перейти из Excel в новый сервис. Преемственность помогает сотрудникам гораздо быстрее адаптироваться. Созданы основные информационные столбцы, которые автоматически заполняются после попадания бронирования в систему.

Второй формат — календарь. Он также разработан максимально похоже на стандартный календарь. Для удобства все бронирования помечены разными цветами в зависимости от этапа, на котором находится машина на складе. Так руководитель видит, сколько загрузок приходится на каждый день, есть ли перерывы между ними и как много незаконченных разгрузок/погрузок на данный момент.

Два привычных формата помогли закрыть основной запрос участников цепочки. Благодаря знакомому интерфейсу, удалось быстро перейти в новый сервис бронирования времени на складе.

Новый формат на основе метода Канбан

Работа в одном окне всех сотрудников компании — один из частых запросов пользователей к автоматизации. Календарь и таблица не могли удовлетворить потребность руководителя и менеджера в едином инструменте контроля процессов. По сути, они продолжали работать в разных окнах, что не позволяло видеть всю картину в режиме реального времени. Это может приводить к потерям части сведений, необходимости частых уточнений деталей операций, большому влиянию человеческого фактора.

Чтобы упростить взаимодействие внутри компании, специалисты ATI.SU решили протестировать новый формат автоматизации — канбан-систему, в которой работают сами.

Канбан — это система визуализации работы и управления процессами, которая была разработана японской компанией Toyota в 1950-х годах. Тогда канбан-карты крепились непосредственно к деталям, выпускаемым на заводе. Сегодня физические карточки превратились в виртуальные.

Методология канбан основана на двух основных принципах: визуализации рабочего процесса и ограничении количества одновременно выполняемых задач. Канбан-доска состоит из нескольких колонок, обозначающих этапы. Например, «В очереди», «В процессе» и «Завершено». Каждая задача представлена карточкой, на которой указана информация о ней, ответственных сотрудниках и сроках.

Одним из ключевых преимуществ канбан является возможность быстро увидеть, какие задачи завершены, какие находятся в работе и какие ожидают начала выполнения. Это позволяет участникам команды легко оценить текущую ситуацию и принимать быстрые решения для улучшения процесса работы.

Этот же метод предложили менеджерам склада — и он моментально прижился. Еще на этапе прототипирования люди начинали пользоваться визуализацией мгновенно — без глубокого погружения в методологию и организации обучения. Достаточно было показать сотруднику склада порученную ему задачу и ознакомить с ее статусами, которые внешне хорошо различимы.

При этом, пользователь может самостоятельно настроить канбан-систему так, чтобыв ней отражались нужные именно ему этапы обработки грузов. Неизменными остаются лишь два — обозначающие старт и окончание процесса.