Внедрение управленческого учета — типичные ошибки на примерах

Зачем бизнесу управленческий учет

К управленческому учету бизнес относится по-разному: кто-то считает, что это просто расчет прибыли, для кого-то это — метод расчета себестоимости или учет затрат.

На самом деле, управленческий учет — это вся корпоративная бизнес-аналитика. Любая информация, на основе которой собственник принимает решения.

Перед бизнесом стоит задача сохранить и приумножить капитал. А управленческий учет выполняет защитную функцию. Без точных цифр все черные лебеди и непредвиденные обстоятельства бьют по компании гораздо сильнее.

На схеме фундамент защиты капитала — мероприятия, которые позволяют сохранить деньги компании.

• На первом месте в защите капитала стоит управленческая отчетность — если вы не видите размер капитала, который вложен в бизнес, как вы можете его контролировать и защищать?
• Затем идет формирование резервов — один из ключевых элементов финансовой безопасности бизнеса.
• Для защиты капитала также важно соблюдать финансовые коэффициенты — не брать лишнюю кредитную или инвестиционную нагрузку.
• Наконец, все это объединяет система поддержки принятия решений, которую используют управленцы в бизнесе. И опирается эта система на управленческий учет.

Типичные ошибки при внедрении управленческого учета

К сожалению, не всем компаниям удается с первой попытки настроить учет грамотно. За время практики у меня накопилось достаточно примеров, как делать не стоит. Поделюсь кейсами.

1. Убытки, которые оказались прибылью

Во время пандемии к нам обратился предприниматель с запросом — из-за убытков предстоит сократить людей, пересмотреть приоритетность проектов. У него в бизнесе несколько направлений и несколько юридических лиц. Из отчетов у компании был только Отчет о движении денежных средств. Что было в распоряжении собственника:

• шесть бухгалтерий, которые никак не были связаны и вели учет в 1С;
• отдельно предприниматель пользовался 1С:Зарплата и управление персоналом;
• параллельно управленческая касса велась в Google-таблицах;
• проектная деятельность фиксировалась в отдельных листах;
• частично собственник внедрил 1С:Комплексная автоматизация;
• проектно-управленческий отдел вел свой реестр договоров;
• производственники вели собственный учет проектов.

И везде была разная информация, а отчеты формировались по разным принципам.

После сбора всей информации (хотя это было непросто) стало понятно, что бизнес у клиента не убыточный, а прибыльный. Причина финансовых проблем была в другом — в структуре оборотного капитала. У компании был отложенный экспортный НДС, затоваренный склад и высокая дебиторская задолженность. А персонал, который предприниматель планировал сокращать, показывал даже более высокую эффективность, чем по отрасли.

2. Много систем без результата

Это распространенная история среди российских компаний. Предприятие использует несколько программ:

• учетная система производственных процессов (компания пыталась внедрить План-факт);
• продажи вели в amoCRM;
• отдельно со своими процессами жила бухгалтерия, которая использовала 1С.

И каждый по-своему считал расходы и доходы, системы в этом не было. В итоге собственник получал от каждого разную информацию, управлять которой просто невозможно.

3. Оптимизировали, оптимизировали и запутались

Еще одна распространенная история — когда из-за налоговой оптимизации у компании невозможно наладить управленческий учет. Большое количество процессов, которых нет в реальности, и большое количество юрлиц может запутать.

В нашем случае компания планировала сделать классическую схему: ООО на общей системе налогообложения, ООО на упрощенной системе, куда выделен персонал и сырье, а также ИП для отдельных операций. На картинке все выглядит достаточно неплохо.

Но получилось вот так:

Есть нюанс — компания использовала капризную с точки зрения занесения информации систему 1С:Управление производственным предприятием. В итоге компания стала закупать туда, где есть ООО, отгружать оттуда, откуда получается. Последовательность введения операций была нарушена.

В итоге одно из предприятий холдинга наградили за эффективность и прибыльность. А когда мы начали проводить аудит управленческого учета, выяснилось, что прибыль обернулась убытком.

Система для налоговой оптимизации оказалась слишком сложной и не сочеталась с 1С:УПП. Оказалось, что налоговая экономия вышла крайне незначительной, потому что два года компания, по сути, не управляла своими финансами.

4. Начали за здравие, а закончили — как обычно

Еще одна классическая история, когда компания начала правильно подходить к постановке управленческого учета, но не смогла довести начатое до конца.

В компании выбрали единую программу для отчетности — 1С:Управление торговлей. Но не смогли в программе грамотно делать закрытие периодов, чтобы корректно считать себестоимость. Решили завести отдельный файл для расчета себестоимости отгруженной продукции в Excel.

Ошибка такого решения — нарушение принципа двойной записи. Из-за того, что один из процессов вывели из учетной системы, связь активов и пассивов была потеряна. Компания только условно считала прибыль. А достоверно посчитать остатки получилось только тогда, когда был наведен порядок в системе и мы помогли разобраться, почему не закрывается себестоимость продукции.

5. Табличка в четыре тысячи строк

Машиностроительная компания с оборотом в 400 млн ₽ решила управленческий учет настроить в Google-таблицах. Предприятие работало с гособоронзаказом. У них было несколько казначейских счетов, а также трудолюбие и мужество финансового специалиста.

Вбивать столько данных в таблицу, на самом деле, практически нереально. До определенных размеров бизнеса и количества операций можно сделать аналитическую систему в Google для накопления информации.

Но Excel или Google-таблица никогда не заменит 1С в силу плоскости структуры. Бизнесу нужно видеть аналитику в разрезе продукта и направлений, а обычная табличка этого не дает.

Бизнесу важно найти и организовать систему, которая минимизирует влияние человеческого фактора; систему, в которой можно проводить контрольные процедуры введенной информации; где можно закрывать периоды и где будут автоматически формироваться отчеты.

6. Когда миллионы вложили в ИТ-программу, но не учли главного

Крупная компания по доставке продуктов питания вложилась в мощную ИТ-архитектуру. Но только с точки зрения бизнес-процессов: принять, отгрузить, доставить, связаться с курьером. Автоматизация процессов была настроена очень круто.

Но потом они захотели получать из своей программы финансовую отчетность. И ошибка была в том, что они или не привлекли финансового специалиста, или он был недостаточно компетентен.

Поэтому при автоматизации процессов не учитывались принципы формирования финансового учета. Например, расход формировался в момент, когда заявка уже подтверждена. А в этот момент деньги со счета не списываются — не может заявка считаться расходом. И таких ситуаций, когда нарушался принцип двойной записи, оказалось много.

В итоге большая ИТ-система, в которую вложено много денег, оказалась неподходящей для управленческого учета. И пока непонятно, что с этим делать.

7. Без регламента не выловишь рыбку из пруда

Еще одна классическая история — строительная компания все сделала правильно, но не учла, что нужны регламенты.

Они выбрали систему БИТ.ФИНАНС, проанализировали ее работу, правильно настроили. Но управленческий учет не получился, потому что не была проведена регламентация учетных процессов. Не регламентировали: документооборот, закрытие периода и проверочные процедуры. Сотрудники на площадках неправильно работали с документами, с опозданием предоставляли информацию.

Какой бы правильный инструмент вы ни выбрали, если не настроены учетные регламенты, управленческий учет «не взлетит».

Если вы уже начали или планируете постановку управленческого учета, получите компетентную оценку вашей системы и проверенные рекомендации от наших экспертов — запишитесь на разбор учета.