Почему стоит автоматизировать управленческий учет в отелях по USALI

В 2023 году большинство отелей констатировали увеличение ADR. Однако похвастаться таким же ростом прибыли могут далеко не все. Проблема заключается в том, что отельеры научились управлять выручкой, но не прибылью. Какие инструменты и решения облегчают задачу — рассказал Алексей Пряслов, создатель программы HOMS, позволяющей автоматизировать управленческий учет в гостиницах по стандартам USALI, специалист по консалтингу и инвестициям в индустрии гостеприимства.

Более чем наглядно

Найти факторы, негативно влияющие на прибыль, а также скрытые ресурсы и точки роста помогает управленческий учет. Его нужно вести отелю с любым количеством номеров. 

В отличие от многих других сфер бизнеса, в индустрии гостеприимства для управленческого учета создан специальный стандарт — USALI. Он позволяет в наиболее наглядном виде отразить все данные об отеле, провести горизонтальный и вертикальный анализ, а также проанализировать эффективность работы подразделений гостиницы. USALI дает возможность в одном отчете объединить всю необходимую информацию — от выручки до прибыли, и проанализировать результаты деятельности отеля. 

Рассмотрим пример: доля расходов департамента номеров обычно составляет 18 — 22% от выручки номеров. Если в отеле данный показатель значительно больше — нужно исследовать вопрос подробно. Еще один пример: доля расходов во всех точках питания гостиницы составляет 62 — 68% от их выручки. Если больше — опять же, нужно изучать причины. Таких индикаторов очень много. Управленческий учет создает рамки для анализа и позволяет быстро увидеть проблемные зоны и углубиться в изучение именно их. 

Однако поток данных, которые необходимо собрать для отчета настолько велик, что процесс подготовки управленческой отчетности требует автоматизации. То есть использования специализированных программ.

Почему недостаточно Excel?

При всех плюсах Excel для управленческого учета он не подходит. Во-первых, при ручном введении данных велика вероятность совершить ошибку в формуле, которую никто не заметит. Во-вторых, процесс занимает немало времени. Третье — часть данных опускается ввиду нехватки времени. Все это приводит к тому, что отчеты имеют пробелы, в них теряется важная информация. А следовательно, теряется и прибыль гостиницы.

Применение специализированного ПО, например, HOMS, позволяет исключить проблемы Excel, и вместе с тем ускорить процесс подготовки отчета. Благодаря HOMS отчеты, на выполнение которых раньше уходило несколько дней, теперь можно сделать за пару часов.

Автоматизация помогает сократить время выполнения рутинных задач, освобождая персонал для более важных функций. В первую очередь — для анализа прибыли: как отеля в целом, так и прибыли подразделений.

Информация в HOMS хранится в облаке, доступном 24 / 7, с проверенной системой защиты данных. Изучать ее можно как со стационарного компьютера, так и при помощи гаджетов. Это помогает отельеру всегда держать руку на пульсе, а не разбираться в разных версиях таблиц Excel, теряя драгоценное время.

Как в гостинице автоматизировать управленческий учет по стандартам USALI (план действий)

• выбор специализированного ПО. Только программа, созданная специально для отелей, отражает все нюансы USALI.
• подбор функционала. Выбирая программу, нужно отталкиваться от ее возможностей. К примеру, HOMS настраивается под конкретный отель, каждая версия уникальна
• внедрение автоматизации управленческого учета по стандартам USALI. Как правило, процесс занимает не более четырех месяцев в зависимости от величины отеля или сети.

В целом, автоматизация управленческого учета в отеле позволяет:

• эффективно управлять гостиницей, снижая риск ошибок и улучшая денежный поток;
• консолидировать отчетность, заменив создание нескольких «ручных» таблиц Excel единым отчетом. Это не только экономит время, но и приводит к более устойчивой работе гостиницы;
• контролировать не только выручку, но и управлять расходами и ростом прибыли, чтобы поддерживать конкурентоспособность отеля.