Как основателю грамотно выстроить операционную деятельность стартапа

Выход из операционки — один из самых частых запросов, с которыми основатели бизнесов обращаются за помощью к ментору. В отличие от стартапа, в успешно развивающемся проекте ресурсы фаундера действительно важно направлять на решение стратегических задач. На начальном же этапе развития компании погружение предпринимателя в операционные процессы, наоборот, необходимо. Как фаундеру организовать операционку в стартапе и начинающем бизнесе и избежать сложностей — рассказывает резидент Клуба Менторов, советник по управлению в среднем бизнесе Надежда Рожкова.

Операционная деятельность: что это такое и как работает

Под операционной деятельностью компании (или операционкой) подразумевается управление бизнес-процессами. Она включает в себя эффективную организацию работы двух подразделений: фронт-офиса и бэк-офиса. Первый состоит из команд коммерческого отдела и маркетинга, которые отвечают за коммуникацию с целевой аудиторией и клиентами, упаковку продукта и его продвижение. В бэк-офис же входят отделы производства и разработки, составляющие основу любого бизнеса, но скрытые от покупателей, а также департаменты, выполняющие вспомогательные административные функции: HR-отдел и служба поддержки, финансисты, юристы. В реальном секторе экономики этот перечень расширяется и включает в себя логистику и складское хранение товара, АХЧ, организацию бизнес-поездок сотрудников и другие функции.

Неважно, в каком отделе работает специалист, — налаженная операционная деятельность гарантирует, что он знает, что делает в организации, и понимает, какое место в общей цепочке занимает его трудовая функция. Контроллинг бизнес-процессов и их систематизация позволяют предпринимателю оперативно получать информацию о деятельности каждого звена в компании и в случае необходимости трансформировать структуру бизнеса — сужать или, наоборот, масштабировать, в соответствии с актуальными условиями рынка.

В качестве ментора я помогаю фаундерам настраивать операционную деятельность в компаниях как реального сектора, так и сфокусированных на диджитал-продуктах.

На что влияет операционная деятельность компании  

Запрос на помощь с настройкой бизнес-процессов редко осознанно звучит на менторских консультациях. Как правило, фаундеры обращаются к ментору по вопросам, связанным с кадрами или финансами: кассовый разрыв, отсутствие четкого понимания доходности бизнеса, налогообложение. Однако следует учитывать, что грамотное управление финансами — тоже часть операционной деятельности бизнеса. Деньги компании исчисляются в количестве товаров и оказанных услуг, в размере закрытых сделок, в штатных единицах.

Основатели стремятся делегировать операционку. Быстрый выход из бизнес-процессов — следующий по популярности запрос от фаундеров на встрече с ментором. Тенденция может быть продиктована двумя причинами: венчурной культурой быстрой капитализации компаний для их продажи и нежеланием погружения в запутанные процессы. Однако не следует забывать, что быстрая капитализация возможна только при условии отлаженного бизнеса.

Почему фаундеры не хотят заниматься операционкой 

В предпринимательской среде управление операционной деятельностью по умолчанию считается тяжелой задачей. В своем Telegram-канале я недавно провела опрос с целью выяснить раздражающие фаундеров факторы. В нем приняли участие 82 предпринимателя. 48% опрошенных указали на необходимость принятия решения по мелким в рамках бизнеса вопросам, 26% — на загруженность мелкой работой.

Все дело в том, что фаундер мыслит стратегически и потенциальными результатами, он готов идти на осознанные риски и тестировать креативные идеи. Административные функции же предполагают погружение в выстраивание и поддержание текущих процессов в компании. Речь идет о двух принципиально разных видах деятельности — необходимость решения ежедневных вопросов мешает основателям сосредоточиться на развитии бизнеса в целом.

В моей менторской практике был случай, когда в команде фаундеров роль операционного директора была отведена бывшему маркетологу. Коллегиально принятое решение привело к потере профессионального интереса у сотрудника. Во время менторских сессий он вдохновенно рассказывал о деятельности компании в контексте упаковки продукта и его продвижения — построение процессов, их стыковка и дублирование воспринимались им как дополнительная нагрузка.

Перечисленных выше проблем можно избежать, если у бизнеса несколько основателей, один из которых — специалист, склонный к анализу и наведению порядка в нестройных системах. То есть совладелец, готовый заниматься управлением операционной деятельностью. 

Роль предпринимателя в организации операционной деятельности

Отсутствие у основателя компании интереса к выстраиванию текущих бизнес-процессов — абсолютно нормально. Если у компании есть необходимый уровень дохода, можно выделить средства на работу операционного директора. Сейчас на рынке есть такие специалисты, процесс найма сотрудника не вызовет сложностей. Главная задача фаундера — найти человека с необходимыми компетенциями, которому он готов делегировать и доверять процессы.  

У стартапа, начинающего и малого бизнеса, как правило, нет возможности нанимать в команду руководителей. И от фаундера требуется самостоятельное погружение в управление компанией на уровне операционных процессов. Качественным решением в этой ситуации станет повышение компетенций основателя — например, на курсах или программах MBA, а также совместная работа с ментором в контексте оценки текущей ситуации в бизнесе. В процессе сотрудничества опытный предприниматель, который уже прошел через похожие проблемы, поделится с менти своей экспертизой и передаст необходимые знания. 

В качестве иллюстрации приведу пример из моей менторской практики. В бизнесе, связанном с утилизацией отходов, оба фаундера были сфокусированы на продажах и маркетинге. С одной стороны, это очень хорошо. Часто, наоборот, прослеживается зацикленность основателей на продукте и неумение его продавать. Однако производство не могло в полном объеме поддерживать сгенерированный рынком запрос — в силу неотлаженности и запутанности бизнес-процессов. Постепенно, в результате менторской поддержки, деятельность компании выстроилась для генерации необходимой мощности. 

Фаундер и операционная деятельность в стартапе: проблемы и способы их решения

Сложности, с которыми владельцы компаний регулярно сталкиваются во время выстраивания бизнес-процессов, можно разделить на три категории: 

• Невыстроенность финансового и управленческого учета. Причина возникновения кассовых разрывов и непонимания уровня доходности бизнеса, а также невозможности классифицирования каналов поступления денежных средств, выделения самого прибыльного продукта и отсутствия грамотной фокусировки между продуктами. Возникает это из-за ориентирования фаундера стартапа исключительно на показатели юнит-экономики, которая не фиксирует передвижение всех денежных потоков.

Методы решения. Исключить проблему можно при помощи инструментов укрепления финансовой системы компании. А именно: финансовой отчетности, которая включает в себя баланс и отчет о прибыли и убытках, отчеты по операционным расходам и расходам на персонал, систему мотивации, отчет по CAPEX или капитальным затратам, а также регулярного обзора движения денежных средств (Cash Flow, или ДДС) и ключевых показателей эффективности. Решением может стать наем профессионального финансиста в команду или аутсорсинг (не надо исключать такой возможности). В моей менторской практике было много таких проектов, в том числе с запросом на помощь в поиске «своего» финансиста. Это понятие также раскрывается на менторских встречах.

• Нежизнеспособность текущей бизнес-модели или продуктов компании. Бизнес-модель отвечает на четыре ключевых вопроса: что, кому, как и по каким каналам продает компания. Операционка их не закрывает, но имеет непосредственное отношение к процессу. Проблема намного шире, чем выбор между подписной моделью и продажей под ключ. Например, в диджитал-проектах часто встречается вопрос защиты персональных данных. Фаундер может приложить максимум усилий и средств с целью защитить компанию от утечек — по причине того, что в рамках другого проекта уже сталкивался со сложностями в контексте безопасности данных. Это приведет к слишком тяжелому комплаенсу: процессы станут не только длиннее и сложнее, но и дороже, а доходы при этом не увеличатся. Обеспечивать утяжеленную структуру станет практически невозможно. 

Методы решения. В большинстве компаний процедуры проводятся не просто так, а с целью снижения рисков в результате конкретного инцидента. При этом стоит понимать, что количество согласований и отчетов — не показатель налаженных бизнес-процессов. Эффективная операционная деятельность там, где каждый сотрудник понимает свои задачи и осознает свой вклад в рамках цепочки процессов. Юрист оперативно рассматривает рекламный макет, понимая, что от скорости его работы зависит запуск рекламы и привлечение денежных средств в компанию. При этом KPI на сроки проведения этой работы могут быть частью операционки.

• Хаотичное управление кадрами. Кадровый вопрос остается одним из самых тяжелых. По данным отчета HeadHunter за 2023 год, около 70% работодателей сейчас испытывают более серьезные трудности с поиском и наймом сотрудников, чем раньше. Фаундеры, обращающиеся ко мне как к ментору, также отмечают проблемы с разработкой понятных для работников ценностей компании, упорядочиванием вознаграждений и бенефитного пакета сотрудников одного уровня. Около 30% основателей компаний прибегают к помощи менторов с целью научиться выстраивать карьерную лестницу для работников. Например, один из последних запросов, с которыми ко мне обратился менти: как грамотно выстроить систему мотивации для руководителя коммерческого отдела, перешедшего на позицию генерального директора в компании, которая растит бизнес в сфере управления недвижимостью.

Методы решения. С ростом компании увеличиваются и ее потребности в грамотном HR-специалисте. Организовать управление кадрами в первое время стартапу может помочь передача рекрутинговой функции стороннему специалисту. При этом вопросами адаптации и вознаграждения, удержания сотрудников и обеспечения их роста должны заниматься внутренние специалисты.

Совместная работа фаундера и бизнес-ментора

Чтобы выйти из операционки, для начала основателю необходимо грамотно построить ее на старте бизнеса. Поддержать владельца компании в решении этой комплексной задачи может ментор бизнеса со всеми необходимыми навыками и экспертизой. Взаимодействие с предпринимателем, обладающим опытом организации бизнес-процессов и готовым делиться им с менти, поможет фаундеру оперативно выстроить работу предприятия, избежать ошибок, минимизировать риски и создать все условия для дальнейшего делегирования операционки.