В чем состоят преимущества организации конференций для бизнеса

Организация и проведение конференций — действенный маркетинговый инструмент для решения бизнес-задач. На таких встречах решаются текущие вопросы компании и обсуждаются настроения в отрасли. Проведение конференций может быть в онлайн, офлайн-формате и в двух одновременно.

Целью проведения конференции может быть:

• Налаживание партнерских отношений;
• Привлечение клиентов;
• Вовлечение сотрудников;
• Увеличение объемов продаж;
• Вывод товара или услуги на рынок;
• Повышение лояльности клиентов и узнаваемости бренда;
• Укрепление имиджа компании;
• Формирование репутации отраслевой экспертности;
• Трансляция позиционирования бренда.

Особенности проведения конференций

Особенность организации конференции — проработка тайминга и наполнения программы таким образом, чтобы участники были активно вовлечены в процесс на протяжении всего мероприятия.

Основная цель конференции — найти решение обсуждаемой проблемы. Процесс поиска требует высокой концентрации. Поэтому важной частью любой профессиональной организации конференций является разработка интерактивных элементов, которые удержат внимание участников на протяжении всего мероприятия.

Время начала подготовки зависит от масштаба и формата конференции. Для того чтобы уложиться во все сроки и не подставлять партнеров, подготовку к мероприятию стоит начинать как минимум за три месяца до его проведения — особенно, если дата выпадает на весенние или зимние праздники. 

Разработка программы напрямую зависит от приглашенных спикеров. Зачастую конференция делится на несколько блоков и включает в себя как панельные дискуссии, так и выступления с докладами на определенную тему, соответствующей направленности конференции. В панельной дискуссии участвуют несколько спикеров и модератор, который задает ход беседе.  В таком формате конференция — это идеальное место для обсуждения актуальных вопросов отрасли, а также хороший инфоповод с точки зрения укрепления имиджа компании-организатора. 

Какой формат конференции наиболее эффективный?

Так как конференции по своему определению являются собраниями, различными по формам и содержанию, каждый вид подобного делового мероприятия в отдельности имеет свои преимущества.

Ассамблея. В Россию данный формат мероприятия пришел при Петре I и стал прообразом дворянского бала. Сейчас это крупное собрание конкретной организации дипломатического, политического или научного характера. Например, на Генеральной Ассамблее ООН обсуждается весь спектр международных вопросов, охватываемых уставом организации.

Форум. Формат деловой активности, имеющий менее жесткие рамки по наполнению программы и более разноплановые действия для решения бизнес-задач. Само слово напрямую связано с обсуждением, так как этимологически происходит от названия площади в Древнем Риме, на которой проходили народные собрания.

Конгресс. Большое собрание в несколько тысяч участников, проводимое раз в несколько лет. Распространен в политической среде.

Митап. Место встречи. Такие ивенты направлены на активное и неформальное взаимодействие между специалистами одной отрасли и наиболее характерны для сферы информационных технологий.

Семинар. Обучающее мероприятие, направленное на прокачку профессиональных навыков под сопровождение ведущего. По сути, выступление спикеров с докладами на заданные темы с возможностью их обсуждения в ограниченных временных рамках.

Круглый стол. Собрание заинтересованных представителей отрасли с фокусом на обсуждение узкой темы. Обычно служит дополнением к форуму или конференции и проходит в закрытом формате с небольшим составом участников.

Презентация. Официальное представление компании или нового продукта на рынке. Подходящее мероприятие для инфоповода, чтобы рассказать о себе через СМИ и потенциальных партнеров.

Съезд. Собрание представителей общественной организации или политической партии, участники которого представляют определенную социальную группу и отстаивают ее интересы в решении актуальных для жизни организации вопросов.

В каждом из перечисленных видов мероприятий основной формат — обсуждение, содержание которого зависит от поставленных целей и задач, заключающихся, так или иначе, в продвижении компании, бренда, партии или страны.