DBI внедрил управление МЧД от ELMA в федеральной розничной компании

По данным аналитиков, в 2023 году объем электронного документооборота увеличился на 22%, а рынок систем ЭДО вырос на 10%. Компании активно используют свыше 17 миллионов квалифицированных сертификатов электронных подписей. Машиночитаемые доверенности (МЧД) стали важным инструментом в этом процессе, позволяя сдавать отчетность в государственные органы, работать на специализированных государственных порталах, подписывать договоры и вести полноценную работу с документами онлайн.

С 1 сентября 2024 года предписывается обязательное использование МЧД для всех операций, требующих электронной подписи, если подпись ставит не единоличный исполнительный орган. Приказы определяют требования к содержанию и формату электронных доверенностей, регулируя их использование в информационных системах и при электронном документообороте. Машиночитаемые доверенности не только соответствуют новым законодательным требованиям, но и значительно повышают эффективность управления, способствуя качественному развитию бизнес-процессов.

Проект внедрения

Внедрение МЧД позволяет компаниям улучшить качество управления и вывести бизнес на новый уровень. Поэтому многие компании уже начали активно внедрять эту технологию, не дожидаясь законодательного дедлайна. Так, федеральная розничная компания с масштабным товарооборотом, современной логистикой и большим количеством материально ответственных сотрудников, наделенных правом ведения договоров и подписи финансовых документов, обратилась к DBI с запросом на использование машиночитаемых доверенностей не только для стандартных деловых потребностей, но и чтобы ускорить процесс их оформления. Поэтому одной из особенностей проекта стала автоматизация процесса получения МЧД.

Задача и решение

Проект был запущен в мае 2023 года, а к 1 сентября 2023 года клиент должен был полностью перейти на использование МЧД. Для клиента было важно, чтобы машиночитаемые доверенности органично интегрировались в существующую систему электронного документооборота, помогая в управлении документами, доверенностями, договорами и отчетами. 

Первоочередной задачей проекта стал поиск IT-решений, которые позволили бы автоматизировать работу с машиночитаемыми доверенностями и обеспечить эффективное взаимодействие компании как внутри, так и с внешними партнерами и государственными органами. Особое внимание было уделено интеграции этого сервиса с внешними ресурсами, такими как операторы ЭДО, реестры для хранения МЧД, инструменты для проверки контрагентов и удостоверяющие центры.

Команда DBI выбрала для цифровой трансформации ЭДО программный продукт ELMA365 Управление МЧД, который включает все необходимые бизнес-функции для выдачи машиночитаемых доверенностей сотрудникам, их автоматической регистрации в распределенном реестре ФНС и хранении в интерфейсе ELMA365.

Результаты работы

MVP был реализован за три месяца, тогда же клиент начал формирование МЧД с помощью системы ELMA365. Далее в течение пяти месяцев были настроены и оптимизированы различные процессы согласования, внедрены важные функции, а система перешла в фазу функционального сопровождения.

На данный момент специалисты полностью адаптируют продукт к потребностям заказчика, шлифуют опции и дополнительные цепочки согласования, завязанные на МЧД. Также осуществляется интеграция новых функций коробочного решения ELMA365 Управление МЧД в процессы заказчика.

«Для нас это был амбициозный проект, так как подобного опыта у IT-команды не было и быть не могло — новые законы, новые правила. Клиент поверил нам, мы поверили клиенту. Все получилось. Немаловажную роль сыграл и разработчик решения — компания ELMA. Они поддерживали нас на всем пути реализации проекта, дорабатывали вместе с нами функционал, шли во многом на встречу. Сейчас, спустя год, мы с уверенностью можем сказать, что решение ELMA365 Управление МЧД позволяет автоматизировать процесс работы с машиночитаемыми доверенностями для компании любого уровня и с самыми нетривиальными процессами согласования», — Алексей Захаров, региональный директор по развитию, DBI.

«Решение о разработке собственного модуля для управления МЧД мы приняли в середине 2022 года.  К этому времени для нас стало очевидно, что, несмотря на низкий уровень зрелости концепции МЧД, она станет в скором времени неотъемлемой частью электронного документооборота. В вендоре был сформирован собственный центр компетенций по МЧД, в задачи которого входит изучение нормативной базы, отслеживание ее изменений и формирование решения, обеспечивающего управление МЧД и его применения в электронном документообороте. Данный проект для нас показателен тем, что партнер и клиент смогли пройти путь по внедрению управления и применения МЧД самостоятельно на базе нашего готового решения. Решение несет пользу для наших клиентов, а выбранный нами путь развития подсистемы управления МЧД и платформы для управления контентом позволяет эффективно решать задачи автоматизации, поставленные бизнесом», — Раис Ахкямов, руководитель практики внедрения CSP, ELMA.