Как провести инвентаризацию склада после пожара: пошаговое руководство

Пожары на складах возникают из-за несоблюдения техники безопасности, самовозгорания хранящихся горючих материалов, неисправности проводки или электроприборов или по другим причинам. Но что делать в такой ситуации? Какие действия должен предпринять руководитель компании? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье. 

Шаг 1. Сбор документов

В первую очередь руководство компании должно собрать все документы, подтверждающие, что на складе произошел пожар:

• акт о пожаре. Документ составляет командир отделения пожарного расчета, которое тушило пожар и первым прибыло на место происшествия. В акте указывается следующая информация: дата и время обнаружения пожара, вызова пожарной бригады, прибытие пожарной бригады на место и другие важные сведения;
• протокол. На место происшествия после тушения пожара приезжает дознаватель Госпожнадзора. Он осматривает место пожара и составляет протокол. Если на месте происшествия нет погибших, дознаватель ГПН должен составить постановление об отказе в возбуждении уголовного дела.

Задокументируйте последствия пожара: фотографируйте и фиксируйте все повреждения для страховой компании и будущей оценки общего ущерба.

Шаг 2. Инвентаризация

На следующий день после пожара необходимо провести инвентаризацию склада, оценить ущерб и только потом планировать дальнейшие действия. В данном случае инвентаризация будет внеплановой, поскольку она не была запланирована, и ее осуществляют по причине сложившихся обстоятельств.

Перед началом процедуры убедитесь, что помещение безопасно, и на складе могут находиться люди. 

Перед началом процедуры убедитесь, что помещение безопасно, и ничего не угрожает здоровью людей.

Инвентаризация проводится на основании следующих законов, положений и рекомендаций:

• п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; 
• п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.06.98 № 34н;
• п. 1.5 Методических рекомендаций по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.

Планирование ресурсов проведения инвентаризации

Определите товарный объем, который необходимо проверить, выделите инвентаризационные зоны: ряды, стеллажи, верхние и нижние ярусы, ячейки и т.п. Составьте счетные ведомости, определите ответственных за каждую зону. Отдельно выделите проблемный и неопознанный товар. На все товары, коробки, тару, не имеющие никаких обозначений, наклейте товарные этикетки со штрихкодами. 

Товары, учет которых ведется в кг, взвесьте на откалиброванных весах. Мерные товары (провод, ткань), учет которых ведется в метрах, необходимо перемерить на станках, прошедших поверку или мерными бухтами. Обновите информацию на этикетках и бирках: она должна быть актуальной и читабельной, а продукция, как минимум, протерта ветошью от грязи и пыли.

Пересчет

Пересчет делится на два этапа: физический и системный.

Физический пересчет и проверка товаров. Обычно используется следующий способ проверки. Если на заводской коробке, присутствует фирменный скотч, нет признаков механического повреждения, то вскрывать ее не нужно. В данном случае мы доверяем количеству указанному на упаковке. Если коробки вскрыты, то все позиции необходимо пересчитать.

При пересчете ячеек по бумажным носителям кладовщик может пропустить ячейку или пройти мимо. Он постоянно должен быть внимательным, чтобы пересчитать все. 

Процесс упрощается при использовании AS WMS: система предложит маршрут пересчета, предупредит, если сотрудник пропустил и не проверил ячейки.

Системный. Ввод данных в WMS с помощью ТСД. В этом случае сотрудник сканирует штрихкод ячейки, выбирает позицию к пересчету. Далее пересчитывает позицию, вводит фактическое количество на ТСД, переходит к следующей ячейке маршрута. После пересчета заданных ячеек завершает операцию, а AS WMS онлайн откорректирует остатки.

Отражение результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации могут фиксироваться в ведомостях: 

• ИНВ-19. Используется, если выявлены отклонения от учетных данных;
• ИНВ-3. В форму вносятся данные, исходя из результатов пересчета, процедур взвешивания, измерения тех или иных ресурсов по каждому установленному месту хранения. 

После окончания пересчетов WMS автоматически формирует отчеты о наличии расхождений остатков системы управления складом и бухучета. На основании полученных данных могут проводиться:

• анализ и отработка причин расхождений результатов инвентаризации;
• причины возникновения брака, неликвидов, некомплектов;
• оценка качества, мониторинг работы сотрудников (как смежных отделов, так и склада).

Шаг 3. План восстановления склада

После того как вы проведете инвентаризацию, необходимо разработать план дальнейших действий по восстановлению склада. Он может включать в себя следующие этапы:

• уборка помещения и всех поверхностей;
• восстановление документов и испорченных товаров;
• сушка помещения;
• ремонтно-восстановительные работы.

Укажите примерные сроки и исполнителей по каждому этапу. 

Заключение

Проведение инвентаризации после пожара на складе — это сложный, но необходимый процесс. Тщательная подготовка и систематический подход помогут минимизировать потери и ускорить восстановление.

Ключевые моменты

1. Убедитесь, что склад безопасен, перед тем как проводить какие-либо действия.
2. Соберите и оформите все документы. Это пригодится в решении страховых и юридических вопросов.
3. Проведите инвентаризацию.
4. Составьте план восстановления склада, продумайте все необходимые действия и определите сроки.