Как мы избавили коллег от повторяющихся задач за счет роботизации

Сотрудники компании занимаются сбором сведений из одних и тех же источников, заполнением таблиц и карточек, проверкой информации в разных системах? Расскажем, как повысить эффективность их работы, передав часть технических задач роботу.

Предыстория

Мы в SimbirSoft автоматизируем бизнес-процессы не только нашим заказчикам, но и внутри своей компании. С ростом бизнеса и количества клиентов мы стали оцифровывать работу коллег и, когда поняли, что часть задач юристов являются повторяющимися и не требуют специальных знаний, решили, что временные затраты можно оптимизировать с помощью технологии RPA (Robotic process automation, далее — робот).

С целью повышения качества и скорости работы с клиентами мы используем сервисы проверки изменений у контрагентов, которые могут анализировать и направлять уведомления, что у текущего клиента произошли те или иные изменения. Чтобы организовать получение этих сведений заинтересованными подразделениями (финансовая служба, офис-менеджеры), мы ежедневно мониторим ситуацию в одном из таких сервисов: 

• проверяем актуальность и достоверность данных в открытых источниках, например, на сайте ФНС и других
• анализируем каждое поступившее уведомление об изменениях у клиента и сообщаем заинтересованным сторонам внутри компании о произошедших или запланированных событиях. А таких изменений ежедневно может быть больше 100!

В этом кейсе расскажем, как оптимизировали эти задачи с помощью робота.

Выбрали наиболее подходящее решение

Наши коллеги из производственных направлений постоянно изучают новые технологии и решения по автоматизации процессов, которые не требуют умственного подключения специалиста. 

Проанализировали продукты нескольких поставщиков и их возможности в решении подобных задач. Остановили свой выбор на одной платформе и далее заключили с правообладателем платформы договор на передачу неисключительной лицензии на использование робота.

Учитывая, что принцип работы и возможности почти всех платформ, которые есть на отечественном рынке, одинаковы, мы решили, что основным критерием отбора будет легкость в изучении и внедрении в наши корпоративные системы. Выбор пал на платформу Sherpa RPA. Она достаточно легковесная, не требует больших системных ресурсов и интуитивно понятна в использовании, если у специалистов уже есть опыт в программировании.  

Описали задачи

На этом этапе важно было подробно описать конкретные действия (от клика мышкой по сайтам до набора текста). Чтобы достигнуть необходимого результата от работы робота, нужно было прописать каждую ситуацию, которая может возникнуть. Честно признаемся, было непросто предусмотреть все возможные действия робота, исключив потенциальные ошибки. 

Техническое задание содержало множество вариантов действий робота: извлечь информацию из кавычек, собрать сведения до запятой, определить, по какому изменению сформировать уведомительное письмо, и направить его на конкретного человека, найденного в нашей корпоративной системе.

Пока описывали процесс, пришли к выводу, что таким образом можно помочь не только юристам, но и другим непроизводственным направлениям. Подключили их, обозначили пул интересующих уведомлений. 

Коллеги написали ТЗ, согласовали со всеми заинтересованными сторонами, получили доступ во внутренние системы и перешли к разработке. Параллельно создали калькулятор трудозатрат и окупаемости. Он позволяет сделать приблизительный расчет срока окупаемости того или иного процесса, который хотим роботизировать. Если расчеты показывают, что затраты будут окупаться очень долго или вообще могут не окупиться, мы не беремся за роботизацию кейса.

За 4 месяца реализовали и внедрили решение

Есть два способа реализации подобных проектов:

• Внедрить готовую API системы. У сервиса, которым пользуются коллеги из юридического отдела, есть готовое API. На его основе можно создавать свои приложения для получения нужной информации. При таком способе разработка легче и быстрее, но для этого придется приобретать тариф, по которому каждый год компания будет тратить более 200 000 рублей, чтобы получать нужную информацию по предоставляемому API. Кроме того, на получение информации таким способом накладывается ограничение по количеству запросов. Чем больше запросов нужно совершать, тем дороже будет становиться тариф, а с ростом компании это неизбежно. 
• Реализовать алгоритм извлечения данных своими силами. Этот способ требовал неординарного решения и больше времени на реализацию. 

Оценив затраты на оба способа разработки, мы пришли к выводу, что готовы бросить себе вызов и попробовать второй. Обычный парсинг данных в нашем случае не подходит, так как данные собираются из большого количества виджетов системы. Для получения доступа к ним нужно активно взаимодействовать с программой: кликать, скролить и ожидать реакции ее на наши действия. Тут и вступает в силу автоматизация, основанная на технологии RPA. 

Сложность такой автоматизации заключается в том, что нужно «объяснить» программе, когда кликать, где подождать, а где проскролить. Система, в которой работают юристы, сложная (с точки зрения реализация frontend-части: трудно «зацепиться» за нужные элементы управления графического интерфейса, с которым в основном и работает робот) и часто обновляется. Соответственно, требовалось продумать стабильное решение. Это, пожалуй, было самым сложным моментом в реализации данной системы. Но он позволит нам в будущем избежать частой доработки системы при обновлении пользовательского интерфейса. Остальная же бизнес-логика реализовывалась без каких-либо проблем. 

После создания системы провели несколько тестовых запусков и демонстраций работы нашей системы коллегам из юридического направления. 

Когда посмотрели на тестовом стенде работу робота с уведомлениями об изменении сведений о руководителе и месте нахождения компании, результаты порадовали. Робот ежедневно проверяет сотни уведомлений об изменениях у клиентов, обрабатывает их и направляет сообщения заинтересованным службам. Потом еще пару дней следили за процессом на продакшн версии. Ошибок не было, адресаты получали необходимые уведомления на электронную почту. 

Потом решили добавить значение «События», по которым робот также будет проверять изменения. Все работало, но количество уведомлений выросло в разы, а значит в будущем потребуется немало времени на их разбор. Стали думать, как исправить. 

В итоге поняли, что в значение «События» входило большое количество уведомлений, которые не влияют на работу сотрудников по подготовке и отправке документов. Проанализировали все, что получали, согласовали нужные и переписали робота «от обратного»: не присылать ненужные уведомления. И все получилось!

К каким результатам пришли и какие еще задачи можно решить с помощью роботизации

Коллеги довольны результатами внедрения робота:

• Скорость отработки задач по мониторингу изменений у клиентов выросла более чем в 5 раз!
• Риск допуска ошибок из-за человеческого фактора полностью исключен
• Передача роботу части задач юристов позволила последним уделить больше времени и внимания работе с договорами и защите компании от различных рисков, что является приоритетной задачей юридической службы любой компании

Роботов можно применять в работе разных специалистов, в том числе:

• администраторов — для управления учетными данными, 
• HR-специалистов — для подбора резюме по заданным фильтрам, 
• юристов — для отправки различных документов, 
• бухгалтеров — для заполнения/сверки актов и др.

Если обобщить, то роботы отлично справятся с такими задачами, как:

• Заполнение документов, автоматизация однообразных задач по вводу и переносу данных
• Формирование отчетов, ускорение процессов сверки данных и финансовых расчетов за счет цифровой автоматизации и т.п.

В планах компании — дальнейшая роботизация внутренних процессов юристов. Один из них уже описали, техническое задание подготовили, теперь ждем реализацию и, как следствие, сокращение затрат. И это не предел. 

Как вы уже поняли, с помощью RPA-технологии можно избавиться от простой, повторяющейся работы. Заполнение таблиц, отчетов, поиск и сбор информации и прочее — робот способен все это сделать в разы быстрее человека, а мы поможем его внедрить.