Оформить за два часа: как ускорить прием новых сотрудников в 8 раз

Наталья, из каких этапов состоит оформление кандидата? 

Обычно путь оформления документов кандидата выглядит так:

1. Кандидат заполняет анкету и прикладывает копии документов.
2. Кадровый специалист переносит рукописный текст из документов в 1С.
3. Формирует трудовой договор, приказ о приеме в 1С.
4. Распечатывает пакет документов.
5. Просит кандидата проверить и подписать.
6. Организует передачу подписанных документов: один экземпляр в архив, один — уже сотруднику.
7. Документооборот завершен.

Какие факторы влияют на скорость оформления нового сотрудника? 

В идеальном мире весь процесс занимает 2 часа. Но на скорость подготовки документов влияют несколько факторов: 

• Сезонность найма. По статистике пик найма приходится на периоды с февраля по март и с сентября по октябрь. 
• Сложность процесса согласований. В пути подписания документов могут быть прямые, административные руководители и служба безопасности.
• График работы сотрудников. У всех есть обеды, совещания и приоритетные задачи, а кто-то может работать в этот день на удаленке.

А также бывает, что кандидаты допускают ошибку в анкете, или кадровый специалист — при занесении в систему компании.

Все эти факторы влияют на скорость оформления и подписания документов и порой оформление документов кандидата может занять два рабочих дня.

А также:

• Из-за ошибок в документах приходится начинать весь процесс заполнения и подписания заново.
• Сотрудники переключаются на оформление или поиск документов пока другие задачи копятся.
• Компания рискует заполнить документы с ошибками или не проверить данные кандидата. Например, если компания нанимает главного бухгалтера, который является банкротом, то получит штраф. 

Есть ли сейчас инструменты, которые помогают сократить время на оформление сотрудника? 

Да, на рынке есть сервисы КЭДО, которые предлагают модуль «Анкета кандидата». Например, такой модуль есть у сервиса Nopaper. 

Процесс оформления новичков с таким инструментом выглядит так:

1. Кадровый специалист создает персональную ссылку на анкету и отправляет ее кандидату.
2. Кандидат переходит по ссылке, заполняет анкету и загружает необходимые документы.
3. Анкета с документами отправляется автоматически в 1С, где создается карточка сотрудника.
4. Кадровый специалист формирует трудовой договор, приказ о приеме и отправляет их на подписание.
5. Кандидат подписывает документы в сервисе КЭДО.

Также важно чтобы в «Анкете кандидата» была проверка документов, которая не позволит отправить анкету с ошибками.

Какие результаты приносит автоматизация процесса оформления сотрудника? 

Из основных это: 

• оформление и подписание документов занимает, в среднем, два часа;
• документы не теряются и не задерживаются у сотрудников;
• реже появляются ошибки в кадровых документах.

Благодаря автоматизации оформления найма, кадровые специалисты могут быстрее выполнять задачи и за счет этого увеличивать свой доход. А HR-дженералисты, которые занимаются КДП и управлением персонала, выделять больше ресурсов на повышение эффективности сотрудников.