Как OKR помогает компании мотивировать сотрудников достигать цели

Чтобы достигать масштабных целей и делать это быстрее конкурентов, компании необходимо уметь работать  с сотрудниками, мотивировать их и правильно оценивать свою эффективность.  Одним из самых мощных инструментов для достижения этих целей является OKR (Objectives and Key Results — Цели и ключевые результаты). Этот фреймворк создать четкую структуру целей и задач, делая процесс достижения прозрачным и измеримым. В данной статье Ксения Сосонко — директор по персоналу и операционной эффективности — поможет улучшить результаты компании и использовать современный подход, где все сотрудники идут к цели в одном направлении.

Что такое OKR

Аббревиатура OKR расшифровывается как Objectives and Key Results.

Это система постановки целей, которые используют, такие крупные компании, как Авито или Google. Она помогает синхронизировать команду при помощи прозрачности процессов. Вся команда работает в системе единого плана и видит прогресс или стагнацию. Можно проанализировать всю ситуацию целиком и не упустить важных процессов. 

Почему  OKR

В первую очередь мы хотим поделиться, по каким критериям наша команда использует систему OKR и как она помогает нам справляться с задачами.

1. Система, которая позволяет с заботой, бережно и пошагово достигать результатов 
2. Недельный понятный спринт помогает выстраивать цепочку задач и поднимает эффективность сотрудников. Если мы видим, что где-то есть недочеты, мы можем изменить намеченный путь и привлечь дополнительных сотрудников к решению задачи.
3. Здесь и сейчас можно принять решение,  там ли мы и то ли мы делаем. И если нет, как все исправить.
4. Отвечает основному запросу компании: достигать результата без «душноты». Это значит, что все процессы прозрачны, а все сотрудники нацелены на помощь друг другу.

Так, мы можем быстро и понятно выстроить задачи, быстро вносить изменения и достигать результатов все вместе, потому что вся команда нацелена на результат. Рассмотрим, какую еще пользу приносит OKR и какие возможности для компаний дает система.

Польза и возможности OKR

• Подходит для разных команд

Методику легко внедрить в команды с разным функционалом и разной спецификой. OKR помогает объединять людей с разным опытом, а его функционал помогает разным командам идти в ногу. Есть те, кто играет «вдолгую». Есть те, чья работа четко определена цифрами. Есть те, кто работает только с проектами. OKR может работать для всех.

• Есть возможность сделать лучше

По OKR цель должна быть амбициозной и трудно достижимой. Это бережная структура. Поэтому успех — это не 100%, а уже 70%. И благодаря этому, всегда есть пространства для результатов лучше, чем было запланировано. 

• Мы точно знаем, чем измеряется успех

Каждая цель имеет набор метрик, которыми измеряется ее выполнение. Это определенные количественные показатели, которые мы можем отслеживать в динамике. Так, мы остаемся с чистыми цифрами и фактами, которые четко могут ответить, достигли мы успеха или нет.

Мы видим, что OKR — гибкая система, которая требует установления правил работы. Делимся правилами, которые мы установили у себя в компании «Кухня на районе».

Правила OKR в компании «Кухня на районе»

• Каскадирование целей 

Целеполагание у нас начинается с определения стратегии на полугодие — мы формируем список целей. К каждой из них ставим ключевые результаты, которых хотим достичь по завершении этого периода.

Далее список поэтапно каскадируется на цели департаментов и команд внутри них. Каждая структурная единица определяет, какими именно проектами и инициативами она поможет компании достичь успеха.

Мы формируем целую стратегическую карту. Каждый человек в итоге понимает, как он влияет на результаты глобально, и делает полезные дела. 

• Система 5 вопросов

1. Как мой департамент поможет нам выиграть и победить? — вопрос можно применить к любому сотруднику. 
2. Какая главная количественная метрика вклада моего департамента в победу? Какие метрики ее дополняют и балансируют? — то есть, к чему стремиться, чтобы компания достигла своей цели. 
3. Какие значения Аs is и To be? — где мы находимся сейчас и куда хотим прийти. Помогает сформировать целостную картину для всей команды, чтобы видеть реальное положение вещей. И наметить путь, куда хотим прийти.
4. Какие ключевые инициативы и проекты приведут нас из As is к To be в срок? — Планируем наши действия по достижению цели.  Помогает понять, насколько амбициозна команда, какой путь к цели видит. 
5.  В каких ключевых точках что-то может пойти не так, что я планирую с этим сделать? — всегда важно иметь запасной план. Необходимо задуматься, где могут возникнуть сложности и продумать действия наперед,  чтобы вся команда вовремя могла подстроиться под изменения. 

• Система чек-инов

Это мини-отчет о том,  как прошла неделя. Руководители и их команды, которые больше всего влияют на проект, проводят ретроспективу того, что они сделали, куда движется команда и в том ли направлении. Важно задавать вопрос команде и слушать ее мнение по поводу той или иной задачи. 

Сотрудники не должны бояться высказаться или попросить помощи. Невыполнение какой-либо задачи может замедлить сроки достижения большой цели. Команда должна быть открыта к диалогу и обсуждению.

Также важно вести заметки, чтобы сфокусироваться на важном и следовать намеченному пути согласно плану.

Чтобы система чек-инов работала и помогала идти к достижению целей, необходимо придерживаться правил: 

• Предоставлять дату, когда результат был зафиксирован
• Возможность измерения проделанных действий. Например, в сроках и дедлайнах.  
• Статус: «Все по плану», «В риске», «В пролете» . Например, визуализация прогресса желтым, зеленым или красным. Таким образом, руководитель и команда могут принять решение перебросить силы на выполнение критически важных задач.
• Анализ, который помогает ориентироваться в текущей ситуации и отвечает на вопросы: 

1. Почему мы здесь? 
2. Какой основной запрос к команде? 
3. Есть ли блокирующие инициативы?

Использование системы OKR открывает перед нами новые возможности для оценки и повышения производительности. Одним из инструментов является Performance review на базе OKR.

Performance review на базе OKR

Для нас performance review — необходимый процесс, чтобы видеть, какие действия приносят пользу компании, и двигают ее вперед, а какие — нет. Определение своих целей и задач лежит внутри этого процесса. 

Мы не отслеживаем то, как эффективно человек справляется со своими рутинными делами. На это есть должностные инструкции. Мы отслеживаем, как каждый человек двигается по своим целям и задачам в рамках стратегии, и какой эффект на глобальном уровне это имеет. Раз в квартал мы проверяем, что все отлично.

Весь процесс реализации можно поделить на 2 больших части: разработка и внедрение. Рассмотрим подробнее этапы каждой из них, чтобы сделать процесс комфортным и полезным для сотрудников. 

Разработка Performance review

• Изучение практик других компаний 

На этом этапе мы изучали то, в каком виде существует performance review в других компаниях. Смотрели на всех: на гигантов рынка и на локальных игроков в разных сферах. Главное здесь было изучить возможные варианты.

• Тестирование инструментов

Мы пробовали много разных инструментов: изучали и более подробно те, что использовали в своей работе. Также знакомились с новыми, которые были на рынке. 

Смотрели на множество показателей, чтобы в итоге выбрать наилучшее. Нам было важно, чтобы знакомство с платформой было простым.

• Формирование методологии процесса

Когда сформированы принципы работы процесса и выбраны инструменты, пора переходить к методологии. 

Здесь описываются все правила, по которым существует процесс. Как считаются те или иные показатели, в какие сроки реализуется процесс и многое другое. 

Особенно этап важен для новых ребят, которых нужно адаптировать и погрузить в процесс. 

Внедрение Performance review

В процессе внедрения мы основывались на следующих принципах:

• Каскадный принцип

Внедрение такого большого процесса мы построили тем же каскадным принципом, что и целеполагание. Сначала познакомили весь топ-менеджмент, затем руководителей команд, а уже потом и команды.

• Пользу должен видеть каждый

Нам было важно не просто рассказать о том, что performance review теперь часть нашей рутины. Тогда процесс бы вызывал много негатива и ощущения «обязаловки». Мы хотели, чтобы каждый понимал пользу, поэтому знакомили команды с процессом через нее. 

• Терпение и время — ваши друзья

Мы внедряли процесс чуть больше двух месяцев, и это того стоило. Такие большие изменения всегда будут вызывать много вопросов и сложностей. Важно рассказать о них и дать сотрудникам возможность спросить. 

Наш опыт построения процессов разработки и внедрения поэтапно показывает, что необходимо построить среду, где никто не боится задавать вопросов, все стремятся получить новые знания и опыт.

Внедрение процесса Performance review на базе OKR в компании помогло создать эффективную систему оценки и развития компании, пути каждого сотрудника к достижению целей. 

Основные моменты:

1. Адаптация: методология была адаптирована под уникальные особенности компании.
2. Постепенное внедрение: каскадный подход облегчил принятие нововведений среди всех уровней сотрудников.
3. Прозрачность: открытое общение способствовало лучшему пониманию и вовлеченности в процесс.
4. Личная заинтересованность: сотрудники осознали, как их индивидуальный вклад влияет на успех компании.

Любое нововведение не обходится без сложностей. И мы бы хотели поделиться, с какими трудностями мы столкнулись как HR в процессе внедрения OKR и Performance review. 

Сложности, с которыми мы сталкиваемся как HR

1. Перестроение мышления со SMART на OKR и мотивация в процессе

SMART — четкий и ограниченный по времени. OKR направлен на создание и достижение целей в процессе работы. Важно поддерживать внутреннюю мотивацию команды. Советуем напомнить команде, что в первый раз всегда сложно. Можно поделиться опытом других команд в компании. Такие истории дадут понять, что они не одни. 

2. Специфика и разные функционалы команд

Важно построить процесс, который подойдет для всех. Мы основывались на принципе «в первое время чем проще, тем лучше». Все части performance review мы формулировали просто, чтобы у ребят не возникало путаницы из-за разных функций, с помощью которых они должны реализовать задачи. Также мы адаптировали каждый процесс под определенный департамент, в зависимости от того, как они строят работу. 

3. Любые изменения медленно и некачественно внедряются, если не подкреплены финансовой мотивацией.

Изначально мы сделали большое внимание на то, чтобы разделить performance review и систему мотивации. Наша задача: дать людям привыкнуть к тому, что мы регулярно проверяем эффективность компании. Поэтому совершенно нормально, если процессы оценки эффективности и мотивации в компании разделены.

Заключение

OKR помогает всем быть на одной волне, знать, куда двигаться и видеть, как идет дело. Каждый в большой команде знает свою роль и как его работа помогает достичь общей цели. Это и есть суть OKR — четко ставить задачи и следить за их выполнением, но без лишнего давления. OKR делает работу прозрачной. И если что-то идет не по плану, можно быстро подкорректировать курс и не допустить катастрофы. 

Внедрение OKR и системы оценки эффективности performance review может показаться сложным, но нужно приложить усилия в начале, чтобы потом получать максимум пользы от настроенной системы. Мы сделали это через создание правил и безопасной атмосферы, где каждый может задать вопрос или предложить идею.

Ставьте перед командой большие цели и ежедневно приближайтесь к их достижению с помощью эффективного инструмента с современным подходом к сотрудникам.