5 советов: как правильно составить претензию о взыскании долга

В связи со сложившейся экономической ситуацией и введенным санкциями в настоящее время в России и по всему миру наблюдаются сбои логистических цепочек, трудности с осуществлением расчетов в иностранной валюте.

Многие компании приостановили свою деятельность, работу заводов, а также продажи и отгрузки товаров со склада.

В такой ситуации существенно повышаются риски неплатежей и неисполнения денежных обязательств со стороны контрагентов.

Юристы Solid Case рекомендуют бизнесу проанализировать текущую дебиторскую задолженность в разрезе каждого контрагента. И если по итогам анализа вы приходите к выводу, что со стороны должников уже начались просрочки по оплате, то стоит незамедлительно направлять в их адрес досудебную претензию о взыскании задолженности.

Зачем нужно направлять претензию?

По большинству категорий коммерческих споров прежде, чем обратиться в суд о взыскании дебиторской задолженности, необходимо обязательно соблюсти досудебный порядок. Это требование установлено законом. Иными словами, нужно отправить претензию должнику.

Если это не сделать, суд не примет ваш иск к рассмотрению.

Юристы Solid Case подготовили несколько рекомендаций о том, как правильно составить претензию об истребовании дебиторской задолженности.

1. Проанализировать условия заключенной сделки с должником

С точки зрения судебных перспектив требование о взыскании долга, в первую очередь, должно быть основано на документах.

Внимательно изучите ваш договор на предмет условий оплаты поставленного товара, выполненных работ или услуг, а также сроки оплаты.

Обратите внимание, в какой момент у вашего контрагента наступает обязательство по оплате в соответствии с условиями сделки.

Например, в договоре может содержаться условие о том, что выполненные работы оплачиваются заказчиком на основании акта выполненных работ, подписанного обеими сторонами.

В этом случае стоит удостовериться, что подписанный акт выполненных работ у вас на руках, в противном случае необходимо оценивать каждую ситуацию индивидуально.

Стоит также обратить внимание на срок исполнения обязательства: прописан ли он в календарных или рабочих днях. На основании этого определить точную дату, когда долг должен быть оплачен со стороны контрагента.

2. Четко сформулировать все требования и сумму

Стоит изложить четко и понятно суть ваших требований к должнику, а также сослаться на пункты в договоре. Претензия не должна быть похожа на простую деловую переписку.

Отправка акта сверки также не признается судами в качестве надлежащего документа.

Например, указать, что товар был поставлен своевременно, однако он до сих пор не оплачен. В соответствии с условиями договора покупатель обязан оплатить товар в установленные сроки.

В завершение документа стоит указать, что вы требуете от должника оплатить возникшую задолженность, в противном случае будете вынуждены обратиться в суд.

Претензия должна содержать корректную сумму задолженности. Если сумма состоит из нескольких частей или за разные партии товаров, работ или услуг, то стоит приложить к претензии подробный расчет суммы требований.

Помимо основного долга в ряде случаев возможно требовать неустойку за просрочку платежа, если она предусмотрена условиями договора. В иных случаях вы можете требовать уплаты процентов на сумму долга по ст. 395 Гражданского кодекса РФ. В этом случае размер процентов зависит от действующей ключевой ставки, которая устанавливается Центральным банком РФ.

Если вы намерены требовать оплаты неустойки или процентов, то это стоит сразу заявить в претензии.

3. Указать реквизиты для оплаты

Важно, чтобы в письменном требовании были указаны ваши корректные банковские реквизиты, по которым должник должен произвести оплату.

Отсылки на реквизиты в договоре может быть недостаточно, поскольку, зачастую, они могут быть указаны неактуальными или неполными.

Мы рекомендуем всегда указывать в претензии реквизиты для возврата долга.

4. Как правильно оформить и отправить

Лучше всего оформлять документ на официальном бланке. Вначале стоит указать наименование должника, его ИНН и адрес.

Претензия должна быть подписана генеральным директором — единоличным исполнительным органом организации. Подписать документ может также и иное лицо при наличии доверенности от организации. В этом случае доверенность может быть оформлена в простой письменной форме за подписью генерального директора и печатью компании.

Копию доверенности необходимо заверить печатью компании и приложить к претензии.

Если по тексту вы ссылаетесь на дополнительные документы, которых у должника может не быть, то стоит приложить также и копии этих доказательств.

Оригинал подписанной претензии необходимо отправить почтовой службой. Мы всегда рекомендуем направлять подобные письма «Почтой России» заказным письмом с уведомлением о вручении. Хотя в договоре может быть предусмотрен и иной порядок отправки официальных писем.

Мы рекомендуем также составлять опись вложения почтового отправления, поскольку в будущем она будет служить доказательством в суде, что вы соблюдали требование об обязательном досудебном урегулировании спора.

Обычно претензию необходимо направлять на юридический адрес должника, который содержится в выписке ЕГРЮЛ. Данная информация является публичной и ее можно скачать на официальном сайте Федеральной налоговой службы.

Однако, бывают случаи, когда в договоре указан иной адрес, отличный от юридического. В такой ситуации мы рекомендуем направлять письмо сразу по двум адресам.

Суды всегда проверяют корректность адреса, по которому были отправлены документы. И если адрес неправильный, то в рассмотрении иска может быть отказано.

5. Собрать и подготовить необходимые документы

Мы рекомендуем также собрать все документы, которые обосновывают сумму долга. К ним могут относиться: договор, акты выполненных работ или услуг, товарные накладные, транспортные документы, доверенности, деловая переписка, электронные письма и сообщения.

Все эти документы должны быть у вас на руках, поскольку они могут понадобиться в дальнейшем для обращения в суд.

Что делать дальше?

После отправки официального письма необходимо выждать 30 дней. Этот срок установлен законом, однако в договоре может быть указан и более короткий срок.

Если в течение этого времени должник не погасит свой долг, следующим шагом может быть подача искового заявления о взыскании задолженности в арбитражный суд.

Общие рекомендации по работе с просрочками

• Не затягивать отправку претензий

Если вы столкнулись с просрочками со стороны контрагентов, то не стоит затягивать и сразу направлять всем должникам досудебные требования. Связано это с тем, что без этой формальности вы не сможете начать процедуру взыскания долга в суде.

Отправка претензии — это формальность. В случае урегулирования вопроса с должником вы всегда сможете отозвать ее.

• Перевести контрагентов на предоплату

Ненадежных партнеров стоит перевести на предоплату. Однако, к сожалению, не всегда это получается сделать без преград.

Очень часто в договорах не предусмотрена такая возможность и в этом случае переход на предоплату возможен только по соглашению сторон. И покупатели далеко не всегда соглашаются на это.

Чтобы избежать данный риск мы рекомендуем изначально предусмотреть в договоре право продавца в одностороннем порядке переводить покупателя на условия предоплаты.

• Сократить период отсрочки

Если поставка товаров или оказание услуг осуществляется вами на условиях отсрочки платежа, то стоит рассмотреть вопрос о сокращении периода отсрочки хотя бы для части контрагентов.

Однако, и в этом случае данный механизм должен быть изначально предусмотрен в договоре. В противном случае изменений условий оплаты будет возможно только по соглашению сторон.

• С просрочками работать индивидуально

В целом, мы рекомендуем использовать индивидуальный подход при урегулировании долга в отношении каждого контрагента.

Ведь у кого-то могла произойти техническая ошибка и долг будет быстро погашен, ряд контрагентов могут погасить долг в рассрочку без суда, а кто-то из должников на грани банкротства. И тогда стоит рассмотреть иные способы погашения долга.

Юридическая фирма Solid Case специализируется на ведении арбитражных споров в г. Москве и в других регионах России.

Для получения консультации оставьте заявку или свяжитесь с нами по телефону на сайте.