Компания «ХАТБЕР-М» автоматизировала продажи и маркетинг на ELMA365

С ростом объема бизнеса в компании «ХАТБЕР-М» возникла необходимость автоматизации процессов для улучшения взаимодействия между отделами продаж и маркетинга, а также повышения эффективности работы с клиентами. Изучив потребности и процессы заказчика, эксперты Wone IT предложили Low-code BPM платформу ELMA365 как оптимальное решение. Очевидным преимуществом такого выбора стала возможность разработать кастомный продукт, идеально подходящий под требования компании. 

В формате интервью с командой заказчика выяснили все существующие сложности в текущих процессах, и каким они видят идеальный результат автоматизации. В мельчайших деталях изучили, как происходит взаимодействие с клиентом, его путь по воронке продаж, какие сотрудники привлекаются на каждом этапе, какие задачи назначаются и кем, а также какие формируются документы и многое другое. 

Были поставлены следующие задачи внедрения:

• автоматизация процессов продаж и маркетинга (50 сотрудников из нескольких отделов);
• интеграция с исторической с существующей базой данных, почтовым сервисом, телефонией;
• реализация в системе бизнес-процессов взаимодействия между отделами;
• автоматизация документооборота;
• настройка ролевой модели и контроля исполнения задач для ускорения внутренних операции.

Проект стартовал в августе 2023. Основным требованием заказчика на первом этапе была настройка односторонней интеграции, которая бы позволила обрабатывать имеющиеся данные внутри старой системы и дублировать их в новой. Здесь возникли трудности, поскольку историческая система не имела стандартных наборов для интеграции по API. В итоге выгрузка данных производилась через XML-страницы с последующей обработкой. Благодаря слаженной работе совместной команды удалось спасти ситуацию — все данные о клиентах были перенесены в ELMA365 CRM, а в процессе создавались новые системные поля для клиентских карточек, чтобы ни одна запись не была потеряна.

Дальнейшая работа заключалась в создании справочников, архивов документов, интеграции со СБИС, автоматизации документооборота и процессов согласования, интеграции сервиса рассылки сообщений, почтового сервиса. На заключительном этапе был реализован маркетинговый модуль CRM, включающий несколько разделов: клиенты, контакты, маркетинговые мероприятия, активности, задачи, отчеты.

Чтобы сотрудники заказчика быстро освоили новое ПО, были организованы обучающие встречи и подготовлены инструкции для администраторов и пользователей. На период стабилизации решения ИТ-интегратор взял на себя поддержку пользователей в формате первой линии, обеспечивая быстрое реагирование на запросы.

Внедрение ELMA365 CRM позволило «ХАТБЕР-М» автоматизировать процессы продаж и документооборота. Взаимодействие между отделами стало прозрачным, а эффективность компании выросла. Данные теперь хранятся в единой системе, что упрощает к ним доступ и позволяет проводить качественный анализ результатов работы с клиентами. Компания планирует дальнейшее развитие функционала CRM-системы и внедрение новых возможностей.

«Продажи и маркетинг — это живой организм, постоянно развивающийся и изменяющийся в компании. Чтобы «поймать» не только эти требования, но и направление дальнейших изменений, очень важна тесная и доверительная работа заказчика и интегратора. Мы очень рады, что Wone IT смогли построить эту связь и помочь «ХАТБЕР-М» добиться желаемых результатов в развитии продаж», — добавила Мария Ильина, Product Owner ELMA365 CRM.

«Мы уверены, что дальнейшее развитие нашей ELMA365 CRM в сотрудничестве с Wone IT позволит нам продолжить улучшать качество работы с клиентами и оптимизировать процессы», — отметил Юрий Королев, руководитель ИТ-отдела «ХАТБЕР-М».

«Мы стремились не просто внедрить CRM-систему, а создать инструмент, который значительно улучшит бизнес-процессы и откроет новые возможности для роста бизнеса Хатбер-М. Гибкость платформы ELMA позволила нам реализовать оптимальное решение, которое стало прочной основой для текущих улучшений и развития в будущем», — прокомментировал Дмитрий Калашников, руководитель практики процессной автоматизации, Wone IT.