Аудит расчета зарплаты: популярные ошибки, которые он помогает выявить

Помимо основного оклада, бухгалтеру необходимо рассчитать для каждого работника больничные, отпуска, сверхурочные, командировочные и другие выплаты. Из-за множества расчетов у бухгалтера возрастает риск ошибиться и неправильно сделать начисления.

Вовремя выявить ошибки в зарплатных расчетах помогает аудит — специальная проверка, которую проводят независимые эксперты. Что это за процедура, как она происходит, и почему важно проводить ее в компании — в статье. 

Зачем вам аудит расчета по заработной плате

Главная цель аудита — убедиться, что бухгалтерия осуществляет расчет по заработной плате в соответствии с трудовым, налоговым и гражданским законодательством. Аудиторская проверка призвана оценить достоверность процесса расчета и провести анализ синтетического и аналитического учета, так как именно эти блоки обеспечивают получение данных о начислениях, удержаниях и суммах подлежащих к выплате.

Аудит может быть внутренним и внешним. Внутренний проводят сами сотрудники фирмы, а внешний — специальные независимые эксперты. Часто осуществляют оба аудита одновременно, чтобы максимально снизить риски ошибок. 

Внутренний аудит — не обязательная процедура, но инструмент для возможной перестраховки. 

Для аудита расчетов по оплате труда используют все документы, которые связаны с зарплатным участком бухгалтерии:

• ЛНА
• приказы;
• карточки сотрудников;
• штатное расписание;
• регистры учета;
• трудовые договоры, допсоглашения к трудовым договорам;
• подтверждения временной нетрудоспособности;
• табеля учета рабочего времени;
• документация по распределению прибыли;
• платежные и расчетные ведомости;
• бухгалтерский баланс.

Из чего состоит аудит расчетов по оплате труда

Аудит расчетов по оплате труда состоит из нескольких этапов: подготовительный , ознакомительный, основной, заключительный. Рассмотрим каждый из них подробнее. 

Подготовительный этап

Первый этап, на котором определяется программа аудита и список экспертов. Если привлекается сторонняя организация, то заключается договор.

Ознакомительный этап

На этом  этапе аудитор проверяет, чтобы весь персонал предприятия был оформлен в компании официально. С каждым из сотрудников у организации должен быть трудовой договор или договор гражданско-правового типа, который регламентирует права и обязанности работника и работодателя. Эксперт оценивает, насколько грамотно составлены соглашения, есть ли в них необходимые данные, например, условия оплаты труда. Также специалист проверяет договор на соответствие трудовому законодательству. 

Основной этап

После подготовки начинается основной этап аудита. Он состоит из нескольких стадий:

Проверка первичных документов. Сначала эксперт проверяет правильность оформления документации: платежные и расчетные документы, табели учета рабочего времени. 

Проверка правильности расчетов. Далее эксперт проверяет данные в документах по учету расчетов по оплате труда на арифметическую правильность. 

Проверка рациональности расчетов. Аудитор оценивает, правильно ли бухгалтерия начисляет зарплаты сотрудникам. Он проверяет, какие налоговые ставки использует фирма, как рассчитывает выплаты за особые условия, например, работу в выходные или праздничные дни. 

Проверка расчетов по НДФЛ. Специалист изучает, правильно ли компания рассчитывает совокупный доход работников, обосновано ли предоставлены налоговые вычеты, получают ли работники положенные налоговые льготы.

Проверка расчетов по исполнительным листам. Специалист проверяет, насколько грамотно произведены расчеты по исполнительным листам. 

Проверка соответствия счетов и отчетности. Эксперт оценивает, насколько сведения бухгалтерских отчетов совпадает с показателями счетов бухгалтерского учета. 

Заключительный этап

В финале эксперт выделяет все нарушения, которые были выявлены в ходе проверки, и дает рекомендации по их ликвидации. Он оформляет результаты проверки в отчет — документ, который будет в будущем использовать фирма для коррекции недочетов. 

Документы для аудиторской проверки 

В ходе проверки аудиторы обращаются ко всей документации, связанной с расчетами по заработной плате. Но к некоторым документам эксперты относятся с особым вниманием — рассказываем о них подробнее. 

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда — это локальный нормативный акт, который отражает порядок выплат заработной платы, премий и компенсаций в компании. Наличие этого документа в организации не обязательно, если все условия оплаты труда работодатель отражает в трудовом договоре с сотрудниками. 

Положение об оплате труда компания составляет самостоятельно с учетом требований трудового законодательства. В нем описывают все действующие системы оплаты труда в компании для разных категорий работников. Указывают способы и сроки выплаты заработной платы.  

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — один из важнейших документов в кадровом учете. На его основании происходит начисление и выплата заработной платы работникам в компании.

Табель учета содержит информацию по количеству часов, которое отработал каждый сотрудник, а также пометки об отсутствии на рабочем месте по уважительной или неуважительной причине. Если человек отсутствовал на работе, например, по болезни, в документе ставят код «Б». На основании этой пометки и больничного листа бухгалтер компании рассчитывает работнику размер пособия по временной нетрудоспособности.  

Если на предприятии действует сдельная система оплаты труда, то в дополнение к табелю анализируют документы, в которых компания ведет учет выработки. На основании числа произведенных сотрудником единиц продукции и стоимости одной единицы. 

Трудовой договор

Трудовой договор — соглашение между работником и работодателем, в котором описаны основные права и обязанности сторон. По договору работодатель обязуется обеспечить работника работой и платить за нее зарплату, а работник — добросовестно выполнять свои обязанности и не нарушать установленные в компании требования. 

Трудовой договор — это обязательный документ, который означает, что сотрудник работает в компании официально, а работодатель отчитывается и платит за него налоги. Если договора нет или в нем недостаточно информации, значит, расчет зарплаты в компании ведется непрозрачно. Возможно, работники и вовсе получают деньги в конвертах. 

В ходе аудита расчетов по оплате труда содержание трудового договора проверяют на наличие сведений о порядке в системе оплаты труда для конкретного сотрудника, указания места работы, срока действия  трудового договора, условий труда и отдыха. Например, если в документе не указаны ставка, размер оклада или расценка для сдельной формы оплаты, такой договор нарушает  положения Трудового  кодекса  РФ.

Штатное расписание

Штатное расписание — это первичный документ, который содержит информацию о штате компании. В нем указывают все структурные подразделения, должности, категории и квалификации работников, а также размер штатных единиц для каждой позиции. 

В штатном расписании отражаются важные моменты деятельности компании, связанные с оплатой труда, выполнением требований по МРОТ, а также квотой на определенные категории работников.

Внутренние приказы

В ходе проверки аудиторы анализируют внутренние приказы компании, так как эти документы могут содержать ошибки. Обычно проверяют приказы по личному составу: приказ о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, выплате премий, направлении в командировку или привлечении к сверхурочной работе. 

Листок временной нетрудоспособности

Листок временной нетрудоспособности (больничный лист) — документ, удостоверяющий временную нетрудоспособность граждан и подтверждает их временное отсутствие на рабочем месте. Больничный лист выдается при заболеваниях самого работника и при необходимости ухода за больным членом семьи. 

Сотрудникам на больничном не выдают зарплату, но работодатель компенсирует им часть суммы. Оформить оплачиваемый больничный лист  работники могут, если работодатель перечисляет взносы в Социальный Фонд.

Бухгалтерская документация

В аудит расчетов по оплате труда входит оценка расчетных ведомостей, бухгалтерского баланса и приложения к нему, а также иных бумаг. Аудитор также проверяет учетные регистры по следующим счетам:

• Счет 68. «Расчеты по налогам и сборам». Оценивается, верно ли удерживают налоги из зарплаты;
• Счет 69. «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» Оценивается, правильно ли начисляют страховые взносы во внебюджетные фонды. 
• Счет 70. «Расчеты с персоналом по оплате труда». Оценивается, правильно ли начисляются и выдаются зарплаты работникам.
• Счет 73. «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Оцениваются расчеты по прочим денежным операциям.
• Счет 76. «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Оцениваются, правильно ли происходит расчет по алиментам.

Самое важное в аудите: на что обратить внимание

В ходе аудита эксперты обнаруживают стандартные ошибки, которые допускают многие организации. Возможно, эти нарушения допускаете и вы, так что разберем их подробнее. 

Зарплата сотрудника за месяц не должна быть меньше МРОТ

Согласно 133 статье Трудового кодекса РФ месячная зарплата работника не может быть ниже минимального размера оплаты труда при условии, что он полностью отработал норму рабочего времени и выполнил трудовые обязанности. Правило зависит от того, какая система оплаты труда у предприятия. Оно будет действовать по-разному в отношении разных систем оплаты труда будь то сдельная или комиссионная оплата. 

Многие работодатели считают, что требование не распространяется на сотрудников, которые получают сдельную оплату. Однако, даже при сдельной системе оплаты труда организация обязана установить нормы выработки. В случае, если работник получает оплату меньше минимального размера оплаты труда, фирма обязана ему доплатить.  

Работа в праздники и выходные должна оплачиваться в большем размере

Согласно статье 153 ТК РФ, работа в выходные или праздничные дни должна быть оплачена работодателем не менее, чем в двойном размере. Если сотрудники выходят на работу в такие дни, компания должна составить об этом приказ и отразить в табеле учета рабочего времени под кодом РВ. 

Многие работодатели не учитывают это требования и начисляют зарплату по стандартным тарифам. Это грубая ошибка, которую призван обнаружить и устранить аудит. 

Повышенная оплата за сверхурочные

Здесь те же условия, что при работе в праздники и выходные. Работодатель обязан платить за сверхурочные по повышенной ставке. Правила, согласно которым производится расчет, указаны в статье 152 ТК РФ. 

Проверьте наличие приказов о сверхурочной работе и заполнение табеля учета рабочего времени. Российское законодательство ограничивает продолжительность сверхурочной работы. Это 4 часа в течение 2 суток, идущих подряд, и 120 часов за 1 год.

Ошибки и недочеты, которые выявляет аудит

По результатам проверки эксперты могут выявить нарушения в расчетах заработной платы. Часто аудиторы обнаруживают следующие проблемы:

• компания работает с сотрудниками неофициально без трудового договора;
• предприятие выплачивает «черную» или «серую» зарплату сотрудникам;
• компания намеренно вносит некоторые виды расходов в себестоимость продуктов, чтобы уплачивать меньше налогов;
• в компании не составляют заявления на налоговые вычеты для сотрудников ;
• предприятие не выдает компенсации и не выплачивает отпускные работникам, которые работают по гражданско-правовым договорам;
• компания не делает обязательные отчисления в госорганы, например, в пенсионный фонд;
• бизнес не включает выплаты из собственного бюджета в базу для расчета страховых взносов;
• предприятие на постоянной основе подписывает договор на выполнение определенной услуги одним и тем же человеком;
• организация безосновательно списывает средства с баланса для оплаты налогов на обучение, но сами обучающие мероприятия не проводит;
• компания делает некоторым сотрудникам надбавки к зарплате без причины. Нарушением считаются случаи, когда премии и доплаты не установлены договором или другими внутренними документами организации. 

Итоги аудита: документы и рекомендации

По итогам аудита эксперты аудиторской компании составляют отчет. Он помогает владельцу и бухгалтерам компании понять:

• насколько финансовые результаты соответствуют стратегии организации;
• насколько расчет по заработной плате и другие бухгалтерские процедуры соответствуют трудовому, налоговому и гражданскому законодательству;
• отражают ли отчеты реальные финансовые показатели предприятия;
• насколько грамотно и своевременно происходит расчет и выплаты зарплат, пособий, отпускных;
• верно ли происходит расчет налогооблагаемой базы и уплата налогов;
• где расчет зарплаты происходит с нарушениями. 

В дополнение к отчету владелец компании или бухгалтер получает индивидуальные и подробные рекомендации по ведению бухучета, а именно зарплатного участка. Они помогут предприятию искоренить ошибки и оптимизировать учет в сфере оплаты труда, добиться большей прозрачности с точки зрения законодательства. 

Специалисты проведут аудит расчета заработной платы в вашем бизнесе помогут исправить ошибки, которые допустили штатные бухгалтеры и кадровики. В ходе проверки эксперты оценят:

• насколько выплаты заработной платы происходят в соответствии с законодательством;
• нет ли нарушений в документации по каждому виду начислений;
• правильно ли составлены трудовые и гражданско-правовые договоры с сотрудниками;
• грамотно ли происходит расчет и уплата налогов;
• своевременно ли происходят выплаты зарплат, пособий и отпускных;
• правильно ли составляется зарплатная отчетность. 

По результатам проверки эксперты подготовят отчет, где будет описан каждый вид нарушения, а также последствия, которые могут повлечь за собой ошибки. Также специалисты дадут рекомендации по исправлению неточностей и помогут в пересчете зарплат для работников, которые были на больничном или уходили в отпуск. В результате вы сможете оперативно устранить все нарушения и сделать расчеты заработной платы максимально прозрачными для государственных органов. 

Резюме

• Аудит расчета по заработной плате — это независимая проверка правильности ведения зарплатных расчетов в компании. 
• Аудит призван выявить и устранить ошибки, которые допускает бухгалтерия в документации. 
• В ходе аудита проверяют положение об оплате труда, трудовые договоры, табели учета рабочего времени, штатное расписание и другие документы. 
• Аудит расчетов по оплате труда состоит из нескольких этапов: подготовительного, ознакомительного, основного и заключительного. 
• В ходе аудита эксперты обнаруживают стандартные ошибки, которые допускают многие организации: зарплаты ниже МРОТ, а также отсутствие надбавок за специальные условия труда. 
• По итогам аудита эксперты аудиторской компании составляют отчет, где указывают на все ошибки, которые допускает компания при расчете зарплат.