Полная удаленка: как выстроить прозрачные и эффективные процессы

За последние пять лет многие компании познакомились с удаленкой, но не все научились в этом формате работать. Оказалось, что свобода, гибкость и комфорт приходят только туда, где процессы выстроены с умом. Иначе команду ждет хаос.

Как организовать коммуникации и менеджмент задач, какие IT-блага выбрать и на что сделать главную ставку — рассказываем в новой статье. Это опыт команды LiFT за два года полной удаленки.

Как понять, что вам подходит полная удаленка

Ваша ниша приветствует онлайн-формат. Часто это касается профессий, связанных с digital, IT и рекламой. Если работа предполагает тесный контакт с компьютерами, мессенджерами и электронной почтой, то полная удаленка может заменить офис. Но для проектной деятельности или живого производства она скорее не подойдет.

Вы готовы к повышенной ответственности за процессы и за себя. Полная удаленка — это проактивный формат. Мы сами организуем рабочий день, отслеживаем выполнение задач и поддерживаем связь с командой. Даже при большом желании нельзя каждую секунду контролировать каждого сотрудника. Это должно подходить и руководителю, и команде.

Вы понимаете, какие ограничения стоят за удаленкой. Свобода передвижения, гибкий график и экономия времени на дороге — это здорово, но обратная сторона тоже есть. На удаленке ты редко видишь коллег вживую, хуже считываешь эмоции в разговорах, проводишь много часов за компьютером и не так ярко разделяешь дом и работу. Подумайте, комфортно ли это для вас.

Если полная удаленка — ваш осознанный выбор, то давайте погружаться в процессы.

Как выстроить коммуникации в удаленной команде

Быстрая коммуникация — это главный принцип. Важно быть на связи в рабочее время, оперативно реагировать на задачи и запросы коллег. Отсюда и вытекает система, которую мы создали для LiFT: 

• Общение в Telegram. Есть 5-6 основных чатов, куда подключена вся команда, и групповые чаты по инициативе сотрудников. Например, чат отдела контента. Этого достаточно, чтобы поддерживать быструю коммуникацию, но не копить 100500 сообщений в одном месте. Каждый чат решает понятную задачу.
• Регулярные и ситуативные онлайн-встречи. Статусы, встречи с сотрудниками «1x1» и синхроны по отделам, а еще разовые брейнштормы — например, когда надо утвердить контент-стратегию для клиента. Такая коммуникация создает эффект присутствия. Человек понимает, что происходит в компании, с кем он работает и какой вклад вносит в общее дело. И получает поддержку, когда она необходима.
• Сбор обратной связи. Мы используем HR-платформу AppRaise, чтобы процесс был централизованным, а информация не терялась. Собираем фидбек, запускаем командные опросы, следим за онбордингом. Постепенно на сотрудников формируются профайлы, которые упрощают коммуникацию и помогают бизнесу расти.

Вместе с рабочими коммуникациями надо развивать и неформальное общение. Да, мы не можем сходить на обед с коллегами, попить кофе или прогуляться до метро, но можем добавить в график командообразующие встречи. 

У нас эту роль выполняет LiFT Features — регулярная встреча, где обсуждается буквально все. От личного бренда, тайм-менеджмента и маркировки рекламы до натальных карт. Каждый делится тем, что ему интересно прямо сейчас.

LiFT Features не заменяет живое общение, но помогает увидеть, понять и прочувствовать команду на удаленке. Поддерживает эффект присутствия.

Как наладить менеджмент задач

Во многом он налаживается сам, как только вы выстраиваете коммуникации. Например, где статус — там и верхнеуровневый обзор направлений. А где регулярные «1x1» встречи с руководителями отделов — там и обсуждение задач на неделю, месяц или квартал, которые потом распределяются по сотрудникам.

Задачи мы фиксируем через таск-менеджер — Zenkit. Рутинные задачи контролируют руководители направлений, а что-то более глобальное мы переносим в двухнедельные спринты или в квартальные планы. Они влияют на работу компании и отслеживаются с особым вниманием.

Все, что касается финансов, уходит в отдел документооборота. Он отвечает за зарплаты, расчеты с подрядчиками, поступления от клиентов и другие задачи. В центре процессов — электронный документооборот, с которым мы быстро и удобно ведем бухгалтерию.

По мере накопления опыта мы формируем базу знаний в Notion. Это энциклопедия по LiFT. Там есть описание процессов, шаблоны документов, прайс-листы, алгоритмы по задачам и что только не. База знаний упрощает онбординг и снимает вопросы, которые могли бы заполонить чаты и онлайн-встречи.

Где найти идеальное программное обеспечение

Оно подбирается только индивидуально. Мы используем Zenkit, Notion, Telegram, AppRaise и облачное хранилище, нам это подходит. Но для IT-компании, агентства полного цикла или интернет-СМИ нужен другой сет, потому что там и процессы устроены иначе.

Основное правило — не внедрять процессы ради процессов и не играться с программами просто так. Все должно иметь смысл. Подставьте в уравнение сферу деятельности, структуру команды, цели компании и текущую нагрузку, а потом подумайте, как помочь этой машине работать лучше. 

Если задача вызывает сложности, то обращайтесь к специалистам по таск-менеджменту или управлению в удаленных командах. 

Секретный ингредиент — это люди

Мы обсудили коммуникации, менеджмент задач и программное обеспечение, но это не имеет смысла без классной команды. Регламентация процессов упрощает жизнь, но люди важнее и ценнее процессов.

Главный челлендж руководителя на удаленке — найти подходящих сотрудников. Не только профессионалов, но и взрослых, самостоятельных, ответственных и осознанных людей. Именно они будут выдавать лучшие результаты и поддерживать процессы, которые вы заботливо выстроили.

Как организовать найм, если у вас удаленная команда, — расскажем в одной из следующих статей.