Программа для договоров: как определить задачи и сделать правильный выбор

Договоры — это ключевой элемент бизнеса, который определяет отношения с партнерами (поставщиками и заказчиками). К т.н. «договорному учету» необходимо относится с такой-же серьезностью, как и к бухгалтерскому учету. Процессы и задачи, составляющие «договорной учет», намного шире, чем просто хранение файлов на компьютере и реестры в Excel.

Наша команда «РП-Интеграция» внедряет разные решения, включая программу для договоров. Мы на практике видим разнообразие задач и проблем, которые относятся к договорному учету.

Данный обзор будет полезен многим руководителям и сотрудникам. У одних «договорной учет» начинается с согласования, а у других эта работа включает также процесс «анализ заявок», на основе которых будут формироваться дальнейшие договорные отношения.

Как выбрать подходящую программу для работы с договорами? Давайте разбираться — без воды, только практика.

1. Прежде всего необходимо ответить на вопрос: из каких этапов состоит Ваш договорной учет?

Этапы могут включать разные задачи. Определите какие именно задачи (группы процессов) Вам необходимо автоматизировать.

За несколько лет внедрений программных решений для учета договоров наша команда выделила список из 12 задач:

1. Учет заявок. Предварительные запросы коммерческих предложений. Бывают входящие и исходящие.
2. Учет тендеров. Они делятся на конкурсы, проводимые самой организацией и конкурсы, в которых участвует компания.
3. Реестр договоров и дополнительных соглашений. Самый важный элемент договорного учета. Многие организации продолжают формировать реестры договоров в Excel. Это популярный формат, но он имеет ряд недостатков, которые описаны в другом обзоре.
4. Справочник контрагентов. Удобный справочник поставщиков и заказчиков позволит быстро находить реквизиты и контактных лиц контрагента. Также полезным будет построение разных отчетов по истории сотрудничества с контрагентами.
5. Контроль согласований. Хаотичный процесс согласования ведет к ошибкам в оценке проекта договора и затратам времени. Преимуществом будет регламентирование и автоматизация согласования договоров.
6. Контроль исполнения и календарный план. Качественное и своевременное исполнение договорных обязательств основа долгосрочного и выгодного сотрудничества контрагентов. От того, как сейчас Вы контролируете выполнение работ сотрудников по договорам, зависит эффективность компании.
7. Контроль прочих задач. В процессе работы с договорами постоянно возникают различные задачи, которые необходимо держать на контроле и вовремя закрывать. Задумайтесь, какое количество задач Вы держите в памяти и какие сервисы применяете для их учета, помимо еженедельника.
8. Учет первичных документов. Количество первичной документации превышает количество договоров. Данные документы являются подтверждением всех операций по договору: оказание услуги, отгрузка товара, оплата и т.п. Помимо учета реквизитов и статусов первичных документов, на практике много времени тратится на формирование корректных шаблонов счетов, актов, УПД и т.п. Документы можно вручную формировать в файлах Word и Excel, но удобнее и быстрее использовать программу с функцией формирования шаблонов договоров и документов с автоматическим заполнением сведений.
9. Учет писем (корреспонденции). Исполнение договорных обязательств сопровождается деловой перепиской по электронной почте и обменом бумажными документами. Некоторые письма являются важными и их необходимо учитывать в отдельном реестре с быстрым поиском.
10. Претензионно-исковая работа и учет судебных дел. На практике не все проходит безупречно и вовремя. Задерживаются оплаты, срываются сроки и т.п. Решение спорных вопросов также требует систематизации, учета и контроля.
11. Ведение дополнительных справочников. Не лишним будет выделить отдельный учет дополнительных документов (доверенности, лицензии, нотариальные документы и т.п). Чтобы их поиск или продление не вызывали проблем.
12. Аналитика по договорам (отчеты и диаграммы). Большое количество договоров и документов требует их постоянного контроля и мониторинга. Существуют разные показатели (метрики), которые необходимо отслеживать, чтобы видеть отклонения между «планом» и «фактом» и принимать решения для устранения возможных проблем.

После того, как Вы сформулировали список этапов и задач договорной работы Вашей организации, необходимо перейти ко второму шагу.

2. Составьте список сотрудников, кто имеет отношение к задачам договорного учета.

Список можно составить в виде простой таблицы со столбцами:

• Должность
• ФИО сотрудника
• Зона ответственности в рамках договорной работы (за что отвечает)
• С какими коллегами взаимодействует.

Рекомендуется дополнить эту таблицу блок-схемой связей между сотрудниками, чтобы увидеть связи и зависимости. По сути, данный список определяет пользователей программы по договорам. 

Далее переходите к финальному этапу.

3. Выбор программы для договоров.

Данный этап включает четыре пункта:

1. Соответствие функционала (возможностей) программы Вашему списку задач договорного учета.

2. С какой операционной системой должна быть совместима программа:

   - Windows;

   - Linux;

   - MacOS;

   - Кроссплатформенная программа. В данном случае приложение работает на любой операционной системе.

3. Способ установки и применения: 

   - т.н. «коробочный продукт». Программа и база данных устанавливается на стороне пользователя (локальная установка или сетевая многопользовательская конфигурация); 

   - облачное решение с доступом через Internet. В данном случае база данных находится на удаленном сервере. А пользователи программы имеют онлайн-доступ через Интернет, внося свой логин и пароль в клиентском приложении и работая с программой удаленно.

4. Стоимость, условия лицензирования и политика обновлений:

   - Бессрочная лицензия на версию программы по первому договору. Обновления в данном случае скорее всего будут платные, но не обязательные к приобретению и установке. Пользователь сам решает в какой момент приобрести обновление при необходимости (выход обновления не аннулирует текущую лицензию на программу).

   - Срочная лицензия с периодической оплатой продления (раз в месяц или раз в год). При таком лицензировании обновления могут передаваться бесплатно в рамках определенного оплаченного периода (например, год). Но если продление лицензии не было оплачено, доступ к программе может полностью блокироваться до момента внесения оплаты за очередное продление лицензии на определенный период.

Также, при общении с разработчиками программы необходимо уточнять дополнительные вопросы, например:

• ограничения по демоверсии (бесплатной версии для тестирования);
• как часто выходят обновления;
• что включает поддержка в оплаченной лицензии;
• необходимо ли обязательное обучение пользователей;
• дополнительные услуги (например, доработка программы под запрос пользователя).

Итог

На рынке программного обеспечения есть множество систем для автоматизации учета договоров. Выбор зависит от поставленных задач и бюджета, выделенного на покупку и сопровождение информационной системы. 

Если в Вашей компании договорной учет осуществляется в файлах Excel и Word на разных компьютерах сотрудников, то не стоит сразу пытаться перейти на уровень дорогих решений. Рекомендуется начать с доступного  программного обеспечения. Правильно подобранная программа существенно сэкономит время и повысит безопасность хранения важных данных.