Причины недостач на складе и способы их устранения

Проблема недостач товаров является самой актуальной для владельцев бизнеса в сфере складской логистики, потому что отражается на финансовых показателях компании и негативно сказывается на репутации. Кроме того, возникают дополнительные расходы на расследование корневых причин и восстановление запасов, налаживанию взаимоотношений с партнерами и постоянными клиентами. Недостачи товаров могут в себя включать:

• кратковременные потери, которые связаны с единичными ошибками персонала (например, на этапе приемки и хранения в виду отсутствия четких процедур контроля качества, на этапе отгрузки в виду неправильного отбора позиций). Чаще всего это происходит во время авралов и сезонных пиков, когда склад работает на максимальную загрузку или во время адаптации вновь принятых сотрудников.
• кражи, которые могут быть как со стороны работников склада в виду отсутствия контроля доступа, так и внешними, со стороны конечных потребителей (когда компания не может доказать, что товар был отправлен в полной комплектации, за клиентом остается последнее слово).
• постоянные потери, которые связаны с несовершенным учетом (ведется вручную) и отсутствием систематического анализа ассортимента, расчетов по оборачиваемости товаров. Также большое влияние оказывает прослеживаемость по срокам годности, если система идентификации не внедрена, многие товары будут испорчены еще до реализации, а это убытки и дополнительные затраты. Постоянные списания могут являться результатом утери части сопроводительных документов, ненадлежащим процессом проведения инвентаризаций (постоянные разногласия между учетными данными и фактическим наличием товаров), отсутствия системы хранения (например, адресной), нерациональной планировки площадей склада.

Для решения проблемы недостач и преждевременных списаний необходим комплексный подход, включающий отработку деятельности работы компании по циклу PDCA (планирование, выполнение работы, оценка результатов и своевременное вмешательство в виде разработанных мероприятий по улучшению деятельности склада), оптимизацию ключевых этапов, использование современных технологий и непрерывное повышение квалификации персонала. Автоматизация складских процессов при помощи WMS позволяет минимизировать количество ручных операций и риски возникновения ошибок в виду влияния человеческого фактора, обеспечивать точный контроль за остатками товарных групп и прозрачную систему прослеживаемости. Благодаря программному обеспечению автоматизируется процесс сканирования штрихкодов, проверка соответствия отгружаемых товаров сопроводительным документам, инвентаризации в режиме реального времени и контроль доступа. Отдельно стоит отметить возможности WMS стандартизировать основные операции, что способствует повышению эффективности работы каждого работника склада. Анализ данных о недостачах, предоставляемый системой позволяет своевременно выявлять слабые места в складских процессах и принимать необходимые меры для их устранения. Иначе говоря, благодаря Warehouse Management System процесс управления потерями осуществляется комплексно и в этой статье мы рассмотрим основные причины недостач на складе и эффективные способы их устранения.

1. Неэффективное использование складских площадей

Одной из наиболее распространенных причин появления недостач является неэффективное использование складских площадей, которое может быть вызвано неправильным планированием пространства склада (склад использует свои мощности на минимальной пропускной способности), недостаточным количеством персонала (неверное планирование или постоянная текучесть кадров) и нерациональным расположением товаров, например:

• неоптимальная система хранения, отсутствие системы контроля за соблюдением принципов  FIFO/LIFO, недостаточное использование высотных стеллажей, неправильная организация зон хранения приводят к тому, что товары портятся или на их поиск тратится много времени.
• плохая планировка пространства, неоптимально выстраиваемые маршруты движения погрузочно-разгрузочной техники, транспорта, недостаточное количество и размещение погрузочных площадок, отсутствие отдельно выделенных зон, таких как «зона карантина», «зона сортировки», «зона ремонта» приводят к переполненности склада. То есть склад пытается обеспечить хранение большего количества товаров, чем позволяет его текущая вместимость.
• полностью ручной труд, отсутствие автоматизированных систем хранения или  неэффективное использование робототехники, подъемников, вилочных погрузчиков, стеллажей приводит к потерям времени и возникают высокие риски ошибок в виду влияния человеческого фактора.
• проблемы с организацией и обучением персонала, недостаточное обучение персонала, отсутствие четких инструкций и стандартов работы, не прозрачная система оценки результатов труда или неоптимально выстроенное штатное расписание приводят к низкой производственной дисциплине (работники намеренно «вредят» компании). Также стоит отметить постоянную текучесть кадров, задержки и простои склада в виду недостатка работников. Если компания работает с чувствительной категорией товаров (продукты питания, ветеринарные и фармацевтические препараты), простои склада приводят к преждевременной порче товаров и, как следствие, к убыткам из-за недостач.
• проблемы с освещением и охраной, недостаточное освещение, недостаточная система безопасности снижает эффективность и безопасность работы склада, именно по этой причине возникают как мелкие хищения, так и крупные кражи по сговору группы лиц.
• отсутствие анализа данных, невозможность сбора и анализа данных обо всех складских операциях в рамках комплексной отчетности затрудняет идентификацию и отслеживание товаров по партиям, не дает возможности увидеть «картину по ассортименту целиком».

Для решения этих проблем необходимо провести комплексный анализ, определить причины недостач, а затем разработать и внедрить решения по оптимизации планировки склада (перепланировка, зонирование) и стандартизации работы персонала. WMS помогает компаниям управлять пространством склада эффективно за счет автоматического расчета нагрузки и оптимального выстраивания складских зон. Также система анализирует данные о поступающих товарах (габариты, тип, размер, вес, хрупкость, опасность и т.п.) и с учетом коэффициентов оборачиваемости на основе встроенного ABC анализа распределяет их на хранение, самостоятельно прогнозирует потребности на будущие периоды.

2. Недостаточная прозрачность и контроль за запасами

Еще одной классической причиной недостач на складе является не эффективный учет товарных запасов (например, если он ведется вручную, а объемы производства растут, или когда ассортимент товаров расширяется более сложными позициями, которые включают в себя запчасти и комплектующие). Отсутствие точной информации о наличии и местонахождении грузов может привести к ошибкам и финансовым потерям из-за утраты товара, сбоям в производственном цикле, снижении потребительской лояльности и увеличении трудозатрат на выполнение стандартных операций. Проблемы, связанные с недостаточной прозрачностью в части контроля за запасами, которые способствуют увеличению количества недостач могут в себя включать:

• нехватка данных о наличии товара, отсутствие точной и актуальной информации о количестве имеющихся товаров на складе может привести к дефициту, что, в свою очередь, приведет к потере продаж, недовольству клиентов и снижению конкурентоспособности склада.
• проблемы с планированием и прогнозированием, отсутствие системы прослеживаемости по ассортименту затрудняет планирование закупок, производства и распределения товаров. Это может привести к перепроизводству, излишним запасам и компания понесет потери в виду неэффективного использования своих ресурсов.
• проблемы с контролем за запасами, отсутствие эффективного контроля за перемещением товаров на складе повышает риск хищений со стороны персонала, порчи во время обработки или утери грузов.

Для решения проблемы необходимо проводить периодический инвентаризационный учет, чтобы своевременно выявлять расхождения между фактическим наличием товара и данными в системе, анализировать показатели складских операций, в реальных условиях оценивать эффективность маршрутов движения  персонала и грузов. WMS обеспечивает полный контроль над запасами по всему циклу нахождения товара на складе, от приема до отгрузки. Система может отслеживать движение в режиме реального времени и предоставляет аналитику данных по ассортименту и товарным остаткам, что позволяет своевременно пополнять запасы и предотвращать дефицит или профицит товаров.

3. Неоптимизированные процессы приема и отгрузки

Часто недостачи товаров можно идентифицировать сверкой «план-факт» еще на этапе приемки, если в компании внедрен входной контроль качества и она работает с надежными поставщиками, но и здесь возникают ситуации, которые могут касаться:

• ошибок во время подготовки товара к отгрузке на склад (по вине поставщика, например, не полная комплектность или неточное количество позиции, путаница в моделях и цветах, товары с заведомо истекшим сроком годности или испорченные и т.п.).
• ошибок во время транспортировки (по вине поставщика при загрузке автотранспорта в виду отсутствия контроля за количеством или во время доставки в виду несоблюдения условий по безопасности);
• ошибок во время приема товара на склад (по вине кладовщика, который неверно заполнил данные или осуществлял хищение).

Ручной ввод данных, отсутствие сканирования и идентификации товаров, отсутствие времени на полноценную процедуру входного контроля качества несут высокие риски недостач, в итоге склад принимает заведомо непригодные товары по потребительским свойствам или принимает по количеству, которое значительно меньше указанного в накладных. То есть начальный этап «прием товара на склад» уже закладывает высокий процент недостач. Все эти проблемы проявят себя во время отгрузки, но помимо указанного выше могу также отметить причины недостач, которые связаны с неоптимизированными процессом отправки заказов и могут касаться:

• ошибок во время сборки и как итог, возникновения пересортицы, что сказывается на высоком проценте недостач.
• ошибок во время заполнения сопроводительной документации и отсутствия процедуры выходного контроля качества.
• ошибок инвентаризаций (несовпадение фактического количества номенклатурных позиций указанным в отчетных перечнях).

4. Недостаточные меры безопасности на складе

Низкая производственная дисциплина и контроль за соблюдением условий хранения (температура, влажности, освещенность), а также отсутствие стандартов по безопасности и контроля доступа приводят к недостачам в виду краж со стороны персонала. Мотивы краж могут быть различными, от личного обогащения сотрудников до организованной преступности. Многие компании усиливают охрану, проводят непрерывный контроль и все операции фиксируют на камеры, осуществляют проверку биографий сотрудников при найме на работу. Но также важно выстраивать элементы хорошей корпоративной культуры, например, осуществлять регулярные проверки состояния оборудования, обучать персонал правилам безопасности, проводить тренировочные сессии. Для предотвращения недостач и обеспечения безопасности склада необходимо внедрить комплексную систему мер:

безопасность: установка систем видеонаблюдения и контроля доступа на склад, ограждение территории склада, освещение в темное время суток, регулярные проверки состояния складских помещений и оборудования.

автоматизация: внедрение системы строгого учета движения товаров при помощи WMS, проведение регулярных инвентаризаций с тщательной проверкой фактического наличия товара, внедрение системы контроля доступа к складским помещениям и документации.

персонал: проведение регулярных инструктажей по вопросам охраны труда и безопасности для предотвращения краж, внедрение понятной системы мотивации, направленной на стимулирование работы «на результаты», разработка KPI.

После автоматизации при помощи WMS количество недостач в виду несоблюдения мер по безопасности значительно снижается за чет автоматического контроля доступа (система отслеживает все операции и при несоответствиях незамедлительно фиксирует данные, а способность интеграции с другими системами учета дает возможность видеть реальные остатки в любой момент времени и в других учетных системах).

В заключении отмечу, что устранение недостач на складе — это комплексная задача, требующая системного подхода, и Wms отлично с этим справляется. Регулярный анализ данных о недостачах, выявление причин их возникновения, а самое главное — своевременное принятие мер является залогом эффективной работы склада.