Топ ошибок при внедрении WMS

Внедрение системы управления складом (Warehouse Management System/Система управления складом, далее — WMS) важное стратегическое решение, которое значительно расширяет возможности компании в сфере логистики и положительно отражается в росте прибыли, но оно должно опираться на реальные данные по внутренней и внешней среде, цели и текущие возможности, показатели операционной деятельности.

Есть нюансы, игнорировать которые опасно, потому что неверный подход к автоматизации процессов может привести к серьезным рискам и как итог неоправданным тратам. Например, неправильное планирование по всему циклу оказания услуги доставки заказов, недостаточная подготовка персонала, не оптимальное использование складских площадей и оборудования почти всегда ведут к дорогостоящим ошибкам, негативно сказываются на эффективности работы склада в целом. За многолетний практический опыт я выделил топ 3 ошибки,  которые совершают компании при внедрении WMS и хочу поговорить о них подробнее, также приведу алгоритм действий для их предупреждения.

Ошибка 1. Отсутствие стратегии

Успешное внедрение WMS начинается с анализа текущей среды компании, включая финансовые, материальные и человеческие ресурсы. На этапе принятия решения собственником бизнеса важно определить цели автоматизации, провести анализ потребностей, текущих ключевых показателей эффективности процессов склада (Key Performance Indicators, далее — KPI), сделать оценку рисков и выработать стратегию.

Неверный выбор WMS приведет к тому, что система не будет соответствовать текущим потребностям бизнеса, к примеру — слишком сложная в обслуживании или пользовательском интерфейсе, или наоборот, слишком простая, не интегрируется с другими системами. Если не будет возможности устроить обмен данными со всеми заинтересованными сторонами, получать доступ к аналитике и мониторингу данных в режиме реального времени, не будет возможности своевременно решать проблемы и принимать решения, основанные на фактах. То есть, финансовые вложения в автоматизацию себя не оправдают и принесут владельцам дополнительные траты на обслуживание и техническую поддержку, а это довольно существенные суммы.

На этапе определения целей важно четко понимать, какие проблемы вы хотите решить с помощью WMS, и какие конкретные показатели бизнеса стремитесь улучшить.

Например, если в будущем компания будет масштабировать бизнес, необходимо стратегию развития выстраивать, исходя из этого — интеграция с партнерами и другими заинтересованными лицами должна быть заложена в систему изначально, быть прозрачной и понятной.

Если стоит цель выявить узкие места в текущих процессах, снизить потери и издержки, выстроить их «as is — as to be»/ «как сейчас — как должно быть», перед выбором программного обеспечения необходимо проанализировать складские процессы, выявить стадии и области для улучшения, обсудить с поставщиком операции в производственном цикле, которых автоматизация коснется первостепенно.

Опираясь на собственный опыт, хочу отметить, что на этапе внедрения AS WMS всегда обсуждаются ключевые задачи и цели со стороны клиента, проводится оценочный аудит текущей деятельности и только после этого список целей корректируется с учетом наших рекомендаций. Важно всегда проводить оценку и корректировку поставленных целей, потому что собственник может «не видеть картину целиком» и часто не понимать резервы и потенциалы для развития, занижать показатели изначально, либо выстраивать нереальные стратегии развития. Сейчас существует множество WMS-систем на рынке, каждая из которых имеет свои особенности и функционал.

Выбор системы должен быть основан на специфике бизнеса, объемах работы, номенклатуре ассортиментной матрицы и бюджете. Все понимают, что автоматизация это самый эффективный инструмент по оптимизации, однако, как я уже сказал, есть нюансы по обслуживанию и интеграции и чтобы получить действительно хороший  результат, в короткий срок вернуть инвестиции — необходимо все хорошо продумать.

Ряд типичных проблем, которые могу выделить во время стратегического планирования  и формирования целей бизнеса:

• отсутствие системы прослеживаемости,  как итог — нет точной информации о наличии товаров на складе, оборачиваемости, сроках и условиях хранения, нет соблюдения принципа FIFO (First in- First out/Первым пришел — Первым ушел), это приводит к ошибкам в планировании, задержкам в доставке, как итог, понижению маржинальности.
• отсутствие зонирования склада, неэффективное управление пространством помещений, как итог неоптимальное использование складских площадей, иначе говоря, склад «замораживает деньги», которые можно пустить в развитие.
• отсутствие контроля за работой персонала, ручной труд и отсутствие автоматизации приводят к зависимости операционных процессов от ручных операций, это приводит к ошибкам, увеличению времени обработки заказов и росту расходов, можно столкнуться с кражей и намеренной порчей имущества и оборудования, низкой производственной дисциплиной.
• отсутствие процедур  в управлении возвратами и обменом товаров, следствием выступают задержки в обработке, серьезные репутационные риски и финансовым потери.

Опираясь на все вышесказанное, формулируются бизнес-цели, которые измеримы и достижимы с помощью WMS, например:

• Увеличение скорости обработки заказов на N%. Автоматизация процессов приема, хранения, отгрузки и комплектации товаров позволяет существенно ускорить обработку заказов и система дает хорошие результаты. Это происходит за счет того, что процессы размещения, перемещения и инвентаризации товаров планируются и контролируются в режиме реального времени, ошибки минимизированы и даже в случае возвратов есть прописанные алгоритмы и стандарты действий.
• Снижение затрат на складское хозяйство на N%. Оптимизация использования складских площадей, минимизация потерь и ошибок, а также автоматизация процессов приводят к снижению операционных расходов. Оборудование и персонал оптимально задействуются в работе, планирование на ремонт или утилизацию товаров осуществляется в плановом режиме.
• Повышение точности прогнозирования спроса на N%. Сбор и анализ данных о движении товаров позволяет улучшить точность прогнозирования спроса и оптимизировать управление запасами. Компания не чувствует аврал в случае сезонного повышения спроса, потому что аналитика данных позволяет заранее рассчитать и обеспечить оптимальную загрузку.
• Улучшение уровня обслуживания клиентов, повышение NPS (Net Promoter Score/Индекс потребительской лояльности) на N%. Быстрая обработка заказов, своевременная доставка и эффективное управление возвратами способствуют повышению удовлетворенности клиентов и сохранении отношений даже в случае возникновения претензии и рекламаций.

Ошибка 2. Отсутствие интеграции

WMS должна быть интегрирована в менеджмент компании и эффективно взаимодействовать с другими корпоративными системами, такими как ERP (Enterprise Resource Panning/ Планирование ресурсов предприятия), CRM (Customer Relationship Management/ Управление взаимоотношениями с клиентами), TMS Transport Management System/ Система управления грузоперевозками).

Интеграция обеспечивает единый поток данных и позволяет избежать дублирования информации,  если не уделить достаточного внимания этому пункту, данные из разных систем не будут синхронизироваться, что приведет к ошибкам и неточностям.

WMS должна предоставлять API (Application Programming Interface/ Программный интерфейс приложений) и другие инструменты для интеграции, сложная настройка системы, требующая значительных ресурсов и времени не всегда оправдана, особенно для небольших компаний.

Для достижения максимальной эффективности от внедрения WMS важно выбрать систему, соответствующую специфике бизнеса и требованиям склада.

При выборе WMS необходимо учитывать следующие показатели:

• размер и тип склада: WMS для небольших складов может отличаться по функционалу от систем, предназначенных для крупных распределительных центров, соответственно, и стоимость будет отличаться в разы.
• текущий ассортимент товаров: WMS должна поддерживать управление различными типами товаров, включая группы с особыми требованиями (пищевые, медицинские, детские товары) в части соблюдения требований и условий (например, постоянный контроль таких параметров как влажность, температура).
• интеграция с другими системами: WMS должна интегрироваться с ERP-системой, системой управления транспортом и другими бизнес-приложениями, которые уже используются в компании, либо планируются к внедрению.
• возможности настройки и масштабирования: WMS должна быть гибкой и настраиваемой под конкретные требования бизнеса и иметь возможность масштабирования по мере роста объема операций и географии расположения компании.

Внедрение WMS — это инвестиция в будущее вашего бизнеса, которая может принести значительные экономические выгоды и конкурентные преимущества. Тщательный анализ проблем, которые необходимо решить, и определение бизнес-целей позволит вам выбрать оптимальную WMS и реализовать ее потенциал. Также на этапе оценки конфигурации стоит особое внимание уделить такому важному показателю, как  пост-внедренческая поддержка.

Из негативных последствий отсутствия пост-внедренческой поддержки могу выделить:

• отсутствие мониторинга и анализа данных, эффективности работы системы за определенный период, как итог компания несет неоправданные затраты на содержание WMS.
• недостаточная поддержка пользователей, сотрудники не получают необходимую помощь в работе, не проводится бучение и переобучение персонала, нет базы регламентов и стандартов работы.
• система не оптимизируется под потребности бизнеса, не используются ее возможности на полную мощность, то есть упускается потенциал, который необходимо направлять в оборот и повышать прибыль.
• WMS не тестируется должным образом, что приводит к ошибкам и проблемам в работе, как итог — проект по внедрению затягивается, что приводит к дополнительным затратам и проблемам, отсутствует четкое планирование, контроль и координация действий по всем стадиям проекта.
  Перед запуском WMS в промышленную эксплуатацию необходимо провести тестирование системы. Важно апробировать работу в различных условиях, включая пиковые нагрузки и нестандартные ситуации. Также необходимо уделить время оптимизации параметров, в процессе тестирования необходимо оптимизировать параметры WMS для достижения максимальной эффективности работы склада.

Таким образом, выбор надежного поставщика WMS — это критический фактор успеха. 

На что я могу порекомендовать обратить внимание при выборе поставщика:

• Опыт и репутация на рынке, поставщик должен иметь опыт внедрения WMS у клиентов из вашей отрасли;
• Наличие кейсов и четкого плана, который включает обязательный этап — первичный оценочный аудит;
• Техническая поддержка, важно, чтобы поставщик предоставлял качественную техническую поддержку и сопровождение в течение всего срока эксплуатации системы, включая обновления.

Ошибка 3. Отсутствие вовлеченности персонала

Внедрение WMS затрагивает всех сотрудников склада, поэтому их вовлечение в процессе автоматизации является ключевым фактором успеха. Персонал должен быть проинформирован о целях внедрения, преимуществах и ожидаемых изменениях в работе. Необходимо обеспечить качественное обучение, а также постоянную поддержку в период адаптации. 

Если не включать автоматизацию процессов в элемент корпоративной культуры и не заниматься постоянным вовлечением персонала, в результате можно получить следующие негативные результаты:

• Недостаточность компетенций персонала склада для работы в системе, сотрудники не обучены, не понимают принципов работы и как итог не могут эффективно использовать интерфейс, что сказывается на снижении производительности, а это дополнительные потери и издержки.
• Недостаточность технической поддержки и помощи в решении проблем со стороны разработчиков, не всегда штатный персонал IT службы способен в короткие сроки внести корректировки.
• Сопротивление изменениям, сотрудники не готовы к изменениям в работе, сопротивляются внедрению новой системы и не понимают почему «как раньше» уже не устраивает компанию.

Если подытожить, следующий алгоритм позволяет избежать  ошибок на старте внедрения системы:

1. Проведите тщательное планирование. 
   Определите цели, потребности, риски, выберите подходящую WMS систему. При постановке целей и пользуйте SMART (Specific — конкретный, Measurable — измеримый, Achievable — достижимый, Relevant — значимый, Time-bound — ограниченный по времени) подход, потому что цели должны быть не расплывчатыми (увеличить оборачиваемость товаров, сократить цикл заказа, понизить количество возвратов), а измеримыми: увеличить оборачиваемость товаров на N%, сократить цикл формирования заказа на N%, снизить количество возвратов по причине некачественной комплектации на N% и т.п.
   
   Важно оценить текущие слабые места компании, проанализировать какие были несоответствия, выделить конкурентные преимущества, провести сравнительную оценку с такими же компаниями в регионе, исходя из этого назначать бизнес цели, тогда стратегия будет верной и принесет результаты.
2. Оцените интеграцию. 
   Убедитесь в совместимости с другими системами, создайте единую базу данных с возможностью обеспечения доступа всем заинтересованным сторонам.
3. Планируйте обучение сотрудников на этапе внедрения.  
   Обучите персонал работе с системой уже на «полотном» или тестовом запуске, дайте необходимую поддержку при вовлечении в рабочий процесс, создайте прозрачные и понятные стандарты и регламенты работы.
4. Тщательно тестируйте систему. 
   Проведите тестирование на всех этапах внедрения и в разных условиях, которые будут моделировать реальную среду существования бизнес-процессов.
5. Обеспечьте пост-внедренческую поддержку.  
   Осуществляйте мониторинг работы системы, своевременно проводите оптимизацию и обновления, предоставляйте поддержку пользователям и собирайте обратную связь от персонала по удобности и возможностям текущего интерфейса.

Важно помнить, что внедрение WMS — это комплексный процесс, требующий внимания к деталям и профессионального подхода. Правильное планирование, качественная реализация и постоянная оптимизация помогут вам получить максимальную отдачу от системы. Помимо этих ключевых ошибок могу выделить недостаточное финансирование и неверные расчеты по проекту автоматизации на начальном этапе, как итог недостаточно средств для реализации проекта, что приводит к проблемам с качеством и сроками, отсутствие эффективных коммуникаций, прозрачности в процессе внедрения.

Автоматизация в сфере складской логистики — это сложный, но перспективный процесс. Чтобы минимизировать риски и обеспечить успех проекта, необходимо тщательно планировать каждый этап внедрения, вовлекать сотрудников, обеспечить интеграцию с другими системами и после запуска постоянно «держать руку на пульсе», чтобы оставаться конкурентоспособными в быстро растущей и перспективной отрасли.